OWU
TAXNXT Sp. z o.o. şirketi tarafından
01.01.2026 tarihinden itibaren geçerlidir.
1. GENEL HÜKÜMLER
1.1. Hizmet Sağlayıcı
TAXNXT Sp. z o.o., Polonya yasalarına göre kurulmuş, merkezi Gdansk, Polonya adresinde bulunan, KRS No: 0001117478, NIP: 6783218496, REGON: 529197763 limited şirketidir ("Şirket", "TAXNXT", "biz", "bize", "bizim").
1.2. Uygulanacak Hukuk
İşbu Genel Hizmet Şartları ("Şartlar") münhasıran Polonya hukukuna tabidir. İşbu Şartlardan veya sağlanan hizmetlerden kaynaklanan ya da bunlarla ilişkili her türlü uyuşmazlık, Polonya mahkemelerinin, özellikle de Gdansk Şehri için yetkili mahkemelerin münhasır yargı yetkisine tabidir.
1.3. Yasal Çerçeve
Tüm hizmetler; Medeni Kanun, Ticaret Şirketleri Kanunu, Vergi Usul Kanunu, İş Kanunu ve Polonya ile Avrupa Birliği'nin diğer ilgili genel geçer mevzuatına uygun olarak sağlanır.
1.4. Tanımlar
Şartlarda kullanılan terimler aşağıdaki anlamlara gelmektedir:
İş Günleri – Polonya'daki resmi tatiller hariç olmak üzere Pazartesi'den Cuma'ya kadar olan günler. Cumartesi ve Pazar günleri İş Günü sayılmaz.
Polonya Resmi Saati – Polonya Cumhuriyeti sınırları içinde resmi düzenlemeler ve uygulamalar uyarınca geçerli olan saat (CET/CEST).
Müşteri – TAXNXT ile Sözleşme akdetmiş veya Teklif/Siparişi kabul etmiş olan ve adına Hizmet verilen tüzel kişi, kurum veya ticari faaliyette bulunan gerçek kişi.
TAXNXT / Hizmet Sağlayıcı – Merkezi Gdansk'ta bulunan ve GŞ'de (Genel Şartlar) Hizmetleri sağlayan kurum olarak belirtilen TAXNXT sp. z o.o. şirketi.
GŞ / Şartlar – taraflar Sözleşmede açıkça aksini kararlaştırmadıkça, Sözleşmeye uygulanacak olan TAXNXT'nin standart sözleşme şablonunu oluşturan işbu genel hizmet şartları.
Sözleşme – TAXNXT'nin Müşteriye Hizmet sağlamasına esas teşkil eden ve GŞ'nin uygulandığı (i) genel hizmet sözleşmesi (MSA), (ii) sipariş/özel sözleşme, (iii) kabul edilen Teklif veya (iv) diğer herhangi bir anlaşma belgesi/şekli.
Teklif – Müşteriye yazılı veya belgesel formda (özellikle e-posta yoluyla) sunulan ve Müşteri tarafından kabul edilmesi halinde Sözleşmenin kurulmasını sağlayan ticari şartlar veya Hizmet kapsamı (fiyat listesi, paket, tarifeler, süreler dahil) önerisi.
Sipariş – Müşterinin Kapsam dahilindeki belirli işlemlerin yapılmasına yönelik, TAXNXT tarafından belgesel formda ve ayrıca işe başlama yoluyla kabul edilen her bir talebi.
Kapsam – Sözleşmede/Teklifte/Siparişte belirtilen, Sözleşme kapsamındaki Hizmetlerin tanımı (türleri, maddi ve organizasyonel kapsamı, süreleri, SLA seviyesi, iletişim kanalları, Tarafların sorumlulukları dahil); Kapsam, GŞ'de hariç tutulan işlemleri içermez.
Hizmetler – TAXNXT tarafından Sözleşmede kararlaştırılan kapsamda Müşteri lehine gerçekleştirilen faaliyetler; özellikle muhasebe hizmetleri, insan kaynakları ve bordro hizmetleri ile idari destek.
SLA / Hizmet Standartları – hedef (tahmini) yanıt ve çözüm süreleri ile Hizmetlerin sağlanmasına ilişkin organizasyonel kuralların açıklaması. Sözleşmede açıkça aksi belirtilmedikçe, SLA bir sonuç garantisi değil, operasyonel bir standart niteliğindedir.
Belgeler – Müşteri veya Müşteri adına hareket eden kişiler tarafından TAXNXT'ye iletilen her türlü bilgi, veri, beyan, dosya ve materyaller; özellikle: faturalar, makbuzlar, banka hesap özetleri, listeler, sözleşmeler, çalışma süresi kayıtları, personel belgeleri, kimlik bilgileri, göçmenlik belgeleri, vekaletnameler, resmi kurumlarla yapılan yazışmalar ve Hizmetlerin yürütülmesi için gerekli diğer materyaller.
Eksiksiz Belgeler – Şu şartları kümülatif olarak karşılayan Belgeler: (i) okunabilir ve şekil yönünden doğru olmaları, (ii) gerekli tüm unsurları içermeleri, (iii) kararlaştırılan formatta ve kanaldan iletilmiş olmaları, (iv) gerekli dönemin/kapsamın tamamını kapsıyor olmaları (hesaplamayı etkileyecek sonradan eklemeler olmaksızın), (v) yasalara uygunluk, dürüstlük veya tutarlılık konusunda haklı bir şüphe uyandırmamaları.
Kaynak Veriler – kayıtların, beyannamelerin, raporların, bordroların ve diğer iş çıktılarının hazırlanmasına temel teşkil eden, Müşteri tarafından TAXNXT'ye sağlanan veya Müşterinin sistemlerinden alınan veriler; TAXNXT'nin kasıtlı kusurundan kaynaklanmadığı sürece, TAXNXT Kaynak Verilerin yanlış veya eksik olmasından sorumlu değildir.
İş Çıktıları – Hizmetlerin ifası sırasında TAXNXT tarafından üretilen belgeler ve sonuçlar; özellikle: beyannameler, JPK dosyaları, raporlar, listeler, bordrolar, formlar, yazı taslakları, başvurular, teslim alındı belgeleri (UPO) ve kararlaştırılan diğer ürünler.
Kabul – Müşteri adına hareket eden Yetkili Kişi tarafından İş Çıktılarının veya sunulacak/yürütülecek kararların (örneğin beyanname, bordro, başvuru) Resmi Kanal aracılığıyla belgesel formda onaylanması; GŞ/Sözleşme'de aksi belirtilmedikçe, TAXNXT tarafından belirtilen süre içinde yanıt verilmemesi Kabul olarak değerlendirilebilir (bkz. "Zımni Kabul").
Zımni Kabul – TAXNXT tarafından belirtilen süre içinde (konu acil olmadıkça, İş Günlerinde en az 24 saatten az olmamak üzere) Müşterinin Resmi Kanal üzerinden herhangi bir itirazda bulunmaması durumunda sunulan İş Çıktılarının Müşteri tarafından kabul edildiğinin varsayılması.
Resmi Kanallar – GŞ'de belirtilen, Talimat vermeye ve Belge iletmeye yetki veren iletişim kanalları. TAXNXT, Resmi Kanallar dışındaki iletişim üzerinden Hizmetlerin sağlanmasına açıkça onay vermediği sürece, Resmi Kanallar dışından iletilen Talimatlar dikkate alınmayabilir veya geçersiz sayılabilir.
Talimat – Müşterinin, Yetkili Kişi tarafından Resmi Kanal üzerinden iletilen, TAXNXT'nin belirli bir işlemi gerçekleştirmesine yönelik emri (örneğin beyanname verilmesi, bordro hazırlanması, yazı gönderilmesi).
Yetkili Kişi – Müşteri adına iletişime geçmeye, Belge iletmeye, Talimat vermeye ve Kabul etmeye yetkili kılınan (isimen veya unvan olarak) kişi; TAXNXT'ye yetki değişikliği bilgisi verilmediği sürece, Müşterinin alan adına ait e-posta adresinden veya Müşteriye tahsis edilen diğer kanallardan iletilen Talimatlar da Yetkili Kişi tarafından verilmiş kabul edilir.
Harici Sistemler – TAXNXT'nin kontrolü dışındaki bilgi teknolojileri sistemleri ve platformları; özellikle resmi dairelerin sistemleri (örneğin e-Vergi Dairesi, ePUAP, PUE ZUS, KSeF), bankalar, ödeme sağlayıcıları, elektronik imza sağlayıcıları, muhasebe veya İK platformları ve telekomünikasyon ağları.
Harici Sistem Sıkıntısı (Kesintisi) – Hizmetlerin zamanında ifasını veya gerçekleştirilmesini etkileyebilecek olan, bakım kesintileri, hatalar, aşırı yüklenmeler, işlevsel sınırlamalar veya onay (UPO) alınamaması dahil olmak üzere Harici Sistemlerin kullanılamaması veya hatalı çalışması.
Alt Yüklenici – TAXNXT'nin Hizmetlerin ifasında yararlandığı üçüncü taraflar (örneğin çeviri bürosu, BT sağlayıcısı, barındırma, arşivleme hizmetleri); TAXNXT, Alt Yükleniciyi seçerken gerekli özeni göstermekle yükümlü olup, TAXNXT'nin sorumluluk kapsamı GŞ'de belirlenmiştir.
Gizli Bilgiler – Taraflara ilişkin olup kamunun erişimine açık olmayan, Sözleşme ile bağlantılı olarak iletilen veya ifası sırasında erişilen, kayıt şekline bakılmaksızın her türlü bilgi (kişisel veriler, finansal, ticari, organizasyonel, teknolojik veriler dahil).
Acil Durum – yasal bir sürenin aşılmasına dair doğrudan risk, bordro krizi veya kritik bir uyumluluk (compliance) sorunu.
Mücbir Sebep – Mücbir Sebebe dayanan Tarafın kontrolü dışında gelişen, öngörülmesi ve gerekli özen gösterilse dahi önlenmesi imkansız olan, Sözleşmenin ifasını engelleyen veya önemli ölçüde zorlaştıran dışsal, ani olaylar; özellikle: doğal afetler, yangınlar, seller, kritik altyapı arızaları, uzun süreli enerji veya internet kesintileri, kamu otoritelerinin eylemleri, olağanüstü hal, genel grevler, büyük ölçekli siber saldırılar.
Acil Konu / Acil Durum Modu – yasal sürenin aşılmasına dair doğrudan risk, önemli finansal risk veya kritik İK-bordro süreçlerinin kesintiye uğraması nedeniyle derhal müdahale gerektiren durum; bir konunun Acil olarak nitelendirilmesi makul bir değerlendirme çerçevesinde TAXNXT tarafından yapılır ve Acil Durum Modunda sunulan hizmetler ek ücrete tabi olabilir.
Göçmenlik İşleri – Kapsamda kararlaştırılan ölçüde Polonya Cumhuriyeti topraklarına giriş formaliteleri dahil olmak üzere, yabancıların Polonya Cumhuriyeti topraklarında ikamet ve/veya çalışma haklarının yasallaştırılmasıyla ilgili işler; özellikle başvuruların ve belgelerin hazırlanması ve tamamlanması, belgelerin şekli açıdan doğrulanması, belge akışının koordine edilmesi, ilgili makamlarla olan yazışmaların yönetilmesi, süreçlerin izlenmesi, çevirilerin ve resmi onayların koordine edilmesi ile izinlerin uzatılması/yenilenmesi süreçlerinde destek sağlanmasına yönelik idari-organizasyonel ve resmi işlemleri kapsar.
1.5. TAXNXT ile Müşteri arasındaki Sözleşme yazılı, elektronik veya belgesel formda akdedilebilir; özellikle: (i) Genel Sözleşmenin (MSA) imzalanması, (ii) e-posta, Müşteri paneli/sistemi veya diğer bir Resmi Kanal üzerinden gönderilen Teklif veya Siparişin kabul edilmesi, (iii) e-posta yazışmalarında karşılıklı irade beyanında bulunulması, (iv) Hizmetlerin sipariş edilmesi ve ifasına başlanması yoluyla zımnen Sözleşme kurulması yoluyla.
1.6. Müşteri, Sözleşme akdedilmeden önce GŞ'nin kendisine sunulduğunu (özellikle dosya gönderilmesi, GŞ bağlantısı paylaşılması, Müşteri portalında sunulması veya Teklife/Siparişe eklenmesi yoluyla) ve içeriğini inceleme fırsatı bulduğunu teyit eder.
1.7. GŞ'nin kabul edilmesi, özellikle şu durumları ifade eder:
Müşteri paneli/sisteminde veya TAXNXT tarafından belirtilen başka bir araçta "kabul ediyorum" beyanında bulunulması,
Teklifin/Siparişin kabul edildiğinin onaylanması dahil olmak üzere, kabulü bildiren bir e-posta gönderilmesi,
Tekliften/Siparişte kaynaklanan ilk avans/abonelik faturasının veya diğer bir ödemenin yapılması,
Hizmetlerin ifası için TAXNXT'ye Belgelerin iletilmesi veya bunların sunulması için gerekli erişimlerin/yetkilerin verilmesi,
Hizmetlerin kullanılmaya başlanması veya TAXNXT'nin Kapsam dahilindeki işlemleri yürütmesine izin verilmesi.
1.8. İşbu GŞ Sözleşmenin ayrılmaz bir parçasıdır ve taraflar Genel Sözleşmede (MSA) veya kabul edilen Teklifte/Siparişte (yazılı veya belgesel formda) açıkça aksini kararlaştırmadıkça, Kapsamın yenilenmesi, genişletilmesi veya değiştirilmesinden sonra sunulan Hizmetler de dahil olmak üzere TAXNXT tarafından Müşteriye sağlanan tüm Hizmetlere uygulanır.
1.9. Müşterinin kendi şartları (genel satın alma şartları, yönetmelikler, siparişlerdeki veya Müşterinin diğer belgelerindeki hükümler dahil), TAXNXT yazılı veya belgesel formda geçerlilik şartı olarak önceden açık onay vermediği sürece Tarafların iş birliğine uygulanmaz.
1.10. Tarafların iş birliğini düzenleyen belgelerin hükümleri arasında herhangi bir farklılık, çelişki veya uyumsuzluk olması durumunda, öncelik sırası aşağıdaki gibidir:
Taraflarca imzalanan Genel Sözleşme / Master Service Agreement (MSA) (ve ekleri),
kabul edilen Teklif veya Sipariş (kararlaştırılan ticari ve kapsam şartları dahil),
işbu GŞ,
e-posta yazışmaları, iş talimatları, takvimler ve TAXNXT'nin organizasyonel duyuruları dahil olmak üzere diğer belgeler ve operasyonel kararlar.
1.11. GŞ'nin uygulanmasının değiştirilmesi, hariç tutulması veya sınırlandırılması; Genel Sözleşmede (MSA), ek protokolde veya kabul edilen Teklifte/Siparişte, GŞ'nin hangi hükümlerinin uygulanmayacağını veya değiştirileceğini açıkça belirten açık bir hüküm bulunmasını gerektirir. Böyle bir hükmün bulunmaması durumunda GŞ'nin eksiksiz olarak yürürlükte olduğu kabul edilir.
1.12. Yabancı dilde düzenlenen belgeler, taraflar aksini kararlaştırmadıkça yardımcı niteliktedir. Dil uyuşmazlığı durumunda, hiyerarşideki ilgili belgenin Lehçe versiyonu geçerlidir, Genel Sözleşme (MSA) açıkça aksini belirtmedikçe.
1.13. Hizmetlerin birden fazla Teklif/Sipariş temelinde sunulması durumunda, ilgili işlemlerin ait olduğu Siparişe ilişkin hükümler uygulanır; şüphe halinde, Genel Sözleşmeyi (MSA) değiştirmediği sürece sonraki Sipariş öncekinden önceliklidir.
2. ŞARTLAR KAPSAMINDAKİ HİZMETLER VE DETAYLI KAPSAM
2.1. Hizmet Kategorileri
TAXNXT, yalnızca Genel Hizmet Sözleşmesinde ("MSA") veya kabul edilen Teklifte/Siparişte ("Kapsam") açıkça tanımlanan ve kararlaştırılan hizmetleri sunar. GŞ'de listelenen işlem örnekleri yalnızca bilgi amaçlıdır ve Kapsamdan kaynaklanmadığı sürece bunların ifasına yönelik bir taahhüt teşkil etmez.
2.1.1. Muhasebe Hizmetleri (Muhasebe Defterlerinin Tutulması)
TAXNXT, Kapsamda kararlaştırılan sınırda, 29 Eylül 1994 tarihli Muhasebe Kanununun (uor) 76a maddesi uyarınca muhasebe defterlerinin tutulması hizmeti sunar.
Kapsam dahilinde TAXNXT, özellikle şunları yapabilir:
muhasebe defterlerini (tam muhasebe) veya gelir-gider vergi defterini (KPiR) ve kararlaştırılan diğer yardımcı kayıtları tutmak,
Müşterinin Belgelerine dayanarak vergi kayıtlarını ve hesaplamalarını hazırlamak, özellikle:
KDV kayıtları ve beyanları (özellikle mevzuatın gerektirdiği formatlarda, örn. JPK_V7),
ilgili makamlara iletilen JPK dosyaları ve diğer zorunlu raporlama yapıları,
Geçici vergilerin hesaplanması ile yıllık beyannamelerin/bildirimlerin ve bilgilerin hazırlanması dahil olmak üzere gelir vergisi hesaplamaları (CIT ve PIT),
Müşteri tarafından iletilen veri ve Belgelere dayanarak mali tablo taslaklarını (uygun olduğu durumlarda bilanço, gelir tablosu ve dipnotlar dahil) hazırlamak,
Müşteri adına vergi beyannamelerini, bildirimleri ve diğer zorunlu belgeleri hazırlamak ve sunmak.
2.1.2. İnsan Kaynakları ve Bordro Hizmetleri (Payroll & HR)
TAXNXT, Kapsamda kararlaştırılan ölçüde İK ve bordro alanında idari-hesaplama desteği olarak İK ve bordro hizmetleri sunar.
İK ve bordro hizmetleri teknik-idari niteliktedir ve Müşteri tarafından sunulan Kaynak Veriler ile Belgeler temelinde yürütülür. İşveren/ödeme sorumlusu sıfatıyla kararlardan (istihdam şeklinin seçimi, ücretlendirme şartları, çalışma sürelerinin organizasyonu, İK olaylarının nitelendirilmesi ve iç yönetmeliklerin uygunluğu dahil) Müşteri sorumlu olmaya devam eder; TAXNXT, bu kararların alınmasında Müşterinin yerine geçmez.
Kapsam dahilinde TAXNXT, özellikle şunları yapabilir:
Müşteri tarafından sağlanan verilere dayanarak, özellikle standart iş sözleşmeleri, ek protokoller, fesih/anlaşma metinleri, belgeler ve işe alım, değişiklik ve işten ayrılma ile ilgili diğer belgeler dahil olmak üzere İK belge taslakları ile şablonlarını hazırlamak,
Müşteri tarafından iletilen çalışma süresi kayıtları, ücret bileşenlerine ilişkin bilgiler ve diğer Kaynak Verilere dayanarak ücretleri hesaplamak ve bordroları (brüt-net hesaplamaları dahil) düzenlemek, primler, vergiler ve kesintileri hesaba katmak,
Sosyal Güvenlik Kurumu (ZUS) için gerekli belgeleri ve hesaplamaları hazırlamak, özellikle işe giriş/işten çıkış bildirimleri ile beyannameleri (örn. ZUS ZUA/ZZA/ZCNA/ZWUA, DRA, RCA, RSA, RZA – uygun olduğu durumlarda) hazırlamak ve bunları ilgili sistemlere iletmek,
Ücretlerle bağlantılı vergi belgelerini ve vergi sorumlusu bilgilerini (özellikle PIT-11) ve mevzuatın gerektirdiği diğer beyanname/bilgileri hazırlamak,
İdari nitelikteki işe alım ve işten çıkarma (onboarding/offboarding) süreçlerini yürütmek (kayıtlar/bildirimler, belgelerin tamamlanması, listelerin ve teyitlerin hazırlanması),
Kararlaştırılan model çerçevesinde izin ve devamsızlık kayıtlarını tutmak ve bunları Müşteri tarafından iletilen mazeret belgelerine (örn. e-ZLA, izin talep formları) dayanarak bordrolara yansıtmak,
Kapsamda öngörülmüş olması kaydıyla, işten ayrılma ile ilgili nihai hesaplamaları (örn. kullanılmayan izin ücreti, son bordro, ZUS'a yönelik çıkış belgeleri ve vergi bilgileri) ve diğer zorunlu bildirimleri hazırlamak.
2.1.3. Göçmenlik Destek Hizmetleri
TAXNXT, Kapsamda kararlaştırılan ölçüde Göçmenlik İşlerinde idari ve organizasyonel destek olarak göçmenlik destek hizmetleri sunar. GŞ'nin 2.3 maddesi saklı kalmak kaydıyla, süreçlerin sonuçlanması ve süreleri ilgili resmi makamlara ve geçerli prosedürlere bağlı olduğundan, TAXNXT süreçlerin sonucu veya süresi konusunda garanti vermez.
Kapsam dahilinde TAXNXT, özellikle şunları yapabilir:
Göçmenlik İşlerinde başvuru taslaklarını hazırlamak ve eklerini tamamlamak,
Belgeleri şekil yönünden doğrulamak (eksiksizlik, format, prosedür gerekliliklerine uygunluk), eksiklikleri belirtmek ve tamamlanması için önerilerde bulunmak,
Müşteri, yabancı uyruklu kişi ve ilgili makamlar arasındaki belge akışını koordine etmek ve şekli nitelikteki üst yazı ve ek taslaklarını hazırlamak,
Yazışmaları ilgili kurumlara iletmek ve süreçle ilgili gelen yazışmaları teslim almak,
Süreçlerin durumunu izlemek ve Müşteriyi aşamalar, talepler ve süreler hakkında bilgilendirmek (erişilebilir bilgi kanalları çerçevesinde),
Yeminli tercümanlar aracılığıyla yapılanlar dahil olmak üzere belgelerin çevirilerini koordine etmek ve gerekli resmi onayların (örn. suretler, kopyalar, tasdikler) alınmasını organize etmek,
2.1.3.1-2.1.3.6 maddelerinde belirtilen işlemleri gerçekleştirerek Göçmenlik İşlerinde yenileme/uzatma hizmetleri sunmak.
TAXNXT tarafından sunulan göçmenlik destek hizmetleri, teknik ve yasal olarak mümkün olan ölçüde, özellikle belgelerin hazırlanması ve tamamlanması, şekli doğrulama, belge akışının koordinasyonu ve ilgili kurumlarla organizasyonel iletişim gibi idari ve organizasyonel destek ile sınırlandırılmıştır.
TAXNXT şunları sağlamaz ve sunmaz:
mahkemeler veya idari kurullar/makamlar önünde yasal temsil,
dava vekilliği veya itiraz yollarına başvuru (özellikle idari mahkemelere yapılacak itirazlar, şikayetler) ile hukuki ihtilafların veya davaların yürütülmesi,
taraflar ayrı bir sözleşmede açıkça aksini kararlaştırmadıkça, somut bir duruma yönelik tavsiye/görüş sunulması anlamında hukuki danışmanlık.
Müşteri aşağıdakileri bilir ve kabul eder:
TAXNXT, başvurunun olumlu sonuçlanması, karar çıkarılması, belirli bir statü alınması veya sürecin işlem süresi konusunda hiçbir garanti vermez,
göçmenlik süreçlerinin akışı ve sonucu ilgili makamlara, geçerli prosedürlere ve kurumun somut olaydaki değerlendirmesine bağlıdır,
TAXNXT'nin idari kurumların karar alma süreçlerine müdahale etme veya etkileme imkanı yoktur.
TAXNXT aşağıdakilerden sorumlu değildir:
göçmenlik alanındaki yasa, uygulama, politika veya kurum yönergelerindeki değişiklikler ile belge veya prosedür gerekliliklerindeki değişiklikler,
idari kurumların sistemlerindeki ve iletişim kanallarındaki gecikmeler, kısıtlamalar veya sistem kesintileri,
Müşterinin veya yabancı uyruklu kişinin eylemleri veya ihmalleri; özellikle Belgelerin zamanında sunulmaması, yanlış veya eksik bilgi verilmesi, randevulara gelinmemesi, kurum taleplerinin yerine getirilmemesi, gerekli resmi harçların, çevirilerin veya onayların eksik olması.
TAXNXT tarafından Göçmenlik İşlerine ilişkin belirtilen tüm süreler bilgi amaçlı ve tahminidir. Müşteri GŞ'de belirtilen şartları yerine getirmediği takdirde (özellikle Eksiksiz Belgeleri sunmaması, Kabul vermemesi veya yetki/erişim sağlamaması durumunda), TAXNXT bu durdurmanın sonuçlarından sorumlu olmaksızın Göçmenlik İşleri kapsamındaki faaliyetleri askıya alabilir veya devam ettirmeyi reddedebilir.
Genel Bilgilendirme ve Resmi-İdari Destek (Hukuki ve Vergi Danışmanlığı Hariç)
TAXNXT, Müşterinin faaliyetlerinin günlük organizasyonu ve operasyonel uyumluluğu ile ilgili olarak Müşteriye bilgilendirme ve resmi-idari nitelikte destek sağlayabilir.
İşbu maddede belirtilen destek yardımcı ve organizasyonel niteliktedir. Hukuki veya vergi danışmanlığı, hukuki/vergi görüşü veya dava vekilliği teşkil etmez ve TAXNXT Müşteri adına hukuki veya vergi değerlendirmesi gerektiren kararlar almaz. Belirli bir işlemin yürütülmesi profesyonel bir vekilin (avukat/hukuk müşaviri/vergi danışmanı) katılımını veya uzman görüşü/danışmanlığı alınmasını gerektiriyorsa, Taraflar ayrı bir sözleşme akdeder veya Müşteri yetkili bir kuruluştan hizmet alır.
Kapsam dahilinde TAXNXT, özellikle şunları yapabilir: Müşterinin günlük faaliyetlerine ilişkin resmi gereksinimler hakkında genel bilgileri, kontrol listelerini, talimatları ve listeleri (örneğin süreler, zorunlu belgeler, belge akışı standartları, organizasyonel düzeydeki iç prosedürler) hazırlayıp Müşteriye iletmek,
nihai içeriği ve kullanım kararı Müşteriye ait olmak üzere, organizasyonel-idari nitelikteki basit belgelerin taslaklarını (örneğin iç formlar, beyanlar, yetkilendirmeler, yazışma şablonları) hazırlamak,
Müşteriyi İK/Uyum (HR/Compliance) alanında organizasyonel olarak desteklemek (örneğin işveren/ödeme sorumlusu yükümlülüklerine ilişkin hatırlatmalar ve kontrol listeleri, personel belgelerinin eksiksizliği, belge akışı ve arşivleme standartları, listelerin ve raporların hazırlanması),
Müşterinin faaliyetleriyle ilgili standart nitelikteki bildirimlerin/başvuruların taslaklarını koordine etmek veya hazırlamak,
Müşteriyi denetim/istem süreçlerinde veri ve belgelerin hazırlanmasında desteklemek (süreçte Müşteriyi temsil etmeksizin).
2.1.5. 2.1.1–2.1.4 maddelerinde belirtilen işlemlerin gerçekleştirilmesi, Müşteri tarafından aşağıdaki şartların kümülatif olarak karşılanmasını gerektirebilir:
TAXNXT'ye Eksiksiz Belgelerin ve Kaynak Verilerin zamanında iletilmesi, yani ilgili belge ve verilerin: (a) okunabilir, şekil yönünden doğru ve tutarlı olması, (b) gerekli dönemin/kapsamın tamamını içermesi, (c) kararlaştırılan formatta ve Resmi Kanal üzerinden iletilmesi, (d) mevzuatın gerektirdiği veya işlemin yapılması için gerekli tüm unsurları barındırması ve (e) eksiklik veya belirsizliklerden kaynaklanan sonradan tamamlamaları gerektirmemesi. Eksiklik, okunaksızlık veya çelişki durumunda TAXNXT, bunlar giderilene kadar işlemi durdurma yetkisine sahiptir;
Müşterinin önceden Kabul vermesi – işlemin içeriğin onaylanmasını gerektirdiği ölçüde. Kabul, Resmi Kanal üzerinden belgesel formda gerçekleştirilir. TAXNXT Müşteriye Kabul için bir süre tanıdığında ve Müşteri bu süre içinde itiraz etmediğinde, GŞ veya Sözleşme/Teklif/Sipariş bunu öngörüyorsa Zımni Kabul uygulanabilir. Kabulün verilmemesi veya gecikmesi, ifa sürelerinin ötelenmesine neden olur ve TAXNXT'yi gecikmelerden ve bunların sonuçlarından kaynaklanan sorumluluklardan muaf kılar;
İşlemlerin yapılması için gerekliyse, özellikle belgelerin sunulması veya sistem ile platformlarda (örn. e-Vergi Dairesi, PUE ZUS, ePUAP, KSeF, banka sistemleri, İK-bordro platformları) iletişim kurulması için TAXNXT'ye gerekli vekaletnamelerin, yetkilerin ve erişimlerin verilmesi. Müşteri, bu yetki/erişimlerin doğruluğundan, güncelliğinden, zamanında verilmesinden ve geçerliliğinin korunmasından sorumludur; erişimin bulunmaması veya kaybedilmesi TAXNXT'ye teknik olarak Hizmetlerin yürütülmesi imkanı yeniden sağlanana kadar işlemleri durdurma hakkı verir.
2.1.6. Ayrıca Müşteri, işlemlerin gerçekleştirilmesinin, Taraflar açıkça aksini kararlaştırmadıkça Müşteri tarafından karşılanacak harici maliyetlere (özellikle resmi harçlar, çeviri, onay maliyetleri, kurye/posta giderleri, elektronik imza ücretleri) tabi olabileceğini kabul eder.
2.1.7. TAXNXT, Harici Sistemlerin (özellikle resmi kurumların sistemlerinin) çalışmasından veya kullanılamamasından, bakım kesintilerinden, arızalardan, bu sistemlerdeki teknik veya organizasyonel sınırlamalardan kaynaklanan gecikmeler veya işlemlerin gerçekleştirilememesinden sorumlu değildir.
2.2. Hizmet Kapsamı Dışındaki İstisnalar
Aşağıdaki hizmetler Kapsam dışındadır, GŞ temelinde sunulan Hizmetlerin bir parçasını oluşturmaz ve TAXNXT'ye sipariş edilmediğinin varsayılmaması için ayrı bir sözleşme akdedilmesini (veya Sözleşmede/Teklifte/Siparişte Kapsama açıkça dahil edilmesini) gerektirir:
finansal denetimler, mali tabloların incelenmesi, yeminli mali müşavir işlemleri ve suistimallerin tespiti veya usulsüzlüklerin belirlenmesine yönelik adli muhasebe (forensic) işlemleri;
Müşterinin vergi ihtilaflarında mahkemeler önünde temsil edilmesi, özellikle idari mahkemelere dilekçe ve şikayetlerin hazırlanması ve sunulması, idari-yargı sürecinde kanun yollarına başvurulması ve dava vekilliği;
özellikle yeniden yapılandırma planlarının hazırlanması ve uygulanması, alacaklılarla müzakereler yürütülmesi ve yeniden yapılandırma belgelerinin hazırlanması dahil olmak üzere karmaşık finansal yeniden yapılandırmalar;
Müşterinin mahkemeler önündeki yasal ihtilaflarında (hukuk, ticaret, iş davaları veya diğerleri) temsil edilmesi, dava dilekçelerinin hazırlanması, duruşmalara katılım ve dava vekilliği;
Göçmenlik İşleri ile ilgili idari ve hukuki süreçlerde itiraz dilekçelerinin hazırlanması, sunulması ve temsil edilme;
özellikle işlem belgelerinin hazırlanması, gayrimenkulün hukuki analizi, due diligence (durum tespiti) yönetimi ve işlem şartlarının müzakeresi dahil olmak üzere gayrimenkul işlemleri;
şirket birleşme ve satın almaları (M&A) danışmanlığı, işlemlerin yapılandırılması, due diligence, işlem belgelerinin hazırlanması ve müzakere desteği dahil olmak üzere;
stratejik nitelikteki finansal modellerin, tahminlerin, senaryo analizlerinin ve bütçelendirmenin oluşturulması dahil olmak üzere finansal modelleme ve tahminler;
sınır ötesi işlemlerin yapılandırılması ve optimizasyon çözümlerinin geliştirilmesi dahil olmak üzere uluslararası vergi planlaması;
bankacılık, sigortacılık, ödeme kuruluşları gibi denetime tabi sektörlerde veya özel izin ya da denetim rejimleri gerektiren diğer faaliyetlerde sektörel uyumluluk (compliance);
standart ticari sözleşmelerin (20 sayfaya kadar) incelenmesi – hükümlerin içerik yönünden analizi, hukuki riskler ve değişiklik önerileri kapsamında;
Yönetim kurulu kararlarının, ortaklar kurulu kararlarının hazırlanması ile şirket organlarının yönetimi ve kurumsal yönetim kapsamındaki diğer işlemler dahil kurumsal sekretarya hizmetleri.
3. SLA SÖZLEŞMELERİ (HİZMET SEVİYESİ TAAHHÜTLERİ)
3.1. Yanıt Süresi Standartları
Hizmet Kategorisi
İlk Yanıt
Standart İfa Süresi
Acil Durum Modu
Genel Sorular
4 iş saati
-
1 iş saati
Muhasebe Soruları
8 iş saati
2–3 iş günü
4 iş saati
İK ve Bordro İşleri
4 iş saati
1–2 iş günü
2 iş saati
Göçmenlik Güncellemeleri
8 iş saati
3–5 iş günü
Aynı gün
Hukuki Danışmanlık
12 iş saati
3–5 iş günü
4 iş saati
Belge Doğrulama
24 iş saati
2–4 iş günü
8 iş saati
3.2. Aylık Hizmet Takvimi
Muhasebe
Ayın 1–5. günü: Müşteriden belgelerin toplanması dönemi
Ayın 6–15. günü: İşleme ve hazırlık
Ayın 16–20. günü: Doğrulama ve kalite kontrolü
Ayın 21–25. günü: Kurumlara sunulması (uygun durumlarda)
Ayın 25–30. günü: Müşteriye raporlama ve iletişim
İK ve Bordro
Ay sonu - 3 gün: Bordro verilerinin iletilmesi için son gün
Ay sonu + 7 gün: Ücret hesaplamalarının tamamlanması
Ay sonu + 12 gün: ZUS beyannamelerinin iletilmesi
Ay sonu + 10- gün: Aylık bordro raporlarının iletilmesi
Göçmenlik İşleri
Başvuru doğrulaması: Eksiksiz belgelerin alınmasından itibaren 3–5 iş günü
Kuruma sunma: Müşteri onayından sonra 1–2 iş günü
Durum güncellemeleri: Süreç boyunca haftada bir kez
Belge hazırlama: Karmaşıklığa bağlı olarak 5–10 iş günü
3.3. Kalite Güvence Standartları
3.3.1. TAXNXT, Hizmetlerin ifasında dahili kalite kontrol (QA) standartları uygular. Bu standartlar organizasyonel niteliktedir ve profesyonel bir hizmet sağlayıcıya yakışır gerekli özenin gösterilmesini amaçlar; her bir münferit olayda belirli bir sonuca ulaşılacağını garanti etmez.
3.3.2. İşin Doğrulanması ("Çift Göz" / "Four-Eyes" kuralı)
3.3.2.1. Kural olarak, İş Çıktıları Müşteriye iletilmeden önce ekibin deneyimli bir üyesi tarafından doğrulamaya tabi tutulur.
3.3.2.2. Doğrulama kapsamı işlemin türüne ve risk derecesine göre uyarlanır; doğrulama eksiksizlik kontrolü, veri tutarlılığı, şekli uygunluk, aritmetik kontroller ve dosyaların teknik doğruluğunu kapsayabilir.
3.3.2.3. TAXNXT, haklı gerekçelerin bulunduğu durumlarda (örn. acil mod, zaman kısıtları, küçük teknik işlemler) gerekli özeni göstermek kaydıyla 3.3.2.1. maddesinde belirtilen doğrulamadan sarfınazar edebilir.
3.3.3. Veri İşlemede Doğruluk Hedefi
3.3.3.1. TAXNXT, veri işleme doğruluğuna ilişkin aylık bazda en az %99,5 oranında dahili bir organizasyonel hedef sürdürür (TAXNXT tarafındaki bir hatadan kaynaklanan düzeltme ihtiyacı olmaksızın gerçekleştirilen işlemlerin, ilgili dönemde gerçekleştirilen toplam işlem sayısına oranı olarak hesaplanır).
3.3.3.2. 3.3.3.1. maddesinde belirtilen hesaplamaya şunlardan kaynaklanan düzeltmeler veya değişiklikler dahil edilmez: (i) Müşteri tarafından iletilen hatalı, eksik veya gecikmiş Belgeler/Kaynak Veriler, (ii) İş Çıktıları hazırlandıktan sonra Müşterinin karar veya talimatlarındaki değişiklikler, (iii) yasal düzenlemeler, kurum yorumları veya gereksinimlerindeki değişiklikler, (iv) Harici Sistemlerin çalışması.
3.3.4. Müşteri Memnuniyeti Hedef Seviyesi
3.3.4.1. TAXNXT, anketler veya kararlaştırılan diğer geri bildirim araçlarına dayanarak Müşteri memnuniyetini %95 hedef seviyesinde tutmayı amaçlar.
3.3.4.2. Memnuniyet seviyesi, hizmet kalitesinin bir göstergesi niteliğindedir ve Sözleşme açıkça aksini belirtmedikçe ücrette otomatik bir indirime gidilmesi için bir taahhüt veya temel oluşturmaz.
3.3.5. Yasal Süreler – İş Organizasyonu
3.3.5.1. TAXNXT, Eksiksiz Belgelerin/Kaynak Verilerin zamanında iletildiği, Müşteri Kabulünün alındığı ve gerekli vekaletname ile erişimlerin sağlandığı varsayımıyla, Kapsam dahilindeki işlemlere ilişkin yasal sürelere uyulmasını sağlayacak şekilde işini organize eder.
3.3.5.2. "TAXNXT'nin dahili süreçlerindeki kusurlar nedeniyle yasal sürelerin aşılmasına sıfır tölerans", TAXNXT'nin yalnızca kendi iş organizasyonundan kaynaklanan gecikmelerin önlenmesi için tedbirler almasını ifade eden dahili bir organizasyonel kuralı (operasyonel hedefi) temsil eder.
3.3.5.3. Gecikmenin nedeninin Müşteriden (özellikle Belgelerdeki veya Kabuldeki eksiklikler/gecikmeler), Harici Sistemlerden, idari kurumların eylemlerinden, Mücbir Sebep olaylarından veya TAXNXT'nin kontrolü dışındaki diğer durumlardan kaynaklanması halinde, TAXNXT yasal sürelere uyulmamasından sorumlu tutulamaz.
3.3.6. Usulsüzlüklerin ve Hataların Bildirilmesi ve Düzeltilmesi
3.3.6.1. Müşteri, İş Çıktılarında fark ettiği usulsüzlükleri derhal (GŞ/Sözleşme'de belirtilen süreden geç olmamak üzere) bildirmekle yükümlüdür.
3.3.6.2. Hatanın TAXNXT'den kaynaklandığının tespit edilmesi durumunda TAXNXT, konunun türüne ve resmi gerekliliklere uygun makul bir süre içinde düzeltmeyi yapar veya giderici önlemler alır.
3.4. SLA Uygulama İstisnaları
3.4.1. SLA, aşağıdaki dönemlerde ve durumlarda askıya alınır (ve SLA'da belirtilen yanıt ve çözüm süreleri işlemez):
3.4.1.1. Polonya resmi tatillerinde ve hafta sonlarında; bu günlerde TAXNXT'nin SLA kapsamında işlem yapma yükümlülüğü yoktur ve yanıt/çözüm süreleri en yakın İş Gününden itibaren hesaplanır;
3.4.1.2. Müşterinin gerekli bilgi, Belge veya Kaynak Verileri iletmesinde gecikmesi durumunda; yani özellikle Müşterinin Sözleşmede/Teklifte/Siparişte kararlaştırılan veya TAXNXT tarafından belirtilen sürelerde Eksiksiz Belgeleri iletmemesi veya iletilen Belgelerin tamamlanmayı/açıklamayı gerektirmesi durumunda; bu durumda SLA, TAXNXT'nin eksiklikleri veya şüpheleri bildirdiği andan Eksiksiz Belgeler iletilene kadar askıda kalır;
3.4.1.3. GŞ'deki tanıma uygun Mücbir Sebep olaylarında; SLA, olay süresince ve Hizmetlerin normal seyrine dönmesi için gerekli olan süre boyunca askıda kalır;
3.4.1.4. TAXNXT'nin kontrolü dışındaki Harici Sistemlerde Sıkıntı (Kesinti) yaşanması durumunda (özellikle resmi kurumların sistemleri); SLA, kesinti/erişilemezlik süresince ve sistemlerin çalışmaya başlamasından sonra işlemlerin yapılması için gerekli olan süre boyunca askıda kalır;
3.4.1.5. Hesap dönemlerinin yoğun olduğu zamanlarda; özellikle hesap döneminin sonu ve yoğun raporlama-hesaplama yükümlülüklerinin olduğu dönemleri (örn. KDV çeyreklik hesaplama dönemleri) kapsar; bu dönemlerde artan iş hacmi ve yasal yükümlülükler nedeniyle SLA makul ölçüde uzatılabilir.
3.4.2. SLA'nın askıda olduğu dönemde TAXNXT, organizasyonel kısıtları ve personel durumunu dikkate alarak gerekli özenle işlemleri yürütür ancak SLA'da tanımlanan yanıt ve çözüm süreleriyle bağlı olmaz.
3.4.3. Askıya alma nedeni ortadan kalktıktan sonra, SLA'dan kaynaklanan süreler en yakın İş Gününden itibaren işlemeye devam eder.
3.4.4. Hizmetlerin standart moduna dönülmesi süreç takvimi açısından önem arz ediyorsa, TAXNXT Müşteriyi (Resmi Kanal üzerinden) bilgilendirir.
3.4.5. İşbu maddedekiler, ifa sırasında iş hacminin veya risklerin ek mutabakatlar veya Belge tamamlamaları gerektirdiğinin ortaya çıkması gibi GŞ'de öngörülen durumlarda TAXNXT'nin Hizmet takvimini değiştirme yetkisini sınırlandırmaz.
4. İLETİŞİM VE ÇALIŞMA SAATLERİ
4.1. Resmi İletişim Kanalları
Tüm resmi iletişimler münhasıran belirtilen kanallar üzerinden yapılmalıdır:
Ana E-posta Adresleri:
Muhasebe: accounting@taxnxt.com
İK/Bordro: payroll@taxnxt.com
Göçmenlik: immigration@taxnxt.com
Hukuk/Genel: office@taxnxt.com
Belge Gönderimi: evrak@taxnxt.eu
Ek Kanallar:
Planlı telefon görüşmeleri: e-posta ile kararlaştırılır,
WhatsApp: +48 573 817 667,
Acil Durum Hattı: +48 532 312 683 (yalnızca acil konular).
4.2. Yasaklı İletişim Kanalları
Aşağıdaki kanallar resmi değildir ve bu yöntemlerle gönderilen mesajlar dikkate alınmayacaktır:
çalışanların şahsi telefon numaraları,
diğer anlık mesajlaşma uygulamaları,
sosyal medya (LinkedIn, Facebook vb.),
çalışanların şahsi e-posta adresleri.
4.3. Çalışma Saatleri ve Erişilebilirlik
TAXNXT'nin standart çalışma saatleri İş Günlerinde (Pazartesi-Cuma) Polonya Resmi Saati ile 07:00–15:00 arasındadır,
Polonya Resmi Saati ile 11:00–12:00 saatleri arasında TAXNXT sınırlı erişilebilirlik sağlayabilir (organizasyonel ara),
Müşteri tarafından Resmi Kanal üzerinden Polonya Resmi Saati ile saat 15:00'ten sonra iletilen mesajlar ve Talimatlar, taraflar Kapsamda aksini kararlaştırmadıkça veya ilgili durum TAXNXT tarafından Acil Konu olarak nitelendirilmedikçe, bir sonraki İş Günü teslim edilmiş sayılır,
resmi tatil günleri ve hafta sonları takvimi Polonya tatil takvimine uygundur; bu günlerin erişilebilirlik ve SLA süreleri üzerindeki etkileri GŞ'nin 3.4 maddesinde belirlenmiştir.
4.4. Acil Durum İrtibat Prosedürü
Acil Durumlardaki bildirimler, konu başlığında "URGENT" ibaresiyle Resmi Kanal üzerinden office@taxnxt.com adresine e-posta ile gönderilmeli ve ardından telefonla iletişime geçilmelidir (eğer numara Müşteriye acil durum bildirimleri için Resmi Kanal olarak belirtilmişse).
Acil Durum bildirimlerine yanıt süresi, bildirimin GŞ'ye uygun olarak teslim edildiği andan itibaren İş Günlerinde en fazla 2 saattir; GŞ'nin 4.3 maddesinde belirtilen çalışma saatleri dışındaki zamanlarda ve resmi tatillerde erişilebilirlik kuralları ve süreler üzerindeki etki GŞ'nin 3.4 maddesinde belirlenmiştir.
Acil Durumlardaki hizmetler, fiyat listesine veya özel fiyatlandırmaya göre ek ücrete tabi olabilir; Sözleşme/Teklif/Sipariş aksini belirtmedikçe acil durum modu için minimum ücret 200 PLN'dir.
5. BELGE İLETİMİ VE İŞLEME GEREKSİNİMLERİ
5.1. Belge Standartları
Format Gereksinimleri:
tercih edilen format: PDF
tarama kalitesi: min. 300 DPI, siyah-beyaz veya gerekirse renkli
dosya boyutu: e-posta eki başına maks. 25 MB
isimlendirme: [SirketAdi][BelgeTuru][Tarih]_[Versiyon]
dil: Lehçe orijinalleri; gerekirse yeminli tercümeleri
5.2. Belge Kategorileri ve Özel Koşullar
Muhasebe Belgeleri
Faturalar: Mevzuatın gerektirdiği tüm zorunlu unsurları içermelidir
Banka hesap özetleri: kısmi ekstreler değil, MT940 formatı dahil olmak üzere eksiksiz aylık ekstreler
Satın alma belgeleri: orijinal faturalar veya yazarkasa fişleri
Sözleşmeler: ekleriyle birlikte imzalı nüshalar
Sabit kıymetler: alım belgeleri ve teknik özellikler
İK ve Bordro Belgeleri
İş sözleşmeleri: ek protokolleriyle birlikte imzalı orijinalleri
Çalışma süresi kayıtları: yetkili kişilerce onaylanmış
Hekim raporları: hastalık izinlerinin işlenmesi için
Eğitim belgeleri: personelin işe alım (onboarding) süreci için
Sözleşme fesih belgeleri: resmi fesih/iptal bildirimleri
Göçmenlik Belgeleri
Pasaportlar: Kimlik bilgilerinin bulunduğu sayfaların tamamı (renkli tarama)
Belgeler/diplomalar: Apostilli ve tercümeli
İş sözleşmeleri: göçmenlik hukuku gereksinimlerine uygun
Finansal belgeler: banka hesap özetleri, maaş bordroları
Sağlık sigortası: geçerli teminat belgesi
5.3. Belge İşleme SLA Süreleri
Belge Türü
İşleme Süresi
Müşteri Tarafından Kontrol Süresi
Yeniden Gönderme Süresi
Basit faturalar
Aynı gün
-
Düzeltmeler için 24 saat
Karmaşık sözleşmeler
2–3 iş günü
48 saat
5 iş günü
Göçmenlik başvuruları
5–10 iş günü
72 saat
7 iş günü
Aylık muhasebe paketleri
5–7 iş günü
48 saat
3 iş günü
Bordro verileri
24–48 saat
24 saat
Bir sonraki bordro dönemi
5.4. Belgelerin Reddedilme Kriterleri
Belgeler kabul edilmemiş (reddedilmiş) sayılabilir ve aşağıdaki durumlarda yeniden gönderilmesi veya tamamlanması gerekebilir:
taramaların/fotoğrafların okunaksız, eksik veya düşük kaliteli olması (özellikle verilerin görünmemesi, kesik kısımlar, bulanıklık);
gerekli bilgilerin, şekli unsurların veya imzaların eksik olması (belgenin veya işlemin geçerliliği için gerekliyse);
dosya formatının hatalı olması veya TAXNXT'nin standart araçlarıyla okunmasını/işlenmesini engellemesi ya da kararlaştırılan iletim formatına uymaması;
belge paketinin gerekli kapsama göre eksik olması (örneğin eklerin bulunmaması, dönemin bir kısmına ait belgelerin olmaması, kontrol listesinde belirtilen belgelerin eksik olması);
yabancı dilde düzenlenen belgelerin gerekli çevirisiyle (mevzuatın veya ilgili makamın gerektirdiği durumlarda yeminli tercümesiyle) birlikte iletilmemiş olması;
belgelerin yasal saklama sürelerini aşan bir döneme ait olması veya yasa, prosedür ya da süreçlerden kaynaklanan sürelerin geçmiş olması nedeniyle kullanılmasının mümkün olmaması.
5.5. Belge Yönetimi Kapsamında Müşterinin Yükümlülükleri
Müşteri şunları taahhüt eder:
taraflar Kapsamda aksini kararlaştırmadıkça, TAXNXT'ye ilgili hesap dönemini ve gerekli kapsamı içeren Eksiksiz Belge paketini iletmek ("parça parça" göndermeksizin);
Belgeleri Sözleşmede/Teklifte/Siparişte kararlaştırılan veya TAXNXT tarafından Resmi Kanal üzerinden belirtilen sürelerde iletmek;
iletmeden önce Belgelerin ve Kaynak Verilerin doğruluğunu, eksiksizliğini ve tutarlılığını sağlamak, özellikle Belgelerin gerekli şekli unsurları içerip içermediğini kontrol etmek;
Belgelerin asıllarını saklamak ve denetim, teftiş veya ilgili kurumun istemi durumunda ibraz edilmesini sağlayacak şekilde arşivlemek;
Belgelerin iletilmesinden sonra fark edilen ve hesaplamaları, beyannameleri, bordroları, mali tabloları veya diğer İş Çıktılarını etkileyebilecek hata, eksiklik veya durumları derhal TAXNXT'ye (Resmi Kanal üzerinden) bildirmek.
6. MÜŞTERİNİN YÜKÜMLÜLÜKLERİ VE İŞ BİRLİĞİ STANDARTLARI
6.1. Bilgilerin Zamanında İletilmesi
Müşteri, bilgileri aşağıdaki takvime uygun olarak sunmalıdır:
Aylık Muhasebe Verileri
5. Gün: Önceki aya ait banka hesap özetleri,
5. Gün: Tüm alış faturaları ve makbuzlar,
5. Gün: Satış belgeleri ve sözleşmeler,
7. Gün: Düzeltmeler ve tamamlayıcı belgeler.
Bordro Verileri
Ay sonu - 2 gün: Çalışma süresi kayıtları,
Ay sonu - 1 gün: Prim/komisyon bilgileri,
Ay sonu: Nihai değişiklikler ve düzeltmeler.
Göçmenlik Güncellemeleri
Gecikmeksizin: Süreci etkileyen her türlü statü değişikliği,
7 gün: Belge yenilemeleri (pasaport, sigorta vb.),
7- gün: İstihdam şartlarındaki değişiklikler,
7- gün: Adres veya iletişim bilgilerindeki değişiklikler.
6.2. Kontrol ve Onay Yükümlülükleri
Müşteri şunları kontrol etmeli ve onaylamalıdır:
Vergi beyannamesi taslaklarını 24 saat içinde,
Bordro hesaplamalarını 24 saat içinde,
Göçmenlik başvurularını 24 saat içinde,
Aylık finansal raporları 2 iş günü içinde.
6.3. Bilgilendirme Yükümlülükleri
Müşteri, aşağıdaki durumları derhal TAXNXT'ye (Resmi Kanal üzerinden) bildirmeyi taahhüt eder:
Müşterinin ortaklık veya organizasyon yapısındaki değişiklikler, özellikle hisselerin/payların veya hak ve yükümlülüklerin en az %10'unun doğrudan veya dolaylı olarak devredilmesi ile Müşteri üzerindeki denetim veya kontrol değişiklikleri;
Hesaplama yöntemlerini, kayıtları veya raporlama yükümlülüklerini etkileyebilecek yeni faaliyet konularına başlanması, yeni iş kollarının açılması veya önemli yeni gelir akışlarının oluşması;
Müşteriyle ilgili iş uyuşmazlıkları, inceleme süreçleri veya Devlet İş Müfettişliği (PIP) denetimleri;
TAXNXT tarafından yürütülen hesaplamalar veya Belgelerle ilgili olarak vergi daireleri veya diğer ilgili idari kurumlar tarafından yürütülen sorgulamalar, tespitler, denetimler veya süreçler;
İkamet veya çalışma hakkının yasallığını ya da Müşterinin yükümlülüklerini etkileyebilecek olan, kilit kişilerin (özellikle işleri TAXNXT tarafından yürütülen yabancıların) göçmenlik statüsündeki değişiklikler;
Bankaların, banka hesaplarının veya Müşterinin hesaplarında tasarruf etmeye yetkili kişilerin değişmesi ile Müşteri adına imza, temsil veya talimat vermeye yetkili kişilerin değişmesi;
Hizmetlerin ifasını, raporlama yükümlülüklerini veya TAXNXT'ye iletilen Belgelerle ilgili riskleri etkileyebilecek olan, Müşteri ile ilgili hukuki ihtilaflar veya idari süreçler.
6.4. Uyum Alanında İş Birliği
Müşteri şunları taahhüt eder:
Hizmetlerin doğru bir şekilde yürütülmesi için gerekli olan muhasebe, personel ve organizasyonel belgeler dahil olmak üzere ticari belgeleri eksiksiz, dürüst ve güncel olarak tutmak ve saklamak;
Hizmetlerin sunulması için gerekli olan ölçüde (özellikle bilgilerin zamanında iletilmesi, açıklamalar yapılması ve Belge ile Kaynak Verilere erişim sağlanması) çalışanlarının ve Müşteri adına hareket eden diğer kişilerin iş birliği yapmasını sağlamak;
TAXNXT'nin uyumu veya süreçlerin organizasyonunu iyileştirmeye yönelik önerilerini yalnızca Taraflarca kararlaştırılan kapsamda uygulamak; Müşteri, önerilerin uygulanmamasının Hizmetlerin risklerini ve zamanında yapılmasını etkileyebileceğini bilir;
Taraflarca Resmi Kanal üzerinden kararlaştırılan sürelerde, en az çeyrekte bir kez düzenlenen Hizmetlerin ifasına ilişkin dönemsel değerlendirme toplantılarına katılmak.
7. İFA STANDARTLARI VE KALİTE GÖSTERGELERİ
7.1. Hizmet İfa Göstergeleri
TAXNXT aşağıdaki standartları korumayı taahhüt eder:
Doğruluk
Muhasebe doğruluğu: %99,5 hatasız işleme
Bordro doğruluğu: %99,8 doğru hesaplama
Zamanındalık: Belgelerin SLA'ya uygun teslim edilmesi halinde %100 zamanında bildirim
Belge işleme: İlk seferde %98 kabul oranı
Müşteri Hizmetleri
Yanıt süresi uyumu: SLA dahilinde %95
Hizmet erişilebilirliği: Çalışma saatlerinde %99
Sorun çözme: Taahhüt edilen sürelerde %90
7.2. İfa İzleme
Çeyreklik değerlendirme toplantıları
Sürekli iyileştirme sürecinin uygulanması
7.3. SLA İhlali Durumunda İndirimler/Tazminatlar
TAXNXT'nin SLA'ya uymaması halinde:
Küçük gecikmeler (SLA'nın %50'sine kadar): %5 indirim
Önemli gecikmeler (SLA'nın %50–100'ü arası): %10 indirim
Kritik gecikmeler (SLA'nın %100'ünden fazlası): %25 indirim
Maksimum aylık indirim: Aylık ücretlerin %50'sidir.
8. ÜCRETLER, ÖDEME ŞARTLARI AND FİNANSAL HÜKÜMLER
8.1. Ödeme Şartları
Teklifte/Siparişte aksine bir hüküm bulunmadıkça (peşinat, avans, abonelik veya ödeme planı dahil), ödeme süresi fatura kesim tarihinden itibaren 7 takvim günüdür.
Ödeme, TAXNXT tarafından faturada veya Teklifte/Siparişte belirtilen banka hesabına havale yoluyla yapılır; TAXNXT, Müşteriye uygun bir süre öncesinden belgesel formda (örn. e-posta ile) bildirimde bulunarak ödeme hesabını değiştirebilir.
Ödeme günü olarak Müşterinin havale emri verdiği gün değil, tutarın TAXNXT banka hesabına geçtiği gün (hesaba giriş günü) esas alınır.
Taraflar Teklifte/Siparişte açıkça aksini kararlaştırmadıkça, hesaplaşma para birimi PLN'dir.
Faturalar Müşteriye belgesel formda, özellikle Resmi Kanal olarak belirtilen e-posta adresine elektronik yolla veya TAXNXT tarafından belirtilen Müşteri paneli/sistemi üzerinden teslim edilir; Müşteri faturaların elektronik ortamda gönderilmesini kabul eder.
Müşterinin faturaya itiraz etmesi, faturanın ihtilafsız kısmının süresi içinde ödenmesi yükümlülüğünü durdurmaz; itiraz faturanın tesliminden itibaren en geç 7 gün içinde belgesel formda yapılmalıdır.
Kısmi ödeme yapılması durumunda, emredici mevzuat aksini öngörmedikçe, tahsil edilen tutar öncelikle muaccel alacak takip masraflarına, ardından yasal gecikme faizine, sonra Harici Maliyetlere ve en son Ücretlere (ana borç) mahsup edilir.
Taraflar aksini kararlaştırmadıkça, Müşteri havale işlemiyle ilgili tüm banka masraflarını (Müşterinin bankasının ücretleri dahil), TAXNXT ise kendi tarafındaki masrafları (TAXNXT'nin bankası) karşılar.
8.2. Ödeme Gecikmesinin Sonuçları
8.2.1. Ödemesiz ek süre: Ödeme süresinin dolmasından itibaren 5 takvim günüdür (TAXNXT bu süre içinde ödeme hatırlatması gönderebilir).
8.2.2. Ödemesiz ek sürenin sona ermesinden itibaren (gecikmenin 6. gününden itibaren) TAXNXT, vadesi geçmiş tutar üzerinden ticari işlemlerdeki yasal gecikme faizini (ticari işlem değilse yasal gecikme faizini) işletme hakkına sahiptir.
8.2.3. Ayrıca ödemesiz ek sürenin sona ermesinin ardından TAXNXT, gecikmenin takibiyle ilgili makul idari-tahsilat masraflarını (örn. ihtarname, hatırlatmalar, bakiye mutabakatı) aşağıdaki tutarlarda Müşteriye yansıtabilir:
Gecikmenin 6–15. günleri arasında: Ek masraf uygulanmaz,
Gecikmenin 16–30. günleri arasında: 100 PLN,
Gecikmenin 31. gününden itibaren: 200 PLN.
8.3. Hizmetleri Askıya Alma Hakkı
8.3.1. TAXNXT, aşağıdaki durumlarda Hizmetlerin sunulmasını (tamamen veya kısmen) askıya alma yetkisine sahiptir:
Sözleşmeden/Tekliften/Siparişte kaynaklanan ücret veya diğer alacakların ödenmesinde 14 günden fazla gecikme olması;
Müşterinin, yapılan ihtara rağmen, Hizmetlerin yürütülmesi için gerekli Eksiksiz Belgeleri veya Kaynak Verileri 10 İş Gününden uzun süre iletmemesi;
GŞ'de belirlenmiş olan iletişim kurallarının, özellikle Resmi Kanalların kullanılması, Kabulün zamanında verilmesi veya Talimatların iletilmesi hususlarında mükerrer ihlal edilmesi;
Müşterinin Polonya yasalarına aykırı faaliyetlerinin tespit edilmesi ve bu durumun Hizmetlerin doğru bir şekilde sunulmasını etkilemesi veya TAXNXT tarafında yasal, finansal ya da itibari risk oluşturması.
8.3.2. Hizmetlerin askıya alınması, ihlalin türünün derhal askıya almayı gerektirmediği sürece, Müşteriye ihlali gidermesi için TAXNXT tarafından belirtilen makul bir süre tanıyan ihtarın ardından gerçekleştirilir. Askı dönemi, askı süresince ve bu kapsamda SLA uygulamasını hariç tutan bir durum olarak değerlendirilir.
8.4. Ek Hizmet Ücretleri
Hizmet Türü
Tarife
Minimum Ücret
Ekspres/Acil Hizmetler
Standart tarifenin %150'si
200 PLN
Mesai Dışı Danışmanlık
300 PLN/saat
300 PLN
Belgelerin Yeniden Hazırlanması
200 PLN/saat
200 PLN
Denetim Desteği
400 PLN/saat
1 200 PLN
Mahkeme/Kurum Önünde Temsil
500 PLN/saat
1 500 PLN
Ek Göçmenlik Başvuruları
Fiyatlandırmaya göre
800 PLN
8.5. Ücretlerin Yıllık Değerlendirmesi
8.5.1. TAXNXT, bir takvim yılı içinde bir defadan fazla olmamak üzere Ücretleri gözden geçirme (güncelleme) yetkisine sahiptir.
8.5.2. TAXNXT, planlanan Ücret değişikliğini Müşteriye en az 30 gün öncesinden belgesel formda, özellikle Resmi Kanal üzerinden bildirir.
8.5.3. Taraflar Sözleşmede/Teklifte/Siparişte aksini kararlaştırmadıkça, güncellenmiş Ücretler yukarıda belirtilen sürenin sona ermesini takip eden ilk hesap döneminden itibaren geçerli olur.
8.5.4. Toplam Ücret artışının (değişmeyen Kapsam için) önceki tutara göre %15'i aşması durumunda Müşteri, GŞ'de öngörülen standart bildirim kurallarına ve fesih sürelerine uygun olarak Sözleşmeyi feshedebilir; Sözleşme feshedilene kadar Ücretler önceki tarifeler üzerinden hesaplanır.
9. GENİŞLETİLMİŞ SORUMLULUK SINIRLAMALARI
9.1. Maksimum Sorumluluk Limiti
9.1.1. 9.1.3 maddesi saklı kalmak kaydıyla, TAXNXT'nin Sözleşmeden/GŞ'den kaynaklanan veya bunlarla bağlantılı her türlü iddia karşısında Müşteriye karşı toplam sorumluluğu (sözleşmesel ve fiili kusur dahil yasal dayanağına bakılmaksızın), aşağıdaki değerlerden düşük olanıyla sınırlıdır:
talebe gerekçe oluşturan olayın meydana geldiği tarihten hemen önceki 12 aylık dönemde Müşteri tarafından TAXNXT'ye fiilen ödenmiş olan üç (3) aylık Ücret tutarı veya
her bir olay (nedensel olarak bağlı veya aynı kaynaktan kaynaklanan olaylar dizisi dahil) başına 10.000 PLN.
9.1.2. Emredici mevzuatın izin verdiği ölçüde TAXNXT, kâr kaybı (lucrum cessans) ile dolaylı, arızi veya özel zararlardan; özellikle kâr kaybı, gelir kaybı, sözleşme kaybı, itibar kaybı, faaliyet kesintisi, veri kaybı (TAXNXT'nin kasıtlı kusurundan kaynaklanmadığı sürece) gibi durumlardan sorumlu değildir.
9.1.3. İşbu maddede tanımlanan sorumluluk sınırlamaları, uygulanmasının emredici mevzuata aykırı olacağı durumlarda geçerli değildir; özellikle TAXNXT'nin kasten sebebiyet verdiği zararları kapsamaz.
9.1.4. 9.1.1 maddesinde belirtilen limit, TAXNXT ile birlikte, Hizmetlerin ifasında TAXNXT'nin destek aldığı çalışanları ve Alt Yüklenicileri için de kümülatif olarak uygulanır.
9.2. Özel Sorumluluk Sınırlamaları
9.2.1. Muhasebe Hizmetleri – sorumsuzluk halleri
Muhasebe Hizmetleri kapsamında TAXNXT aşağıdakilerden sorumlu değildir:
Müşterinin eksik, yanlış veya gecikmiş Belgeler/Kaynak Veriler iletmesinden, özellikle işlemlerin TAXNXT tarafından doğru ve zamanında yapılmasını engelleyecek sürelerde bilgi vermesinden kaynaklanan cezalar, yaptırımlar, ek vergi borçları veya diğer kamu hukuku yükümlülükleri;
gecikmenin nedeninin Müşteriden kaynaklanması durumunda (Müşterinin Belge/Kaynak Veri iletmesindeki gecikmeler, Kabul süreçleri, kamu yükümlülüklerinin ödenmesi veya gerekli vekaletname ile erişimlerin sağlanması dahil), resmi makamlarca işletilen gecikme faizleri veya diğer fer'i borçlar;
İş Çıktıları hazırlandıktan sonra gerçekleşen veya TAXNXT'nin eylemlerinden bağımsız olarak ortaya çıkan, vergi hukuku mevzuatındaki, kurum uygulamalarındaki, yorumlarındaki veya yönergelerindeki değişikliklerden kaynaklanan cezalar, yaptırımlar veya olumsuz sonuçlar;
TAXNXT'nin Hizmet Kapsamı dışında kalan konularda, özellikle Müşteri tarafındaki belge akışı, arşivleme, süreç organizasyonu ve iç kontrol eksikliklerinden kaynaklanan düzenli defter, kayıt ve belgelerin tutulmamasının sonuçları ile Müşterinin kayıt veya defterlerin bir kısmını şahsen tuttuğu durumlar.
9.2.2. İK ve Bordro – sorumsuzluk halleri
İK ve bordro Hizmetleri kapsamında TAXNXT aşağıdakilerden sorumlu değildir:
gecikmenin Müşterinin yanlış, eksik veya gecikmiş Kaynak Veriler (özellikle personel verileri, ücret bileşenleri bilgileri, çalışma süreleri, devamsızlıklar, sigorta esasları veya çalışan statüsü) iletmesinden kaynaklanması durumunda, ZUS veya diğer ilgili kurumlarca uygulanan cezalar, faizler, ek ücretler veya diğer yükümlülükler;
Müşteri tarafında işveren/ödeme sorumlusu sıfatıyla alınan kararlardan (istihdam şeklinin seçimi, çalışma sürelerinin organizasyonu ve hesaplanması, ücretlendirme kuralları, iç yönetmelikler ve politikalar, çalışanlara karşı bilgilendirme yükümlülükleri dahil) kaynaklanan iş hukuku, sosyal güvenlik hukuku veya diğer istihdam mevzuatı ihlalleri;
TAXNXT'nin kasti kusurundan kaynaklanmadığı sürece, yasalara aykırı işe alım, değişiklik veya işten çıkarma süreçleriyle bağlantılı iddialar dahil olmak üzere iş uyuşmazlıkları, iş mahkemeleri ya da resmi kurumlar (PIP dahil) önündeki süreçler ve çalışanların talepleri;
yanlış bilgilendirmeden, Müşterinin hatalı Talimatlarından, bordro hazırlandıktan sonra Müşterinin kararlarını değiştirmesinden, Belge/Kaynak Veri iletimindeki eksiklik veya gecikmelerden ya da Müşterinin zamanında Kabul vermemesinden kaynaklanan prim, vergi veya kesinti hesaplama hataları.
9.2.3. Göçmenlik İşleri – sorumsuzluk halleri
Göçmenlik destek hizmetleri kapsamında TAXNXT aşağıdakilerden sorumlu değildir:
idari makamların Göçmenlik İşlerindeki ret, olumsuz karar veya diğer tasarrufları, özellikle sürecin sonucu, delillerin değerlendirilmesi veya idari takdir yetkisinin kullanımı;
süreç devam ederken veya belgeler hazırlandıktan sonra gerçekleşen, göçmenlik alanındaki yasa, uygulama, politika, yönerge veya prosedür gereksinimlerindeki değişiklikler ile belge veya şekli gereksinimlerdeki değişiklikler;
kurumların gecikmeleri, yavaşlıkları veya hareketsizliği ile süreçlerde kullanılan Harici Sistemlerin ve resmi dairelerin organizasyonel veya teknik kısıtlamaları;
katlanılma gerekliliği münhasıran TAXNXT'nin kasıtlı kusurundan kaynaklanmadığı sürece, başvuruların tekrarlanması, belgelerin yeniden sunulması, eksikliklerin tamamlanması veya itiraz yollarına başvurulmasıyla ilgili masraflar (resmi harçlar, çeviriler, onaylar, gönderiler dahil);
Müşterinin veya yabancı uyruklu kişinin uyumsuzluğundan, özellikle gecikmeli işlemlerden, zorunlu Belgelerin eksikliğinden, yanlış bilgi verilmesinden, randevulara gelinmemesinden, kurum taleplerinin yerine getirilmemesinden, harçların ödenmemesinden veya ikamet/çalışma şartlarının ihlal edilmesinden kaynaklanan ikamet veya çalışma yasal statüsünün kaybedilmesi (veya diğer olumsuz göçmenlik sonuçları).
9.2.4. Genel Bilgilendirme ve Resmi-İdari Destek – sorumsuzluk halleri
GŞ'nin 2.1.4 maddesi kapsamında yürütülen işlemlerle ilgili olarak TAXNXT aşağıdakilerden sorumlu değildir:
Müşteriyle ilgili hukuki, idari, denetim veya teftiş süreçlerinin sonuçları, özellikle resmi kurum veya mahkeme kararları ile bu süreçlerin akışı ve süresi;
değişikliklerin öngörülmesinin mümkün olmadığı veya TAXNXT'nin kontrolü dışında olduğu ölçüde, Müşterinin faaliyetlerini etkileyen mevzuat, kurum uygulamaları, düzenlemeler veya yönergelerdeki (sektörel değişiklikler dahil) değişikliklerin sonuçları;
Sözleşmede/Teklifte/Siparişte TAXNXT'nin bu tür bir ihtilafta belirli işlemleri yürüteceğine dair ayrı, yazılı bir taahhüdü açıkça öngörülmediği sürece, Müşterinin tedarikçileriyle veya ortaklarıyla olan, sözleşmelerin ifası, hesaplaşmalar, sorumluluk veya hizmet kalitesi ile ilgili ihtilaflar;
TAXNXT'nin Hizmet Kapsamı dışında kalan konularda, özellikle Müşterinin ticari kararlarından, iç politikaları uygulayıp uygulamamasından, çalışanlarının veya alt yüklenicilerinin eylemlerinden kaynaklanan uyum (compliance), organizasyon veya denetim yükümlülüklerinin ihlal edilmesi.
9.3. Dolaylı Zararların Hariç Tutulması
9.3.1. TAXNXT hiçbir durumda aşağıdakilerden sorumlu tutulamaz:
kâr kaybı (lucrum cessans), özellikle kâr mahrumiyeti, gelir kaybı, iş fırsatı kaybı veya sözleşme kayıpları;
dolaylı, özel, arızi veya netice kabilinden zararlar (faaliyet kesintisinden kaynaklanan zararlar dahil);
bu tür iddia kategorileri talep edilse dahi cezalandırıcı veya caydırıcı tazminatlar (punitive/exemplary damages);
faaliyet durması, atıl kalan kaynakların sürdürülmesi maliyetleri veya TAXNXT'nin sorumlu olmadığı olaylar nedeniyle katlanılan diğer operasyonel maliyetler;
itibar, marka değeri veya ticari ün kaybı iddiaları.
9.3.2. İşbu maddedekiler hukuken izin verilen en geniş kapsamda uygulanır ve TAXNXT'nin sorumluluğunu, hariç tutulmasının emredici mevzuata aykırı olacağı durumlarda, özellikle kasten sebebiyet verilen zararlarda sınırlamaz.
9.4. Mesleki Sorumluluk Sigortası
9.4.1. TAXNXT, yürüttüğü faaliyetlerle/mesleki sorumluluğuyla bağlantılı olarak, teminat tutarı 1.000.000,00 PLN (bir milyon Lehçe Zlotisi) olan bir mesleki sorumluluk (OC) sigortası sürdürür.
9.4.2. Müşterinin haklı talebi üzerine ve gizlilik kuralları ile sigorta poliçesi şartlarından kaynaklanan kısıtlamalar saklı kalmak kaydıyla TAXNXT, sigorta güvencesinin bulunduğunu teyit eden belgeyi (örneğin sertifika/poliçe örneğini) paylaşabilir.
9.4.3. Sigorta, zarar oluşması durumunda ek bir güvence oluşturur ancak sigortacı tarafından her durumda ödeme yapılacağının garantisi niteliğinde değildir ve TAXNXT'nin GŞ'de tanımlanan sorumluluk kurallarını değiştirmez.
9.4.4. Sigortanın bulunması, sigorta teminat tutarına bakılmaksızın TAXNXT'nin sorumluluk limitlerini artırmaz ve GŞ/Sözleşme'de öngörülen sorumluluk limitlerini aşan tutarların TAXNXT'den talep edilmesine gerekçe oluşturmaz.
10. VERİ KORUMA VE BİLGİ GÜVENLİĞİ
10.1. TAXNXT, kişisel verilerin korunması mevzuatına, özellikle de kişisel verilerin işlenmesinde gerçek kişilerin korunması ve bu verilerin serbest dolaşımı ile 95/46/AT sayılı Direktifin yürürlükten kaldırılmasına ilişkin 27 Nisan 2016 tarihli Avrupa Parlamentosu ve Konseyi (AB) 2016/679 Yönetmeliği'ne (Genel Veri Koruma Yönetmeliği) (AB Resmi Gazetesi L 119, 04.05.2016, s. 1) (bundan böyle: "GDPR / RODO") uygunluğu sağlamak için gerekli teknik ve organizasyonel önlemleri alır.
10.2. Müşterinin veya temsilcilerinin kişisel verilerinin işlenmesiyle ilgili olarak TAXNXT, Müşteriyi aşağıdaki hususlarda bilgilendirir:
Müşterinin (gerçek kişi olması halinde) ve Müşteri adına hareket eden veya Sözleşmenin ifası/irtibat için belirtilen gerçek kişilerin (örneğin Müşteriyi temsil eden kişiler, irtibat kişileri, Müşteri tarafında iş birliği için belirlenen kişiler – bundan böyle kümülatif olarak: "Müşteri Temsilcileri") kişisel verilerinin veri sorumlusu TAXNXT'dir (bundan böyle: "Veri Sorumlusu");
Kişisel verilerin Veri Sorumlusu tarafından işlenmesiyle ilgili her türlü konuda office@taxnxt.com e-posta adresi veya Veri Sorumlusunun yazışma adresi üzerinden iletişime geçilebilir;
Gerçek kişi olan Müşterinin kişisel verileri şu amaçlarla işlenebilir:
Sözleşmenin kurulması, ifası ve Hizmetlerin sunulması – yasal dayanak GDPR Madde 6(1)(b) hükmüdür,
Veri Sorumlusunun tabi olduğu yasal yükümlülüklerin (özellikle vergi ve muhasebe) yerine getirilmesi – yasal dayanak GDPR Madde 6(1)(c) hükmüdür,
Veri Sorumlusunun meşru menfaatlerinin gerçekleştirilmesi, özellikle hak taleplerinin tespiti, takibi veya savunulması ile güvenlik ve iş birliğinin sürekliliğinin sağlanması – yasal dayanak GDPR Madde 6(1)(f) hükmüdür;
Müşteri Temsilcilerinin kişisel verileri şu amaçlarla işlenebilir:
Sözleşmenin kurulması, ifası ve Hizmetlerin sunulması kapsamında iletişim ve iş birliğinin yürütülmesi,
Veri Sorumlusunun meşru menfaatlerinin gerçekleştirilmesi, özellikle günlük hizmetlerin sağlanması, hak taleplerinin tespiti, takibi veya savunulması – yasal dayanak GDPR Madde 6(1)(f) hükmüdür,
Veri Sorumlusunun tabi olduğu yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi – yasal dayanak GDPR Madde 6(1)(c) hükmüdür (bu yükümlülüklerin Temsilci verilerini ilgilendirdiği ölçüde);
Müşteri Temsilcilerinin kişisel verileri, kural olarak Müşteri tarafından Veri Sorumlusuna iletilir (örneğin Sözleşmede, yazışmalarda, Hizmetlerin ifası sırasında iletilen belgelerde) veya doğrudan ilgili kişilerden alınır;
Kişisel veriler, Sözleşmenin kurulması veya ifası ve Hizmetlerin sunulmasıyla bağlantılı olarak Veri Sorumlusuna hizmet veren alıcılara aktarılabilir; özellikle Veri Sorumlusunun çalışanlarına ve yöneticilerine, Alt Yüklenicilere (Sözleşme/GŞ'nin izin verdiği ölçüde), bilgi teknolojileri sistemleri ve BT hizmet sağlayıcılarına, posta ve kurye operatörlerine, hukuki veya muhasebe/hesaplama hizmeti veren kuruluşlara ve arşivleme/belge imha hizmeti sunan kuruluşlara; veriler ayrıca yasal mevzuatın gerektirdiği ölçüde yetkili resmi makamlara aktarılabilir;
Kişisel veriler, Sözleşmenin ifası ve Hizmetlerin sunulması için gerekli olan süre boyunca saklanır, ardından yasal mevzuatın (özellikle vergi ve muhasebe) gerektirdiği süreler ile hak taleplerinin zamanaşımı süreleri veya bunların nihai olarak çözümlenmesine kadar olan süre boyunca muhafaza edilir;
Kişisel verilerle ilgili olarak otomatik karar alma süreçleri işletilmeyecektir, GDPR Madde 22'de belirtilen profillemeye tabi tutulmayacaktır;
Kişisel verilerin verilmesi isteğe bağlıdır ancak Sözleşmenin kurulması, ifası ve Hizmetlerden yararlanılması için zorunludur; verilerin verilmemesi Sözleşmenin kurulmasını veya Hizmetlerin sunulmasını imkansız hale getirebilir;
İlgili kişilerin şu hakları bulunmaktadır: verilere erişim hakkı (GDPR Madde 15), düzeltme hakkı (GDPR Madde 16), silme hakkı (GDPR Madde 17), işlemeyi sınırlandırma hakkı (GDPR Madde 18), veri taşınabilirliği hakkı (GDPR Madde 20), işlemeye itiraz hakkı (GDPR Madde 21) ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanına şikayette bulunma hakkı.
10.3. TAXNXT'nin veri işleyen sıfatıyla Müşteri adına kişisel verileri dâhilinde işlediği ölçüde Taraflar, GDPR Madde 28 gereksinimlerini karşılayan ayrı bir veri işleme protokolü (DPA) veya Sözleşmeye ek protokol akdeder; DPA her bir Müşteri ile münferiden akdedilebilir.
10.4. TAXNXT, Müşterinin veya Temsilcilerinin verilerinin işlendiği sistemler ve hesaplar için teknik olarak mümkün olan ölçüde rol ve yetkilere dayalı erişim kontrolü (RBAC) ile çok faktörlü kimlik doğrulama (MFA) mekanizmaları uygular.
10.5. TAXNXT, Hizmetler kapsamında işlenen verilerin günlük, şifrelenmiş yedek kopyalarını (backup) alır ve bunları canlı (üretim) ortamdan bağımsız bir konumda, erişimin en aza indirilmesi ve yetkisiz erişime karşı koruma kurallarına uygun olarak merkez dışında (off-site) saklar.
10.6. TAXNXT, personeline kişisel verilerin korunması (GDPR) ve bilgi güvenliği konularında rollerine ve veri erişim durumlarına uygun olarak dönemsel (en az yılda bir kez) eğitimler verilmesini sağlar.
10.7. TAXNXT, yetkisiz faaliyetleri tespit etmek ve hesap verebilirliği sağlamak amacıyla teknik olarak mümkün olan ölçüde kişisel verilerin işlendiği sistemlere erişimlerin kayıtlarını (loglama) tutar ve izler.
10.8. TAXNXT, güvenlik olayları ve kişisel veri ihlallerine müdahale prosedürleri sürdürür; bu prosedürler olayların tanımlanması, sınıflandırılması, etkilerinin sınırlandırılması ve belgelenmesini kapsar. TAXNXT'nin veri işleyen sıfatıyla hareket ettiği durumlarda, Müşterinin GDPR Madde 33 ve 34 kapsamındaki sürelere (özellikle uygulanabiliyorsa 72 saat sınırına) uymasını sağlamak amacıyla, kişisel veri ihlallerini derhal Müşteriye bildirmeyi taahhüt eder.
10.9. TAXNXT, veri işlemenin niteliğine ve risklerine uygun olarak alınan güvenlik ve gizlilik önlemlerinin yeterliliğini dönemsel olarak (en az yılda bir kez) değerlendirir ve gerekçeli durumlarda düzeltici önlemleri uygular.
10.10. TAXNXT, veri işlemeyle bağlantılı olarak hizmetlerinden yararlandığı kuruluşları (alt işleyenler dahil), özellikle uygun teknik ve organizasyonel önlemlerin alınması açısından doğrular ve denetler ve gerektiğinde GDPR Madde 28'e uygun veri işleme sözleşmeleri akdeder.
10.11. Müşteri şunları taahhüt eder:
TAXNXT'ye yalnızca Hizmetlerin sunulması ve Sözleşmeden/GŞ'den kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekli olan kişisel verileri ve diğer bilgileri iletmek;
Çalışanlarının, iş ortaklarının, adaylarının veya verileri işlenen diğer kişilerin kişisel verilerinin TAXNXT'ye aktarılması için uygun bir yasal dayanağın bulunmasını sağlamak ve (veri sorumlusu sıfatıyla) bu kişilere karşı 2016/679 Sayılı Yönetmelik'ten (GDPR) kaynaklanan yükümlülükleri yerine getirmek, özellikle:
Müşterinin verileri doğrudan ilgili kişiden elde ettiği durumlar için GDPR Madde 13 kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğü (GDPR Madde 13(4) hükmü saklı kalmak kaydıyla),
Müşterinin verileri dolaylı yoldan elde ederek TAXNXT'ye aktardığı durumlar için GDPR Madde 14 kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğü (GDPR Madde 14(5) istisnaları saklı kalmak kaydıyla);
Verilerin TAXNXT'ye iletilmesi sırasında yetkisiz ifşa veya veri kaybı risklerini en aza indirmek için Müşteri tarafında da uygun güvenlik önlemlerini (örneğin güvenli Resmi Kanallar, dosyaların şifrelenmesi/parolayla korunması, erişim kontrolü) uygulamak;
TAXNXT'ye iletilen veya Sözleşmeyle bağlantılı olarak işlenen verilere ilişkin her türlü kişisel veri ihlali şüphesini veya güvenlik olayını derhal TAXNXT'ye (Resmi Kanal üzerinden) bildirmek;
İlgili kişilerin haklarının (özellikle erişim, düzeltme, silme, sınırlandırma, taşıma veya itiraz talepleri) karşılanması için bilgi ve talimatları zamanında ileterek TAXNXT ile gerekli iş birliğini yapmak;
Yukarıdaki yükümlülükleri, yerine getirildiklerini kanıtlayabilecek şekilde (hesap verebilirlik ilkesi) yürütmek ve TAXNXT'nin talebi üzerine, TAXNXT tarafındaki yasal riskleri en aza indirmek amacıyla yukarıda belirtilen aydınlatma yükümlülüklerinin yerine getirildiğine dair kanıtı (örneğin aydınlatma metni örneği, bilgilendirmenin iletildiğine dair teyit, duyuru içeriği) TAXNXT tarafından belirtilen süre içinde sunmak.
10.12. TAXNXT, Belgeleri ve Verileri (kişisel veriler dahil) yalnızca Hizmetlerin ifası için gerekli olan süre boyunca saklar; ardından yasal mevzuat, arşivleme ve sigorta yükümlülükleri ile hak taleplerinin tespiti, takibi veya savunulması için gerekli olan süre boyunca muhafaza eder:
Muhasebe belgeleri (kayıtlar, muhasebe evrakları, kurumlara iletilen dosya/raporlar dahil): Kural olarak vergi mevzuatından, özellikle Vergi Usul Kanunu'ndan kaynaklanan süreler boyunca (en az 5 yıl) saklanır ve özel mevzuat daha uzun bir saklama süresi gerektiriyorsa daha uzun süre muhafaza edilir.
İK ve bordro belgeleri: İş hukuku mevzuatından, özellikle İş Kanunu'ndan ve personel ile bordro belgelerine ilişkin yönetmeliklerden kaynaklanan süreler boyunca saklanır; TAXNXT'nin elinde bu tür Belgelerin kopyalarının bulunduğu ölçüde, Hizmetlerin ifası için gerekli olan süre ile mevzuatın gerektirdiği veya savunma için zorunlu olan süreler boyunca muhafaza edilir.
Göçmenlik İşlerine ilişkin dosyalar: Kural olarak ilgili Göçmenlik İşinde hizmetlerin tamamlanmasından veya iş birliğinin sona ermesinden (hangisi daha sonra gerçekleşirse) itibaren 3 yıl boyunca saklanır; yasal düzenlemeler, kurum gereksinimleri veya savunma ihtiyacı daha uzun süre saklanmasını haklı kılmadığı sürece.
Genel ve operasyonel yazışmalar: Kural olarak 2 yıl boyunca saklanır; TAXNXT Sözleşmenin doğru ifa edildiğini kanıtlamak, hesaplaşmalar veya hak taleplerinin zamanaşımı sürelerinin dolmasına kadar olan süreçte gerekli gördüğü ölçüde daha uzun süre saklayabilir.
10.13. İlgili saklama sürelerinin dolmasının ardından TAXNXT, mevcut teknik yöntemleri dikkate alarak verilerin/ortamların geri döndürülemeyecek şekilde kalıcı olarak silinmesini veya imha edilmesini kapsayan güvenli veri imha yöntemleri uygular; Müşterinin talebi üzerine TAXNXT silme/imha işleminin gerçekleştirildiğini teyit edebilir.
11. GİZLİLİK
11.1. "Gizli Bilgiler" ile Taraflar, Tanımlar Sözlüğünde (madde 24) tanımlanan bilgileri kastetmektedir.
11.2. Sözlükteki tanımı sınırlamaksızın Gizli Bilgiler özellikle şunları kapsayabilir: ticari, mali ve operasyonel bilgiler; kişisel veriler ile İK ve bordro belgeleri; müşteriler, iş ortakları ve tedarikçilere ilişkin bilgiler; süreçlerin, prosedurlerin ve araçların teknik birikimi (know-how); stratejik planlar ve iş geliştirme projeleri ile gizli olduğu belirtilen veya ifşa edilme koşulları ile niteliği gereği makul olarak gizli kabul edilmesi gereken bilgiler.
11.3. Taraflar şunları taahhüt eder:
Gizli Bilgileri gizli tutmak ve Sözleşme/GŞ veya emredici mevzuatın izin verdiği durumlar hariç olmak üzere üçüncü kişilere ifşa etmemek;
Gizli Bilgilere erişimi yalnızca Sözleşmenin ifası için bu bilgilere ihtiyacı olan kişilerle sınırlandırmak ("bilmesi gereken ölçüde / need-to-know"), bu kişilerin de en az Sözleşme/GŞ hükümlerinden kaynaklanan ölçüde gizlilik yükümlülüğü altına girmesini sağlamak;
Gizli Bilgileri münhasıran Sözleşmenin ifası, özellikle Hizmetlerin sunulması amacıyla kullanmak ve ifşa eden Tarafın önceden onayı olmaksızın başka hiçbir amaçla kullanmamak;
Gizli Bilgilerin niteliğini ve ihlal risklerini dikkate alarak Gizli Bilgileri yetkisiz erişim, ifşa, kayıp veya imhaya karşı korumak için uygun organizasyonel ve teknik önlemleri uygulamak;
İş birliğinin sona ermesinin ardından, ifşa eden Tarafın talebi üzerine, alan Tarafın elindeki Gizli Bilgileri iade etmek veya iadesi mümkün ya da makul değilse kalıcı olarak silmek/imha etmek; alan Tarafın yasal mevzuat, arşivleme yükümlülükleri, sigorta gereksinimleri veya hak taleplerinin takibi, tespiti ya da savunulması için gerekli kopyaları saklama hakkı saklı kalmak kaydıyla.
11.4. Gizli Bilgiler yalnızca aşağıdaki durumlarda ve gerekli olan ölçüde ifşa edilebilir:
ifşanın emredici mevzuat, kesinleşmiş mahkeme kararı veya yetkili bir kurumun bağlayıcı talebi doğrultusunda zorunlu olması halinde; bu durumda ifşa edecek olan Taraf (hukuken mümkün olduğu ölçüde), Gizli Bilgilerin ait olduğu Tarafı derhal ifşa yükümlülüğü hakkında bilgilendirir ve ifşa kapsamını sınırlandırmak için makul önlemleri alır;
Tarafın profesyonel danışmanlarına (özellikle hukuk büroları, vergi danışmanları, yeminli mali müşavirler, sigortacılar), bu kişilerin tabi olduğu yasal mevzuat veya sözleşme gereği en az Sözleşme/GŞ'dekine eşdeğer bir gizlilik yükümlülüğü altında olmaları kaydıyla;
ifşa eden Tarafın önceden yazılı veya belgesel formda verdiği onay kapsamında, bu onayda belirtilen şartlara ve sınırlara uygun olarak;
yasalara uyumu veya uygunluğu (compliance) kanıtlamak için ifşa edilmesinin zorunlu olması halinde, ilgili denetleyici veya düzenleyici kurumlara;
yasal mevzuat gerektirdiğinde veya yetkili kurumun bağlayıcı talebi üzerine, kolluk kuvvetlerine.
11.5. Gizli Bilgilerin 11.4. maddesi uyarınca ifşa edilmesi, ifşa eden Tarafı kalan kısımlar açısından gizlilik yükümlülüğünden muaf kılmaz.
11.6. Gizli tutma yükümlülüğü:
Gizli Bilgilerin ilk ifşa edildiği andan itibaren geçerlidir (Sözleşmenin kurulmasından önce veya ifası sırasında gerçekleşmiş olmasına bakılmaksızın);
Sözleşme süresince yürürlükte kalır;
Sözleşmenin feshinden veya sona ermesinden sonra süresiz olarak geçerlidir; iş birliğinin sona ermesinin ardından gizlilikle yükümlü Tarafın kusuru olmaksızın yasal yollardan kamuya açık hale gelen bilgiler bu kapsamın dışındadır;
Gizli Bilgilerin Sözleşmenin ifasıyla bağlantılı olarak paylaşıldığı çalışanlar, iş ortakları, Alt Yükleniciler ve Taraf adına hareket eden kişiler (TAXNXT temsilcileri dahil) için de geçerlidir; Gizli Bilgileri paylaşan Taraf, bu kişilerin en az Sözleşme/GŞ hükümlerinden kaynaklanan ölçüde gizlilik yükümlülüğü altına girmesini sağlamakla yükümlüdür.
12. İŞ BİRLİĞİNİN SONA ERMESİ
12.1. Standart Fesih
Taraflardan her biri, takvim ayının sonundan itibaren geçerli olmak üzere 90 (doksan) günlük fesih süresine uymak kaydıyla, Sözleşmeyi yazılı veya belgesel formda feshedebilir.
12.2. TAXNXT Tarafından Haklı Nedenle Derhal Fesih
12.2.1. TAXNXT, aşağıdaki durumlardan herhangi birinin meydana gelmesi halinde, Müşteriye yazılı veya belgesel formda önceden bildirimde bulunarak Sözleşmeyi derhal geçerli olacak şekilde feshetme yetkisine sahiptir:
12.2.2. Mali Nedenler:
TAXNXT tarafından kesilen herhangi bir faturanın ödeme süresinin dolmasından itibaren 21 günden fazla süreyle ödenmemiş olması;
Müşterinin iflasının ilan edilmesi, yeniden yapılandırma sürecinin başlatılması, ödeme acizliği tespiti veya alacaklılar yararına yürütülen her türlü sürecin başlatılması ya da Müşteri tarafından bu tür bir sürecin başlatılması için başvuruda bulunulması;
Müşterinin mali durumunun önemli ölçüde bozulması, özellikle Müşterinin TAXNXT'ye karşı borçlarını zamanında ödeyemeyeceğine dair haklı bir şüphenin ortaya çıkması ve Müşterinin, yapılan ihtara rağmen, makul bir süre içinde ek bir ödeme güvencesi veya ön ödeme sağlamaması.
12.2.3. İş Birliği Kurallarına İlişkin Nedenler:
Müşteri tarafından, en az bir kez yapılan yazılı ihtara rağmen, Hizmetlerin yürütülmesi için gerekli olan Eksiksiz Belgelerin veya Kaynak Verilerin mükerrer şekilde iletilmemesi;
Yazılı veya belgesel formda yapılan ihtara rağmen, GŞ'de belirlenen iletişim kurallarının (özellikle Resmi Kanalların kullanılmaması veya Talimatların Hizmetlerin ifasını engelleyecek şekilde iletilmesi) mükerrer şekilde ihlal edilmesi;
Müşteri tarafından İş Çıktılarının TAXNXT tarafından belirtilen sürelerde kontrol edilmemesi ve/veya Kabul edilmemesi ve bunun yasal sürelerin aşılması riski oluşturması, Hizmetlerin ifasını engellemesi veya Hizmet sunum sürecini önemli ölçüde aksatması.
12.2.4. Yasal Uyumluluk (Compliance) Nedenleri:
Müşterinin Polonya yasalarını ihlal eden faaliyetlerde bulunması ve bu ihlalin Hizmetlerin doğru sunulmasını etkilemesi veya TAXNXT tarafında yasal, finansal ya da itibari risk oluşturması;
Müşterinin yasalara, mesleki standartlara, etik kurallara veya TAXNXT'nin dahili prosedürlerine aykırı hizmetlerin sunulmasını talep etmesi;
Müşterinin yasal statüsü, ortaklık yapısı, mali durumu veya faaliyetlerinin niteliği hakkında önemli ölçüde yanlış beyanlarda bulunduğunun veya Sözleşmenin kurulması ya da ifası için önem arz eden bilgileri sakladığının ortaya çıkması;
Müşterinin, TAXNXT'nin değerlendirmesine göre TAXNXT için önemli bir itibari risk taşıyan eylemlerde bulunması.
12.2.5. Sözleşmenin derhal geçerli olacak şekilde feshedilmesi, TAXNXT'nin fesih tarihine kadar hak kazanılan Ücretleri ve diğer iddiaları talep etme hakkını ortadan kaldırmaz ve askıya alma şartları karşılanmışsa fesih beyanından önce Hizmetlerin durdurulması hakkını etkilemez.
12.3. Müşteri Tarafından Haklı Nedenle Derhal Fesih
12.3.1. Müşteri, aşağıdaki durumlarda Sözleşmeyi yazılı veya belgesel formda derhal geçerli olacak şekilde feshetme yetkisine sahiptir:
TAXNXT'nin Kapsam dahilindeki Hizmetlere ilişkin SLA'yı önemli ölçüde ve mükerrer şekilde ihlal etmesi ve Müşterinin önceden TAXNXT'ye (yazılı veya belgesel formda) ihlali gidermesi için en az 10 (on) gün süre tanıyarak ihtar çekmiş olması ve bu sürenin sonuçsuz kalması; SLA'nın askıya alındığı durumlar SLA ihlali kapsamında değerlendirilmez;
TAXNXT'nin iflasının ilan edilmesi, yeniden yapılandırma sürecinin başlatılması, ödeme acizliğinin tespit edilmesi veya alacaklılar yararına Sözleşmenin ifasını imkansız kılan veya önemli ölçüde kısıtlayan bir sürecin başlatılması;
TAXNXT'nin Kapsam dahilindeki Hizmetleri yürütmesi için yasal olarak zorunlu olan lisans, yetki veya izinleri kaybetmesi, bunların bulunmasının emredici mevzuat gereği zorunlu olması şartıyla.
12.3.2. Sözleşmenin işbu madde uyarınca feshedilmesi, Müşterinin fesih tarihine kadar ifa edilen Hizmetler için muaccel olan Ücretleri ve ifasıyla bağlantılı olarak TAXNXT tarafından katlanılan harici maliyetleri ödeme yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.
12.4. Sona Erme Sonrasındaki Yükümlülükler
12.4.1. 12.4.2–12.4.5 maddeleri saklı kalmak kaydıyla, Sözleşmenin feshinden veya sona ermesinden sonra TAXNXT:
sona erme tarihinde devam etmekte olan işleri, ifaları Eksiksiz Belgeler temelinde mümkün olduğu ve Kapsamı aşan işlemleri gerektirmediği sürece, organizasyonel olarak makul ölçüde tamamlar;
Müşteriye hizmetlerin devredilmesi (handover) sürecinde, sona erme tarihinden itibaren en fazla 30 gün boyunca, yürütülen Hizmetlerle ilgili bilgi ve materyallerin aktarılması için gerekli olan ölçüde makul yardım sağlar;
TAXNXT'nin elinde bulunan Müşteriye ait Belgeleri ve Kaynak Verileri, teknik olarak mümkün olan kapsamda ve formatta ve mevzuattan ya da GŞ'den kaynaklanan arşivleme yükümlülüklerini dikkate alarak sona erme tarihinden itibaren 15 İş Günü içinde Müşteriye iade eder veya indirilmeye sunar;
sona erme tarihine kadar muaccel olan Ücretleri ve daha önce yansıtılmamış harici maliyetleri içeren nihai faturayı keser ve ardından hesaplaşmayı gerçekleştirir.
12.4.2. 12.4.1 maddesinde belirtilen işlemlerin yapılması, Müşterinin TAXNXT'ye karşı muaccel olan tüm borçlarını, Ücretler ve Harici Maliyetler dahil olmak üzere önceden ödemiş olması şartına bağlanabilir.
12.4.3. 12.4.1 maddesinin ikinci fıkrasında belirtilen devir süreci desteği yalnızca organizasyonel ve bilgilendirme niteliğindeki işlemleri kapsar; yeni hizmetlerin sunulmasını veya Kapsamı aşan işlemleri içermez ve Sözleşme/Teklif/Sipariş bunu öngörüyorsa ya da Taraflar ayrı bir mutabakat sağlarsa ek ücrete tabi olabilir.
12.4.4. Belgelerin ve Verilerin iadesi/sunulması, güvenlik ve gizlilik gereksinimleri dikkate alınarak kararlaştırılan Resmi Kanal üzerinden veya TAXNXT tarafından belirtilen başka bir yöntemle gerçekleştirilir.
12.4.5. İşbu maddedekiler, TAXNXT'nin Gizli Bilgileri koruma ve kişisel verileri geçerli mevzuata ve Tarafların ilgili mutabakatlarına uygun olarak işleme yükümlülüğünü etkilemez.
12.4.6. Sözleşmenin feshinden veya sona ermesinden sonra Müşteri şunları taahhüt eder:
TAXNXT'ye karşı muaccel olan tüm borçlarını, sona erme tarihine kadar ifa edilen Hizmetlere ilişkin Ücretler ve katlanılan harici maliyetler dahil olmak üzere derhal ödemek;
TAXNXT'den Belgeleri ve Kaynak Verileri sona erme tarihinden itibaren 30 gün içinde teslim almak/indirmek (TAXNXT tarafından belirtilen indirme kanalı dahil); bu sürenin sonuçsuz kalmasının ardından TAXNXT, Belge ve Kaynak Verilerin sürekli olarak sunulmasını durdurabilir ve bunları GŞ ile mevzuata uygun olarak arşivleyebilir veya silebilir;
iadenin gerçekleştirilmesi için gerekliyse, Belgelerin ve Kaynak Verilerin iade edilme şekline ilişkin talimatları (özellikle irtibat kişisini, iade adresini/kanalını ve gerekli formatı) Resmi Kanal üzerinden TAXNXT'ye iletmek;
hizmetlerin başka bir sağlayıcıya sorunsuz aktarılması için gerekli iş birliğini yapmak, özellikle bilgileri zamanında sunmak, aktarım işlemlerine Kabul vermek ve (varsa) yeni hizmet sağlayıcıyı belirtmek.
12.5. Yürürlükte Kalmaya Devam Eden Hükümler
Sözleşmenin feshinden veya sona ermesinden sonra, nedenine bakılmaksızın, nitelikleri gereği sona ermeden sonra da geçerli olması gereken hükümler yürürlükte kalmaya devam eder; özellikle aşağıdakilerle ilgili hükümler:
sona erme tarihine kadar ifa edilen Hizmetler için muaccel olan Ücretler ile harici maliyetlerin ve diğer borçların ödenmesi yükümlülüğü;
gizlilik, Gizli Bilgilerin korunması ve ifşa edilme yasağı (GŞ/Sözleşme'de öngörülen ölçüde);
TAXNXT'nin sorumluluk sınırlamaları ve istisnaları, sorumluluk limitleri ve belirli zarar türlerine ilişkin sorumsuzluk halleri dahil;
fikri mülkiyet hakları, materyallerin, belgelerin ve İş Çıktılarının kullanım kuralları dahil (GŞ/Sözleşme'de öngörülen ölçüde);
Tarafların kişisel verilerin korunması ve bilgi güvenliği kapsamındaki yükümlülükleri, veri işleme protokollerine (varsa) ilişkin hükümler dahil.
13. FİKRİ MÜLKİYET VE PERSONELİN KORUNMASI
13.1.Müşteri, Sözleşme süresince ve Sözleşmenin feshinden veya sona ermesinden sonraki 12 (on iki)
ay boyunca, TAXNXT'nin yazılı veya belgesel formda önceden verilmiş açık onayı olmaksızın aşağıdakileri yapmayacağını taahhüt eder:
Sözleşme kapsamında Müşteriye Hizmet sunulmasında görev alan TAXNXT'nin çalışanlarını, iş ortaklarını veya ekip üyelerini doğrudan veya dolaylı olarak istihdam etmek (işe almak) amacıyla girişimlerde bulunmamayı, özellikle iş teklifleri, iş birliği önerileri sunarak Müşteri veya Müşteriyle bağlantılı kuruluşlar bünyesinde çalışmaya teşvik etmemeyi;
TAXNXT çalışanlarını, iş ortaklarını veya ekip üyelerini TAXNXT ile olan iş akitlerini/iş birliği sözleşmelerini feshetmeye veya değiştirmeye teşvik etmemeyi;
TAXNXT'nin eski çalışanlarını veya eski iş ortaklarını, TAXNXT ile olan ilişkilerinin sona ermesinden itibaren 12 (on iki) ay boyunca herhangi bir şekilde istihdam etmemeyi (işe almamayı veya iş birliği içerisine girmemeyi);
TAXNXT'nin önceden açık onayı olmadıkça, TAXNXT dışındaki iş arayışlarında TAXNXT çalışanlarına veya iş ortaklarına referans (tavsiye, görüş veya teyit dahil) vermemeyi.
13.2. 13.1 maddesinde belirtilen yasak, ilgili kişinin Müşteriden doğrudan bir teşvik veya davet olmaksızın kamuya açık iş ilanlarına başvurması durumunda ve Müşterinin bu yönde bir teşvik faaliyetinde bulunmadığını kanıtlayabilmesi şartıyla uygulanmaz.
13.3. 13.1.-13.2. maddelerindeki hükümler, Müşteri ile bağlantılı kuruluşların ve Müşteri adına hareket eden kişilerin eylemlerine de uygun şekilde uygulanır.
13.4. Müşterinin 13.1 maddesinde tanımlanan yükümlülüklerden herhangi birini ihlal etmesi durumunda Müşteri, her bir ihlal ve ihlale konu her bir kişi için TAXNXT'ye aşağıdaki tutarlarda cezai şart (götürü tazminat) ödemeyi kabul eder:
ilgili kişinin TAXNXT bünyesindeki 12 (on iki) aylık brüt ücretine (ihlal tarihindeki aylık brüt ücretinin 12 katına; değişken ücret durumunda ihlalden önceki son 3 ayın ortalamasına) eşdeğer tutar ve
götürü işe alım ve yeni personelin uyum süreci masrafları olarak 50.000 PLN (elli bin Lehçe Zlotisi) ("İkame Personel Masrafı").
13.5. TAXNXT tarafından katlanılan belgelenmiş işe alım ve yeni personel uyum masraflarının İkame Personel Masrafı tutarını aşması halinde Müşteri, masrafları kanıtlayan belgelere dayanarak 50.000 PLN'yi aşan farkı TAXNXT'ye öder.
13.6. Cezai şarttan bağımsız olarak Müşteri, yasal olarak izin verilen ve TAXNXT tarafından belgelenen ölçüde, hukuk müşavirliği masrafları da dahil olmak üzere 13.1 maddesinin ihlal edilmesinden kaynaklanan alacakların takibine ilişkin makul masrafları TAXNXT'ye öder.
13.7. Cezai şart, Müşteriye Resmi Kanal üzerinden ödeme talebinin iletildiği tarihten itibaren 7 gün içinde ödenir. Cezai şartın ödenmesi için zararın oluştuğunun veya miktarının kanıtlanması şartı aranmaz.
13.8. Cezai şartın öngörülmüş olması, TAXNXT'nin genel kurallara göre (Polonya Medeni Kanunu m. 484 § 1) cezai şartı aşan zararlar için tazminat talep etme hakkını ortadan kaldırmaz.
13.9. TAXNXT, aşağıdakilerle ilgili münhasır haklarını (uygulanabildiği ölçüde fikri mülkiyet ve telif hakları dahil) saklı tutar:
Hizmetlerin sunulmasında kullanılan kendi metodolojileri, teknik bilgi birikimi (know-how), standartlar ve süreçler;
Hizmetlerin sunulması amacıyla TAXNXT tarafından geliştirilen veya tasarlanan yazılım araçları, çözümler ve uygulamalar (kaynak kodları, bileşenler, yapılandırmalar ve entegrasyonlar dahil);
TAXNXT tarafından kullanılan şablonlar, formlar, kontrol listeleri, standartlar, belge şablonları ve raporlama yapıları;
onboarding süreçleri, Hizmetlerin ifa süreçleri ve Hizmet sunum şekliyle ilgili organizasyonel çözümler;
TAXNXT'nin dahili eğitim materyalleri, talimatları, sunumları, politikaları ve prosedürleri.
13.10. 13.9 maddesinde belirtilen unsurlar TAXNXT'nin mülkiyetindedir ve Müşteriye devredilmez. Sözleşme/GŞ açıkça aksini belirtmedikçe Müşteri, bunları yalnızca Hizmetlerden yararlanmak ve kendisine iletilen İş Çıktılarını kullanmak için gerekli olan ölçüde kullanabilir.
13.11. Müşteri, Hizmetler kapsamında TAXNXT tarafından hazırlanan ve Müşteriye iletilen nihai İş Çıktılarından, özellikle Müşterinin Belge/Kaynak Verilerine dayanarak hazırlanan beyannameler, bildirimler, raporlar, listeler, dosyalar ve belgelerden (bundan böyle "Sonuçlar") yararlanma hakkına sahiptir.
13.12. Yukarıdaki hüküm saklı kalmak kaydıya TAXNXT, Sonuçların hazırlanmasında kullanılan metodoloji, teknik bilgi birikimi, süreçler, araçlar, şablonlar ve çözümler (13.9 maddesindekiler dahil) ile Sonuçların temelini oluşturan her türlü genel, tekrarlanabilir unsur üzerindeki haklarını saklı tutar.
13.13. Müşteriye, Sonuçları yalnızca kendi dahili ve ticari ihtiyaçları için, kullanım amaçlarına ve geçerli mevzuata uygun olarak kullanması amacıyla münhasır olmayan, devredilemez ve sınırlı bir lisans verilir; sublisans verme, satma, yayınlama veya yasal zorunluluklar ile Müşterinin resmi kurumlara karşı yükümlülüklerinin ifası (örn. vergi dairesine, ZUS'a, bankaya, denetçiye sunulması) ile gizlilik yükümlülüğü altındaki profesyonel danışmanlarıyla paylaşılması durumları hariç olmak üzere Sonuçları üçüncü kişilerle paylaşma hakkı bulunmamaktadır.
13.14. İşbu maddedekiler, Müşterinin Belgeler ve Kaynak Veriler üzerindeki haklarını etkilemez ve bu Belgeler ile Verilerin mülkiyet haklarını TAXNXT'ye devretmez.
13.15. Müşteri, TAXNXT'ye aşağıdaki yetkileri verir:
Müşterinin adını referans listelerinde ve pazarlama materyallerinde kullanmak (Müşteri bu hakkı TAXNXT'ye karşı açıkça yasaklamadığı sürece),
pazarlama amaçları için anonimleştirilmiş başarı hikayeleri (case study) hazırlamak,
promosyon materyallerinde genel hizmet istatistiklerine yer vermek,
mesleki gelişim bağlamında hizmet ilişkisini belirtmek.
14. ŞARTLARIN GÜNCELLENMESİ
14.1. Değişiklik Yapma Hakkı
TAXNXT, GŞ'yi aşağıdaki hususları yansıtmak amacıyla gerekli görüldüğü ölçüde değiştirme hakkını saklı tutar:
Hizmetlerin sunulmasını etkileyen yasa, mevzuat, düzenleme veya resmi kurum gereksinimlerindeki değişiklikler;
TAXNXT tarafından sunulan hizmetlere ilişkin mesleki standartlar ile piyasa uygulamalarındaki güncellemeler;
Hizmet yelpazesinin genişletilmesi veya değiştirilmesi (yeni paketlerin, işlevlerin veya Hizmet sunum şekillerinin eklenmesi dahil);
Müşteri hizmetlerinde kullanılan araçlar, Harici Sistemler veya Resmi Kanallardaki değişiklikler dahil olmak üzere Hizmetlerin sunulma şeklini etkileyen teknolojik gelişmeler.
14.2. Bildirim ve Uygulama Usulü
14.2.1. TAXNXT, GŞ değişikliklerini en az 30 gün öncesinden belgesel formda, özellikle Resmi Kanal üzerinden e-posta yoluyla Müşteriye bildirir.
14.2.2. Değiştirilen GŞ'nin yürürlük tarihi bildirimde belirtilir ve yukarıda belirtilen sürenin dolmasından önce olamaz; değiştirilen GŞ yürürlük tarihinden sonra sunulan Hizmetlere uygulanır.
14.2.3. Müşteri değişiklikleri inceleme ve soru veya görüşlerini iletme hakkına sahiptir; Müşterinin gerekçeli talebi üzerine Taraflar planlanan değişiklikleri makul bir süre içinde görüşebilirler.
14.2.4. GŞ değişikliklerinin Müşteri için önemli derecede olumsuz sonuçlar doğurması halinde Müşteri, değişikliklerin yürürlüğe gireceği tarihten önce yazılı veya belgesel formda fesih bildiriminde bulunarak Sözleşmeyi standart usule uygun olarak feshedebilir; bu durumda Sözleşme sona erene kadar GŞ'nin eski hükümleri uygulanır.
14.3. Acil Değişiklikler
14.3.1. Hizmet ifa yönteminin derhal uyarlanmasını gerektiren acil yasa, mevzuat veya kurum gereksinimleri değişikliklerinde TAXNXT, uyumu veya Hizmetlerin sürekliliğini sağlamak amacıyla gerekli görüldüğü ölçüde GŞ değişikliklerini derhal geçerli olacak şekilde uygulayabilir.
14.3.2. TAXNXT, acil değişikliklerin uygulanmasını takip eden 48 saat içinde gerekçelerini, kapsamını ve yürürlük tarihini belirterek Müşteriye belgesel formda (özellikle Resmi Kanal üzerinden e-posta ile) bildirimde bulunur.
14.3.3. TAXNXT, acil değişikliklerin geriye dönük olarak (uygulama tarihinden itibaren) geçerli olması için Müşteriden onay talep edebilir; onayın verilmemesi, değişikliklerin uygulanmasının emredici mevzuat veya kurum gereksinimleri sebebiyle zorunlu olduğu ölçüde değişikliklerin geçerliliğini etkilemez.
14.3.4. Müşterinin talebi üzerine TAXNXT, acil değişikliklerin iş birliğine ve Kapsama olan etkilerini görüşmek üzere Resmi Kanal üzerinden kararlaştırılan bir tarihte tek seferlik, ücretsiz bir danışmanlık sağlar.
15. UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ VE GENEL HÜKÜMLER
15.1. Uyuşmazlık Çözüm Süreci
15.1.1. Taraflar Sözleşmeden/GŞ'den kaynaklanan veya bunlarla bağlantılı her türlü uyuşmazlığı, iddiayı veya uyumsuzluğu ("Uyuşmazlık"), her zaman sulh yoluna başvurma hakları saklı kalmak kaydıyla, aşağıdaki aşamalı çözüm prosedürüne uygun olarak dostane yollarla çözmeyi taahhüt ederler.
15.1.2. 1. Aşama – Doğrudan Müzakereler (30 gün)
15.1.2.1. Süreci başlatmak isteyen Taraf, diğer Tarafa Uyuşmazlığın kısa bir tanımını ve görüşmelere başlama takvimi önerisini içeren yazılı veya belgesel formda bir Uyuşmazlık Bildirimi iletir.
15.1.2.2. Müzakereler Tarafların görüş sunmaya ve çözüm üzerinde anlaşmaya yetkili kılınan temsilcileri tarafından dürüstlük kurallarına uygun olarak yürütülür.
15.1.2.3. Taraflar müzakerelerin seyrini, sunulan görüşleri, çözüm önerilerini ve varılan mutabakatları belgesel formda kayıt altına alır.
15.1.2.4. Taraflardan birinin talebi üzerine, müzakerelere üst düzey yönetim temsilcileri de dahil edilir.
15.1.2.5. Müzakere süresi, Uyuşmazlık Bildiriminin teslim edildiği tarihten itibaren 30 gündür, Taraflar yazılı veya belgesel formda uzatılmasını kararlaştırmadıkları sürece.
15.1.3. 2. Aşama – Arabuluculuk (60 gün)
15.1.3.1. Uyuşmazlığın 15.1.2 maddesi uyarınca çözülememesi durumunda Taraflar, Polonya Ulusal Ticaret Odası (Krajowa Izba Gospodarcza) nezdinde yürütülecek arabuluculuk yoluyla çözmeyi denerler.
15.1.3.2. Arabulucu Tarafların mutabakatıyla seçilir. Arabuluculuk davetinin iletilmesinden itibaren 14 gün içinde arabulucu seçimi üzerinde anlaşılamazsa arabulucu, Ulusal Ticaret Odası kurallarına göre belirlenir.
15.1.3.3. Arabuluculuk masrafları (arabulucu ücreti ve idari harçlar dahil), sulh anlaşmasında veya ayrı bir mutabakatta aksini kararlaştırmadıkça Taraflarca eşit olarak paylaşılır.
15.1.3.4. Arabuluculuk süresi, başvuruda bulunulduğu tarihten itibaren 60 gündür, Taraflar yazılı veya belgesel formda uzatılmasını kararlaştırmadıkları sürece.
15.1.4. 3. Aşama – Yargı Süreci
15.1.4.1. Müzakere ve arabuluculuk süreçlerinin sonuçsuz kalması durumunda Uyuşmazlık, Gdansk'taki yetkili yerel mahkemeler nezdinde çözülür; bu mahkemelerin yetkisi münhasırdır.
15.1.4.2. Sözleşmeye/GŞ'ye ve her türlü Uyuşmazlığa Polonya hukuku uygulanır.
15.1.4.3. Davayı kaybeden Taraf, yasal olarak izin verilen en geniş kapsamda diğer Tarafın makul hukuk müşavirliği masraflarını, özellikle mahkemece hükmedilen masrafları karşılar; Taraflar, ilgili mevzuata uygun olarak kanıtlanması ve gerekçelendirilmesi kaydıyla mahkemece hükmedilen tutarları aşan masrafların da iadesini talep edebilirler.
15.2. Mücbir Sebep
15.2.1. Gecikme veya ifa imkansızlığının Mücbir Sebepten kaynaklanması şartıyla Taraflar, Sözleşmeden/GŞ'den kaynaklanan yükümlülüklerin ifa edilememesinden veya gecikmesinden sorumlu tutulamaz.
15.2.2. Mücbir Sebebe maruz kalan Taraf şunları taahhüt eder:
Mücbir Sebebin etkilerini sınırlandırmak ve yükümlülüklerin ifasını yeniden başlatmak için derhal makul önlemleri almak,
Mücbir Sebebin oluşmasından (veya haberdar olunmasından) itibaren 10 İş Günü içinde, mümkün olduğunca olayın niteliğini, tahmin edilen süresini ve Sözleşmenin/GŞ'nin ifası üzerindeki etkilerini belirterek diğer Tarafa belgesel formda bildirimde bulunmak.
15.2.4. Mücbir Sebep süresince yükümlülüklerin ifa süreleri, Mücbir Sebep süresi ve etkilerinin giderilmesi için gerekli olan süre kadar uzatılır. SLA'ya ilişkin hükümler GŞ'de tanımlanan askıya alma kuralları dikkate alınarak uygulanır.
15.2.5. Mücbir Sebebin kesintisiz olarak uzun süre devam etmesi halinde Taraflar, Sözleşmenin/GŞ'nin ifa edilme şeklini veya kararlaştırılacak şartlarda feshedilmesini görüşmek üzere dürüstlük kurallarına uygun olarak görüşmeler yürütürler.
15.3. Temlik ve Devir
15.3.1. Müşteri, TAXNXT'nin önceden yazılı veya belgesel formda verilmiş açık onayı olmaksızın, Sözleşmeden/GŞ'den kaynaklanan hak veya yükümlülüklerini (tamamen veya kısmen) devredemez (temlik edemez).
15.3.2. TAXNXT, Müşteriye en az 30 gün öncesinden belgesel formda bildirimde bulunmak şartıyla, Sözleşmeden/GŞ'den kaynaklanan hak ve/veya yükümlülüklerini TAXNXT ile bağlantılı kuruluşlara devretme (temlik etme) yetkisine sahiptir.
15.3.3. TAXNXT'nin hak ve/veya yükümlülüklerini bağlı olmayan bir üçüncü kişiye devretmesi (temlik etmesi), Müşterinin önceden yazılı veya belgesel formda verilmiş onayını gerektirir.
15.3.4. İşbu maddede belirtilen devir ve temlikler gizlilik yükümlülüklerine halel getirmez; hak ve/veya yükümlülükleri devralan kuruluş, en az Sözleşme/GŞ hükümlerinden kaynaklanan ölçüde gizlilik yükümlülüğü altındadır.
15.4. Geçerlilik ve Yorumlama
15.4.1. Sözleşme'nin/GŞ'nin herhangi bir hükmünün geçersiz, hükümsüz veya uygulanamaz olduğunun ortaya çıkması, yasal olarak izin verilen en geniş kapsamda yürürlükte kalmaya devam eden diğer hükümlerin geçerliliğini, etkililiğini veya uygulanabilirliğini etkilemez.
15.4.2. Geçersiz, hükümsüz veya uygulanamaz hüküm, Tarafların Sözleşmeden/GŞ'den kaynaklanan ticari amacını ve niyetini en iyi yansıtan geçerli ve uygulanabilir bir hükümle ikame edilir.
15.4.3. Sözleşmede/GŞ'de kullanılan başlıklar yalnızca düzenleme amaçlıdır, hükümlerin yorumunu etkilemez ve kapsamlarını sınırlamaz.
15.4.4. Yorum şüpheleri durumunda Sözleşme/GŞ hükümleri, Tarafların ortak niyeti ve Sözleşmenin/GŞ'nin ticari amacı dikkate alınarak kendi ifadeleri doğrultusunda yorumlanır.
15.4.5. Belgelerin dil versiyonları arasında farklılık olması durumunda, Taraflar Genel Sözleşmede (MSA) açıkça aksini kararlaştırmadıkça Lehçe versiyon geçerlidir.
15.5. Sözleşmenin Bütünlüğü
İşbu GŞ (Şartlar), Genel Sözleşme (MSA) ve Taraflarca kabul edilen her türlü ek protokol ve değişikliklerle (yazılı veya belgesel formda) birlikte, Sözleşme kapsamındaki konularda Tarafların mutabakatının bütününü oluşturur ve bu konudaki önceki tüm (sözlü ve yazılı) anlaşma, karar ve beyanların yerine geçer.
16. TEYİT VE KABUL
16.1. TAXNXT Hizmetlerini kullanarak (özellikle Sipariş vererek, Teklif kabul ederek, Belge ileterek veya iş birliğine başlayarak) Müşteri şunları teyit eder:
GŞ hükümlerini incelediğini ve anladığını;
GŞ hükümleriyle bağlı olmayı onayladığını ve bu şartların TAXNXT ile olan iş birliğine uygulanmasını kabul ettiğini;
Müşteri adına hareket etmeye ve Müşteri kuruluşunu GŞ hükümleriyle bağlamaya tam yetkili olduğunu;
GŞ'nin Lehçe versiyonunu teslim aldığını veya TAXNXT tarafından sunulan Lehçe versiyonu inceleme fırsatı bulduğunu.
16.2. GŞ, TAXNXT tarafından Müşteriye Hizmet sunulmaya başlandığı tarihten itibaren geçerlidir ve GŞ/Sözleşme hükümlerine uygun olarak Sözleşme feshedilene veya sona erene kadar yürürlükte kalır.
TAXNXT Sp. z o.o.
Adres: ul. Torunska 15/77, 80-747 Gdansk, Polonya
E-posta: office@taxnxt.com
Belge Sürümü: 1.0
Yürürlük Tarihi: 01.01.2026 r.