OWU

przez spółkę TAXNXT Sp. z o.o.

Obowiązujące od dnia 01.01.2026 r.

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.1. Usługodawca

TAXNXT Sp. z o.o., spółka z ograniczoną odpowiedzialnością utworzona zgodnie z prawem polskim, z siedzibą w Gdańsku, Polska, KRS nr 0001117478, NIP: 6783218496, REGON: 529197763 („Spółka”, „TAXNXT”, „my”, „nas”, „nasze”).

1.2. Prawo właściwe

Niniejsze Ogólne Warunki Świadczenia Usług („Warunki”) podlegają wyłącznie prawu polskiemu. Wszelkie spory wynikające z lub związane z niniejszymi Warunkami albo świadczonymi usługami podlegają wyłącznej jurysdykcji sądów polskich, w szczególności sądów właściwych dla Miasta Gdańska.

1.3. Ramy prawne

Wszystkie usługi są świadczone zgodnie z Kodeksem cywilnym, Kodeksem spółek handlowych, Ordynacją podatkową, Kodeksem pracy oraz innymi właściwymi powszechnie obowiązującymi przepisami polskimi i Unii Europejskiej.

1.4. Definicje

Użyte w Warunkach określenia oznaczają:

1. Dni Robocze – dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce. Dniem Roboczym nie jest sobota ani niedziela.

2. Czas urzędowy w Polsce – czas obowiązujący na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (CET/CEST), zgodnie z przepisami i praktyką urzędową.

3. Klient – podmiot (osoba prawna, jednostka organizacyjna, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą), który zawarł z TAXNXT Umowę lub zaakceptował Ofertę/Zlecenie i na rzecz którego świadczone są Usługi.

4. TAXNXT / Usługodawca – TAXNXT sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, wskazana w OWU jako podmiot świadczący Usługi.

5. OWU / Warunki – niniejsze ogólne warunki świadczenia usług, stanowiące wzorzec umowny TAXNXT, mające zastosowanie do Umowy, o ile Strony nie postanowią wyraźnie inaczej w Umowie.

6. Umowa – (i) umowa ramowa o świadczenie usług (MSA), (ii) zlecenie/umowa szczegółowa, (iii) zaakceptowana Oferta, albo (iv) inny dokument/forma uzgodnienia, na podstawie którego TAXNXT świadczy Usługi Klientowi, do którego stosuje się OWU.

7. Oferta – przedstawiona Klientowi propozycja warunków handlowych lub zakresu Usług (w tym cennik, pakiet, stawki, terminy), w formie pisemnej lub dokumentowej (w szczególności e-mail), której akceptacja przez Klienta prowadzi do zawarcia Umowy.

8. Zlecenie – każdorazowe zamówienie Klienta dotyczące wykonania określonych czynności w ramach Zakresu, zaakceptowane przez TAXNXT w formie dokumentowej, w tym również poprzez rozpoczęcie realizacji.

9. Zakres – opis Usług objętych Umową (w tym ich rodzaj, zakres rzeczowy i organizacyjny, terminy, poziom SLA, kanały komunikacji, odpowiedzialności Stron), wskazany w Umowie/Ofercie/Zleceniu; Zakres nie obejmuje czynności wyłączonych w OWU.

10. Usługi – czynności wykonywane przez TAXNXT na rzecz Klienta w ramach Zakresu, w szczególności usługi księgowe, kadrowo-płacowe i wsparcie administracyjne, w zakresie uzgodnionym w Umowie.

11. SLA / Standardy świadczenia usług – opis docelowych (orientacyjnych) czasów reakcji i realizacji oraz zasad organizacyjnych świadczenia Usług. SLA ma charakter standardu operacyjnego, a nie gwarancji rezultatu, chyba że Umowa stanowi wyraźnie inaczej.

12. Dokumenty – wszelkie informacje, dane, oświadczenia, pliki i materiały przekazywane TAXNXT przez Klienta albo przez osoby działające w imieniu Klienta, w tym w szczególności: faktury, rachunki, wyciągi bankowe, zestawienia, umowy, ewidencje czasu pracy, dokumenty pracownicze, dane identyfikacyjne, dokumenty imigracyjne, pełnomocnictwa, korespondencja z organami oraz inne materiały niezbędne do wykonania Usług.

13. Kompletne Dokumenty – Dokumenty spełniające łącznie następujące warunki: (i) są czytelne i poprawne formalnie, (ii) zawierają wszystkie wymagane elementy, (iii) zostały przekazane w uzgodnionym formacie i kanałem, (iv) obejmują cały wymagany okres/zakres (bez „dosyłek” wpływających na rozliczenie), (v) nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności z prawem, rzetelności lub spójności.

14. Dane Źródłowe – dane dostarczane TAXNXT przez Klienta lub pochodzące z systemów Klienta, które stanowią podstawę sporządzania ewidencji, deklaracji, raportów, list płac i innych wyników prac; TAXNXT nie odpowiada za nieprawdziwość lub niekompletność Danych Źródłowych, o ile nie wynika ona z winy umyślnej TAXNXT.

15. Wyniki Prac – wytworzone przez TAXNXT w toku realizacji Usług dokumenty i rezultaty, w szczególności: deklaracje, pliki JPK, raporty, zestawienia, listy płac, formularze, projekty pism, wnioski, potwierdzenia złożenia (UPO), a także inne uzgodnione produkty.

16. Akceptacja – zatwierdzenie przez Osobę Upoważnioną działającą w imieniu Klienta Wyników Prac lub decyzji do złożenia/wykonania (np. deklaracji, listy płac, wniosku), dokonane w formie dokumentowej poprzez Kanał Oficjalny; brak odpowiedzi w terminie wskazanym przez TAXNXT może być uznany za Akceptację, jeżeli OWU/Umowa tak stanowi (patrz: „Milcząca akceptacja”).

17. Milcząca akceptacja – uznanie, że Klient zaakceptował przedstawione Wyniki Prac, jeżeli w terminie wskazanym przez TAXNXT (nie krótszym niż 24 godziny w Dniach Roboczych, chyba że sprawa jest pilna) Klient nie zgłosił zastrzeżeń w Kanale Oficjalnym.

18. Kanały Oficjalne – wskazane w OWU kanały kontaktu uprawniające do składania Dyspozycji i przekazywania Dokumentów. Dyspozycje złożone poza Kanałami Oficjalnymi mogą zostać pominięte lub uznane za nieskuteczne, chyba, że TAXNXT wyrazi jednoznaczną zgodę na świadczenie Usług na podstawie komunikacji prowadzonej poza Kanałami Oficjalnymi.

19. Dyspozycja – polecenie Klienta dotyczące wykonania określonej czynności przez TAXNXT (np. złożenia deklaracji, przygotowania listy płac, wysłania pisma), złożone w Kanale Oficjalnym przez Osobę Upoważnioną.

20. Osoba Upoważniona – osoba wskazana przez Klienta (imiennie lub funkcjonalnie) jako uprawniona do kontaktu, przekazywania Dokumentów, składania Dyspozycji i dokonywania Akceptacji w imieniu Klienta; za Dyspozycje złożone przez Osobę Upoważnioną uznaje się także te złożone z adresu e-mail domeny Klienta lub innego kanału przypisanego Klientowi, o ile TAXNXT nie otrzymał informacji o zmianie upoważnienia.

21. Systemy Zewnętrzne – systemy teleinformatyczne i platformy pozostające poza kontrolą TAXNXT, w szczególności systemy organów administracji (np. e-Urząd Skarbowy, ePUAP, PUE ZUS, KSeF), banków, operatorów płatności, dostawców podpisu elektronicznego, platformy księgowe lub kadrowe, a także sieci telekomunikacyjne.

22. Awaria Systemów Zewnętrznych – niedostępność lub nieprawidłowe działanie Systemów Zewnętrznych, w tym przerwy serwisowe, błędy, przeciążenia, ograniczenia funkcjonalne lub brak możliwości uzyskania potwierdzeń (UPO), które mogą wpływać na terminowość lub możliwość realizacji Usług.

23. Podwykonawca – podmiot trzeci, którym TAXNXT posługuje się przy realizacji Usług (np. biuro tłumaczeń, dostawca IT, hosting, archiwizacja), przy czym TAXNXT odpowiada za dobór Podwykonawcy z należytą starannością, a zakres odpowiedzialności TAXNXT określa OWU.

24. Poufne Informacje – wszelkie informacje dotyczące Stron (w tym dane osobowe, dane finansowe, handlowe, organizacyjne, technologiczne), nieujawnione publicznie, przekazane w związku z Umową lub dostępne w związku z jej realizacją, niezależnie od formy ich utrwalenia.

25. Sytuacja Awaryjna – bezpośrednie ryzyko przekroczenia terminu prawnego, kryzys płacowy, krytyczny problem compliance.

26. Siła Wyższa – zdarzenie zewnętrzne, nagłe, niemożliwe do przewidzenia i do zapobieżenia przy zachowaniu należytej staranności, niezależne od Strony powołującej się na Siłę Wyższą, uniemożliwiające lub istotnie utrudniające wykonanie Umowy, w szczególności: klęski żywiołowe, pożary, powodzie, awarie infrastruktury krytycznej, długotrwałe przerwy w dostawie energii lub Internetu, działania władz publicznych, stan wyjątkowy, strajki o charakterze powszechnym, cyberataki o istotnej skali.

27. Sprawa Pilna / Tryb Pilny – sytuacja wymagająca niezwłocznej reakcji ze względu na bezpośrednie ryzyko przekroczenia terminu ustawowego, istotne ryzyko finansowe lub przerwanie krytycznych procesów kadrowo-płacowych; kwalifikacji sprawy jako Pilnej dokonuje TAXNXT według racjonalnej oceny, a świadczenie w Trybie Pilnym może wiązać się z opłatą dodatkową.

28. Sprawy Imigracyjne – sprawy związane z legalizacją pobytu i/lub pracy cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (a w zakresie uzgodnionym w Zakresie – także z formalnościami dotyczącymi wjazdu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej), obejmujące w szczególności czynności administracyjno-organizacyjne i formalne związane z przygotowaniem i kompletowaniem wniosków oraz dokumentów, weryfikacją formalną dokumentacji, koordynacją obiegu dokumentów, obsługą korespondencji z właściwymi organami, monitorowaniem przebiegu postępowań, koordynacją tłumaczeń i poświadczeń oraz wsparciem w przedłużeniach/odnowieniach zezwoleń.

1.5. Umowa pomiędzy TAXNXT a Klientem może zostać zawarta w formie pisemnej, elektronicznej albo w formie dokumentowej, w szczególności poprzez: (i) podpisanie Umowy ramowej/MSA, (ii) akceptację Oferty lub Zlecenia przesłanego e-mailem, w portalu/systemie obsługi Klienta albo innym Kanale Oficjalnym, (iii) wymianę oświadczeń woli w korespondencji e-mail, (iv) dorozumiane zawarcie Umowy poprzez zlecenie i przyjęcie do realizacji Usług.

1.6. Klient potwierdza, że OWU zostały mu udostępnione przed zawarciem Umowy (w szczególności poprzez przesłanie pliku lub linku do OWU, udostępnienie w portalu Klienta albo dołączenie do Oferty/Zlecenia) oraz że miał możliwość zapoznania się z ich treścią.

1.7. Za akceptację OWU uznaje się w szczególności:

1. złożenie oświadczenia „akceptuję” w portalu/systemie obsługi Klienta lub w innym narzędziu wskazanym przez TAXNXT,

2. przesłanie e-maila potwierdzającego akceptację, w tym potwierdzenie przyjęcia Oferty/Zlecenia,

3. zapłatę pierwszej faktury zaliczkowej/abonamentowej lub innej należności wynikającej z Oferty/Zlecenia,

4. przekazanie TAXNXT Dokumentów do realizacji Usług lub udzielenie dostępów/upoważnień niezbędnych do ich świadczenia,

5. rozpoczęcie korzystania z Usług albo dopuszczenie TAXNXT do wykonywania czynności w ramach Zakresu.

1.8. Niniejsze OWU stanowią integralną część Umowy i – o ile Strony nie uzgodnią wyraźnie inaczej w Umowie ramowej/MSA lub zaakceptowanej Ofercie/Zleceniu (na piśmie lub w formie dokumentowej) – mają zastosowanie do wszystkich Usług świadczonych przez TAXNXT na rzecz Klienta, w tym do Usług świadczonych po odnowieniu, rozszerzeniu lub zmianie Zakresu.

1.9. Warunki własne Klienta (w tym ogólne warunki zakupu, regulaminy, zapisy w zamówieniach lub innych dokumentach Klienta) nie mają zastosowania do współpracy Stron, chyba że TAXNXT wyrazi na nie uprzednią, wyraźną zgodę w formie pisemnej lub dokumentowej, pod rygorem nieważności.

1.10. W razie jakichkolwiek rozbieżności, sprzeczności lub niezgodności pomiędzy postanowieniami dokumentów regulujących współpracę Stron, pierwszeństwo stosowania mają, w następującej kolejności:

1. Umowa ramowa / Master Service Agreement (MSA) podpisana przez Strony (wraz z jej aneksami),

2. zaakceptowana Oferta albo Zlecenie (w tym uzgodnione warunki handlowe i zakresowe),

3. niniejsze OWU,

4. pozostałe dokumenty i ustalenia operacyjne, w tym korespondencja e-mail, instrukcje robocze, harmonogramy oraz komunikaty organizacyjne TAXNXT.

1.11. Zmiana, wyłączenie lub ograniczenie zastosowania OWU wymaga wyraźnego postanowienia w Umowie ramowej/MSA, aneksie albo zaakceptowanej Ofercie/Zleceniu, wskazującego jednoznacznie, które postanowienia OWU nie mają zastosowania lub ulegają modyfikacji. W razie braku takiego postanowienia przyjmuje się, że OWU obowiązują w pełnym zakresie.

1.12. Dokumenty sporządzone w języku obcym mają charakter pomocniczy, o ile Strony nie postanowią inaczej. W przypadku rozbieżności językowych wiążąca jest wersja polska dokumentu właściwego w hierarchii, chyba że Umowa ramowa/MSA stanowi wyraźnie inaczej.

1.13. W przypadku świadczenia Usług na podstawie kilku Ofert/Zleceń, zastosowanie mają postanowienia dotyczące tego Zlecenia, którego dotyczą dane czynności, a w razie wątpliwości – Zlecenie późniejsze ma pierwszeństwo przed wcześniejszym, o ile nie zmienia Umowy ramowej/MSA.

2. USŁUGI OBJĘTE WARUNKAMI I SZCZEGÓŁOWY ZAKRES

2.1. Kategorie usług

TAXNXT świadczy wyłącznie te usługi, które są wyraźnie określone i uzgodnione w Umowie Ramowej o Świadczenie Usług („MSA”) lub zaakceptowanej Ofercie/Zleceniu („Zakres”). Wszelkie przykłady czynności wymienione w OWU mają charakter informacyjny i nie stanowią zobowiązania do ich realizacji, jeśli nie wynikają z Zakresu.

2.1.1. Usługi księgowe (usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych)

TAXNXT świadczy usługi księgowe jako usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych w rozumieniu art. 76a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (uor), w zakresie uzgodnionym w Zakresie. 

W ramach Zakresu TAXNXT może w szczególności:

1. prowadzić księgi rachunkowe (pełna księgowość) lub podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) oraz inne uzgodnione ewidencje pomocnicze,

2. opracowywać ewidencje i rozliczenia podatkowe na podstawie Dokumentów Klienta, w tym:

   1. ewidencje i rozliczenia VAT (w szczególności w formatach wymaganych przepisami, np. JPK_V7),

   2. pliki JPK oraz inne wymagane raportowania/struktury przekazywane do właściwych organów,

   3. rozliczenia podatku dochodowego (CIT i PIT), w tym obliczanie zaliczek oraz przygotowywanie rocznych zeznań/deklaracji i informacji,

3. sporządzać projekty sprawozdań finansowych (w tym bilans, rachunek zysków i strat oraz informacje dodatkowe – o ile dotyczy), na podstawie danych i Dokumentów przekazanych przez Klienta,

4. przygotowywać i składać w imieniu Klienta deklaracje, zeznania i informacje podatkowe oraz inne wymagane dokumenty.

2.1.2. Usługi kadrowo-płacowe (Payroll & HR)

TAXNXT świadczy usługi kadrowo-płacowe jako obsługę administracyjno-rozliczeniową z obszaru kadr i płac w zakresie uzgodnionym w Zakresie.

Usługi kadrowo-płacowe mają charakter techniczno-administracyjny i są wykonywane na podstawie Danych Źródłowych oraz Dokumentów przekazanych przez Klienta. Klient pozostaje odpowiedzialny w szczególności za decyzje pracodawcy/płatnika (w tym wybór podstawy zatrudnienia, warunków wynagradzania, organizację czasu pracy, kwalifikację zdarzeń kadrowych oraz zgodność wewnętrznych regulacji), a TAXNXT nie zastępuje Klienta w podejmowaniu tych decyzji.

W ramach Zakresu TAXNXT może w szczególności:

1. przygotowywać projekty oraz wzory dokumentów kadrowych, w tym w szczególności standardowe umowy o pracę, aneksy, wypowiedzenia/porozumienia, zaświadczenia oraz inne dokumenty związane z nawiązaniem, zmianą i zakończeniem zatrudnienia – na podstawie danych przekazanych przez Klienta,

2. naliczać wynagrodzenia oraz sporządzać listy płac (w tym obliczenia brutto-netto), z uwzględnieniem składek i zaliczek oraz potrąceń – na podstawie ewidencji czasu pracy, informacji o składnikach wynagrodzenia i innych Danych Źródłowych przekazanych przez Klienta,

3. przygotowywać dokumenty i rozliczenia do ZUS, w tym w szczególności zgłoszenia/wyrejestrowania oraz dokumenty rozliczeniowe (np. ZUS ZUA/ZZA/ZCNA/ZWUA, DRA, RCA, RSA, RZA – jeżeli dotyczy) oraz przekazywać je do właściwych systemów,

4. przygotowywać dokumenty podatkowe i informacje płatnika związane z wynagrodzeniami, w tym w szczególności PIT-11, a także inne deklaracje/informacje wymagane przepisami,

5. obsługiwać czynności onboardingowe i offboardingowe o charakterze administracyjnym (rejestracje/zgłoszenia, kompletowanie dokumentacji, przygotowanie zestawień i potwierdzeń),

6. prowadzić (w ramach uzgodnionego modelu) ewidencję urlopów i absencji oraz rozliczać je w listach płac, w tym na podstawie dokumentów usprawiedliwiających nieobecność (np. e-ZLA, wnioski urlopowe) przekazanych przez Klienta,

7. przygotowywać rozliczenia końcowe związane z zakończeniem zatrudnienia (np. ekwiwalent urlopowy, ostatnia lista płac, dokumenty rozliczeniowe do ZUS i informacje podatkowe) oraz inne wymagane zgłoszenia/zawiadomienia – o ile Zakres tak stanowi.

2.1.3. Usługi wsparcia imigracyjnego

TAXNXT świadczy usługi wsparcia imigracyjnego jako wsparcie administracyjno-organizacyjne w Sprawach Imigracyjnych, w zakresie uzgodnionym w Zakresie. Z zastrzeżeniem pkt 2.3 OWU, TAXNXT nie udziela gwarancji co do wyniku lub czasu trwania postępowań, gdyż zależą one od właściwych organów i obowiązujących procedur.

W ramach Zakresu TAXNXT może w szczególności:

1. przygotowywać projekty i kompletować wnioski oraz załączniki w Sprawach Imigracyjnych,

2. weryfikować dokumenty pod kątem formalnym (kompletność, format, zgodność z wymogami proceduralnymi), w tym wskazywać braki i rekomendować uzupełnienia,

3. koordynować obieg dokumentów pomiędzy Klientem, cudzoziemcem a właściwymi organami oraz przygotowywać projekty pism przewodnich i uzupełnień o charakterze formalnym,

4. przekazywać korespondencję do właściwych organów i odbierać korespondencję w sprawie,

5. monitorować status postępowań oraz informować Klienta o etapach, wezwaniach i terminach (w zakresie wynikającym z dostępnych kanałów informacji),

6. koordynować tłumaczenia dokumentów, w tym z udziałem tłumaczy przysięgłych, oraz organizować pozyskanie wymaganych poświadczeń formalnych (np. odpisy, kopie, poświadczenia),

7. świadczyć usługi odnowień/przedłużeń w Sprawach Imigracyjnych poprzez wykonywanie czynności wskazanych w pkt 2.1.3.1-2.1.3.6.

Usługi wsparcia imigracyjnego świadczone przez TAXNXT są ściśle ograniczone do wsparcia administracyjnego i organizacyjnego, w szczególności w zakresie przygotowania i kompletowania dokumentacji, weryfikacji formalnej, koordynacji obiegu dokumentów oraz komunikacji organizacyjnej z właściwymi organami – w zakresie dopuszczalnym i możliwym technicznie.

TAXNXT nie zapewnia i nie świadczy:

• reprezentacji prawnej przed sądami ani organami/trybunałami administracyjnymi,

• zastępstwa procesowego ani sporządzania środków zaskarżenia (w szczególności odwołań, skarg, zażaleń) oraz prowadzenia sporów lub postępowań sądowych,

• doradztwa prawnego w rozumieniu świadczenia porad/opinii dla konkretnego stanu faktycznego, o ile Strony nie postanowią wyraźnie inaczej w odrębnej umowie.

Klient przyjmuje do wiadomości i akceptuje, że:

• TAXNXT nie udziela żadnych gwarancji co do pozytywnego rozstrzygnięcia wniosku, wydania decyzji, uzyskania określonego statusu ani co do czasu rozpatrywania sprawy,

• przebieg i wynik postępowań imigracyjnych zależą od właściwych organów, obowiązujących procedur oraz oceny organu w konkretnym stanie faktycznym,

• TAXNXT nie ma możliwości wpływania na proces decyzyjny organów administracji.

TAXNXT nie ponosi odpowiedzialności za:

• zmiany prawa, praktyki, polityk lub wytycznych organów w zakresie imigracji, w tym zmiany wymogów dokumentacyjnych lub proceduralnych,

• opóźnienia, ograniczenia lub niedostępność systemów i kanałów komunikacji organów administracji,

• działania lub zaniechania Klienta lub cudzoziemca, w szczególności nieterminowe dostarczenie Dokumentów, podanie nieprawdziwych lub niepełnych informacji, brak stawiennictwa, niewykonanie zaleceń organu, brak wymaganych opłat urzędowych, tłumaczeń lub poświadczeń.

Wszelkie terminy wskazywane przez TAXNXT w odniesieniu do Spraw Imigracyjnych mają charakter informacyjny i szacunkowy. TAXNXT może wstrzymać lub odmówić kontynuowania czynności w ramach Spraw Imigracyjnych, jeżeli Klient nie spełnia warunków określonych w OWU (w szczególności nie przekazuje Kompletnych Dokumentów, nie dokonuje Akceptacji lub nie zapewnia upoważnień/dostępów), bez ponoszenia odpowiedzialności za skutki takiego wstrzymania.

4. Informacje ogólne i wsparcie formalno-administracyjne (bez doradztwa prawnego i podatkowego)

TAXNXT może świadczyć na rzecz Klienta wsparcie o charakterze informacyjnym oraz formalno-administracyjnym, związane z bieżącą organizacją i zgodnością operacyjną działalności Klienta 

Wsparcie, o którym mowa w niniejszym punkcie, ma charakter pomocniczy i organizacyjny. Nie stanowi porady prawnej ani podatkowej, opinii prawnej/podatkowej ani zastępstwa procesowego, a TAXNXT nie podejmuje w imieniu Klienta decyzji wymagających oceny prawnej lub podatkowej. Jeżeli wykonanie określonej czynności wymaga udziału profesjonalnego pełnomocnika (adwokata/radcy prawnego/doradcy podatkowego) lub udzielenia specjalistycznej porady/opinii – Strony zawierają odrębną umowę albo Klient korzysta z usług podmiotu uprawnionego.

1. W ramach Zakresu TAXNXT może w szczególności:przygotowywać i przekazywać Klientowi informacje ogólne, checklisty, instrukcje i zestawienia wymogów formalnych dotyczących bieżącego funkcjonowania Klienta (np. terminy, wymagane dokumenty, standardy obiegu dokumentów, procedury wewnętrzne w zakresie organizacyjnym),

2. przygotowywać projekty prostych dokumentów o charakterze organizacyjno-administracyjnym (np. formularze wewnętrzne, oświadczenia, upoważnienia, wzory korespondencji), z zastrzeżeniem, że ich ostateczna treść i decyzja o zastosowaniu należą do Klienta,

3. wspierać Klienta w obszarze HR/Compliance w zakresie organizacyjnym (np. przypomnienia i checklisty dotyczące obowiązków pracodawcy/płatnika, kompletność dokumentacji kadrowej, standardy obiegu i archiwizacji dokumentów, przygotowanie zestawień i raportów),

4. koordynować lub przygotowywać projekty zawiadomień/zgłoszeń o charakterze standardowym związanych z działalnością Klienta,

5. wspierać Klienta w przygotowaniu danych i dokumentów do kontroli/wezwania, bez reprezentacji Klienta w postępowaniu.

2.1.5. Realizacja czynności, o których mowa w pkt 2.1.1–2.1.4, może wymagać spełnienia przez Klienta łącznie następujących warunków:

• terminowego przekazania TAXNXT Kompletnych Dokumentów oraz Danych Źródłowych, tj. dokumentów i danych: (a) czytelnych, poprawnych formalnie i spójnych, (b) obejmujących pełny wymagany okres/zakres, (c) przekazanych w uzgodnionym formacie oraz Kanale Oficjalnym, (d) zawierających wszystkie elementy wymagane przepisami lub niezbędne do wykonania danej czynności, oraz (e) niewymagających uzupełnień wynikających z braków lub niejasności. W razie braków, nieczytelności lub sprzeczności TAXNXT jest uprawniony do wstrzymania realizacji czynności do czasu ich usunięcia;

• uprzedniej Akceptacji Klienta – w zakresie, w jakim czynność wymaga zatwierdzenia treści. Akceptacja następuje w formie dokumentowej w Kanale Oficjalnym. Jeżeli TAXNXT wyznaczy Klientowi termin na Akceptację, a Klient nie zgłosi zastrzeżeń w tym terminie, może zostać zastosowana Milcząca Akceptacja, o ile przewidują to OWU lub Umowa/Oferta/Zlecenie. Brak Akceptacji lub opóźnienie w Akceptacji skutkuje przesunięciem terminów realizacji oraz zwalnia TAXNXT z odpowiedzialności za opóźnienia i ich skutki;

• udzielenia TAXNXT niezbędnych pełnomocnictw, upoważnień i dostępów – jeżeli są wymagane do wykonania czynności, w szczególności do złożenia dokumentów lub komunikacji w systemach i platformach (m.in. e-Urząd Skarbowy, PUE ZUS, ePUAP, KSeF, systemy bankowe, platformy kadrowo-płacowe). Klient odpowiada za prawidłowość, aktualność i terminowe udzielenie takich upoważnień/dostępów oraz za utrzymanie ich ważności; brak lub utrata dostępu uprawnia TAXNXT do wstrzymania czynności do czasu przywrócenia możliwości technicznej wykonania Usług.

2.1.6. Ponadto Klient przyjmuje do wiadomości, że realizacja czynności może wiązać się z kosztami zewnętrznymi (w szczególności opłaty urzędowe, koszty tłumaczeń, poświadczeń, przesyłek kurierskich/pocztowych, opłaty za podpis elektroniczny), które ponosi Klient, o ile Strony nie uzgodnią wyraźnie inaczej.

2.1.7. TAXNXT nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia lub brak możliwości wykonania czynności wynikające z działania lub niedostępności Systemów Zewnętrznych (w szczególności systemów organów administracji), przerw serwisowych, awarii, ograniczeń technicznych lub organizacyjnych po stronie tych systemów.

2.2. Wyłączenia usług

Poniższe usługi nie są objęte Zakresem, nie stanowią elementu Usług świadczonych na podstawie OWU i wymagają zawarcia odrębnej umowy (albo wyraźnego ujęcia w Zakresie w Umowie/Ofercie/Zleceniu), pod rygorem uznania, że nie zostały zlecone TAXNXT:

• audyty finansowe, badanie sprawozdań finansowych, czynności biegłego rewidenta oraz księgowość śledcza (forensic), w tym czynności mające na celu wykrywanie nadużyć lub ustalanie nieprawidłowości;

• reprezentacja Klienta w sporach podatkowych przed sądami, w szczególności sporządzanie i wnoszenie skarg do sądów administracyjnych, środków odwoławczych w postępowaniu sądowo-administracyjnym, a także zastępstwo procesowe;

• złożone restrukturyzacje finansowe, w tym w szczególności opracowywanie i wdrażanie planów restrukturyzacyjnych, negocjacje z wierzycielami oraz przygotowywanie dokumentacji restrukturyzacyjnej;

• reprezentacja prawna Klienta w sporach sądowych (cywilnych, gospodarczych, pracowniczych lub innych), w tym sporządzanie pism procesowych, udział w rozprawach i zastępstwo procesowe;

• sporządzanie i wnoszenie środków zaskarżenia oraz reprezentacja w postępowaniach administracyjnych i sądowych dotyczących Sprawa Imigracyjnych;

• transakcje nieruchomościowe, w tym w szczególności przygotowywanie dokumentacji transakcyjnej, analiza prawna nieruchomości, obsługa due diligence oraz negocjacje warunków transakcji;

• doradztwo w zakresie fuzji i przejęć (M&A), w tym strukturyzacja transakcji, due diligence, przygotowanie dokumentacji transakcyjnej oraz wsparcie negocjacyjne;

• modelowanie finansowe i prognozy, w tym tworzenie modeli finansowych, prognoz, analiz scenariuszowych oraz budżetowania o charakterze strategicznym;

• międzynarodowe planowanie podatkowe, w tym strukturyzacja rozliczeń transgranicznych oraz opracowywanie rozwiązań optymalizacyjnych;

• specjalistyczna zgodność branżowa (compliance sektorowy), w tym w szczególności w sektorach regulowanych, takich jak bankowość, ubezpieczenia, instytucje płatnicze lub inne działalności wymagające szczególnych zezwoleń lub reżimów nadzorczych;

• przegląd umów, w tym standardowych umów handlowych (do 20 stron) – w zakresie merytorycznej analizy postanowień, ryzyk prawnych i rekomendacji zmian;

• obsługa korporacyjna, w tym przygotowywanie uchwał zarządu, decyzji wspólników oraz innych czynności z zakresu obsługi organów i ładu korporacyjnego.

3. UMOWY SLA (POZIOMY ŚWIADCZENIA USŁUG)

3.1. Standardy czasu reakcji

Kategoria usługi

Wstępna odpowiedź

Standardowy czas realizacji

Tryb pilny

Zapytania ogólne

4 godz. robocze

n/d

1 godz. robocza

Pytania księgowe

8 godz. roboczych

2–3 dni robocze

4 godz. robocze

Sprawy kadrowo-płacowe

4 godz. robocze

1–2 dni robocze

2 godz. robocze

Aktualizacje imigracyjne

8 godz. roboczych

3–5 dni roboczych

tego samego dnia

Konsultacje prawne

12 godz. roboczych

3–5 dni roboczych

4 godz. robocze

Weryfikacja dokumentów

24 godz. robocze

2–4 dni robocze

8 godz. roboczych

3.2. Miesięczny harmonogram świadczenia usług

Księgowość

• Dzień 1–5 miesiąca: okres zbierania dokumentów od Klienta

• Dzień 6–15: przetwarzanie i przygotowanie

• Dzień 16–20: weryfikacja i kontrola jakości

• Dzień 21–25: złożenie do organów (jeżeli dotyczy)

• Dzień 25–30: raportowanie dla Klienta i komunikacja

Kadry i płace

• Koniec miesiąca - 3 dni: termin przekazania danych do listy płac

• Koniec miesiąca + 7 dni: zakończenie naliczeń wynagrodzeń

• Koniec miesiąca + 12 dni: złożenie deklaracji ZUS

• Koniec miesiąca + 10 dni: przekazanie miesięcznych raportów płacowych

Sprawy Imigracyjne

• Weryfikacja wniosku: 3–5 dni roboczych od otrzymania kompletnej dokumentacji

• Złożenie do urzędu: 1–2 dni robocze po akceptacji Klienta

• Aktualizacje statusu: raz w tygodniu w trakcie procesu

• Przygotowanie dokumentów: 5–10 dni roboczych w zależności od złożoności

3.3. Standardy zapewnienia jakości

3.3.1. TAXNXT stosuje wewnętrzne standardy kontroli jakości (QA) przy realizacji Usług. Standardy te mają charakter organizacyjny i służą zapewnieniu należytej staranności właściwej profesjonalnemu usługodawcy; nie stanowią gwarancji osiągnięcia określonego rezultatu w każdej pojedynczej sprawie.

3.3.2. Weryfikacja pracy (zasada „four-eyes”)

3.3.2.1. Co do zasady, Wyniki Prac podlegają weryfikacji przez doświadczonego członka zespołu przed ich przekazaniem Klientowi.

3.3.2.2. Zakres weryfikacji jest dostosowany do rodzaju czynności i ryzyka, a weryfikacja może obejmować m.in. sprawdzenie kompletności, spójności danych, zgodności formalnej, arytmetyki i poprawności technicznej plików.

3.3.2.3. TAXNXT może odstąpić od weryfikacji, o której mowa w pkt 3.3.2.1., w przypadkach uzasadnionych (np. tryb pilny, ograniczenia czasowe, drobne czynności techniczne), przy zachowaniu należytej staranności.

3.3.3. Cel dokładności przetwarzania danych

3.3.3.1. TAXNXT utrzymuje wewnętrzny cel organizacyjny dokładności przetwarzania danych na poziomie nie niższym niż 99,5% w ujęciu miesięcznym (liczony jako stosunek czynności wykonanych bez konieczności korekty wynikającej z błędu po stronie TAXNXT do łącznej liczby czynności wykonanych w danym okresie).

3.3.3.2. Do kalkulacji, o której mowa w pkt. 3.3.3.1., nie wlicza się korekt lub zmian wynikających z: (i) błędnych, niepełnych lub spóźnionych Dokumentów/Danych Źródłowych przekazanych przez Klienta, (ii) zmian decyzji lub poleceń Klienta po przygotowaniu Wyników Prac, (iii) zmian przepisów, interpretacji lub wymogów organów, (iv) działania Systemów Zewnętrznych.

3.3.4. Docelowy poziom satysfakcji Klienta

3.3.4.1. TAXNXT dąży do utrzymania docelowego poziomu satysfakcji Klienta na poziomie 95% w oparciu o ankiety lub inne uzgodnione narzędzia feedbacku.

3.3.4.2. Poziom satysfakcji ma charakter wskaźnika jakości obsługi i nie stanowi zobowiązania rezultatu ani podstawy do automatycznego obniżenia wynagrodzenia, chyba że Umowa stanowi wyraźnie inaczej.

3.3.5. Terminy ustawowe – organizacja pracy

3.3.5.1. TAXNXT organizuje pracę w sposób ukierunkowany na dochowanie terminów ustawowych dotyczących czynności objętych Zakresem, przy założeniu terminowego przekazania Kompletnych Dokumentów/Danych Źródłowych, uzyskania Akceptacji Klienta oraz zapewnienia wymaganych pełnomocnictw i dostępów.

3.3.5.2. „Zero tolerancji dla przekroczenia terminów ustawowych z winy wewnętrznych procesów TAXNXT” oznacza wewnętrzną zasadę organizacyjną (cel operacyjny) polegającą na tym, że TAXNXT podejmuje działania zapobiegające powstaniu opóźnień wynikających wyłącznie z organizacji pracy TAXNXT.

3.3.5.3. TAXNXT nie ponosi odpowiedzialności za niedochowanie terminów ustawowych, jeżeli przyczyna leży po stronie Klienta (w szczególności braki/opóźnienia w Dokumentach lub Akceptacji), Systemów Zewnętrznych, działania organów administracji, zdarzeń Siły Wyższej lub innych okoliczności niezależnych od TAXNXT.

3.3.6. Zgłaszanie nieprawidłowości i korekty

3.3.6.1. Klient jest zobowiązany niezwłocznie (nie później niż w terminie wskazanym w OWU/Umowie) zgłosić zauważone nieprawidłowości w Wynikach Prac.

3.3.6.2. W przypadku stwierdzenia błędu leżącego po stronie TAXNXT, TAXNXT dokonuje korekty lub podejmuje działania naprawcze w rozsądnym terminie, odpowiednim do rodzaju sprawy i wymogów formalnych.

3.4. Wyłączenia stosowania SLA

3.4.1. SLA ulega zawieszeniu (a terminy reakcji i realizacji wskazane w SLA nie biegną) w następujących okresach i przypadkach:

3.4.1.1. w polskie święta ustawowe oraz w weekendy – przy czym w tych dniach TAXNXT nie ma obowiązku podejmowania czynności w ramach SLA, a czas reakcji/realizacji liczony jest od najbliższego Dnia Roboczego;

3.4.1.2. w przypadku opóźnień Klienta w przekazaniu wymaganych informacji, Dokumentów lub Danych Źródłowych – tj. w szczególności w sytuacji, gdy Klient nie przekaże Kompletnych Dokumentów w terminach uzgodnionych w Umowie/Ofercie/Zleceniu lub wskazanych przez TAXNXT, albo gdy przekazane Dokumenty wymagają uzupełnienia/wyjaśnienia; w takim przypadku SLA pozostaje zawieszone od momentu zgłoszenia przez TAXNXT braków lub wątpliwości do czasu przekazania Kompletnych Dokumentów;

3.4.1.3. w przypadku zdarzeń Siły Wyższej – rozumianych zgodnie z definicją przyjętą w OWU; SLA pozostaje zawieszone przez czas trwania zdarzenia oraz przez czas niezbędny do przywrócenia normalnego toku realizacji Usług;

3.4.1.4. w przypadku Awarii Systemów Zewnętrznych pozostających poza kontrolą TAXNXT (w szczególności systemów organów administracji); SLA pozostaje zawieszone przez czas trwania awarii/niedostępności oraz przez czas wymagany do wykonania czynności po przywróceniu działania systemów;

3.4.1.5. w okresach szczytowych rozliczeń – obejmujących w szczególności koniec roku obrotowego oraz okresy wzmożonych obowiązków sprawozdawczo-rozliczeniowych (np. kwartalne terminy rozliczeń VAT), w których SLA może ulec odpowiedniemu wydłużeniu w zakresie uzasadnionym zwiększonym wolumenem prac i obowiązków ustawowych.

3.4.2. W okresie zawieszenia SLA TAXNXT realizuje czynności z należytą starannością, z uwzględnieniem ograniczeń organizacyjnych oraz dostępności personelu, jednak bez związania czasami reakcji i realizacji określonymi w SLA.

3.4.3. Po ustaniu przyczyny zawieszenia SLA, terminy wynikające z SLA biegną dalej od najbliższego Dnia Roboczego.

3.4.4. TAXNXT informuje Klienta (w Kanale Oficjalnym) o wznowieniu standardowego trybu obsługi, jeżeli ma to znaczenie dla harmonogramu realizacji usług.

3.4.5. Postanowienia niniejszego punktu nie ograniczają uprawnień TAXNXT do zmiany harmonogramu świadczenia Usług w przypadkach przewidzianych w OWU, w szczególności gdy w trakcie realizacji okaże się, że zakres prac lub ryzyko wymaga dodatkowych uzgodnień lub uzupełnienia Dokumentów.

4. KOMUNIKACJA I GODZINY PRACY

4.1. Oficjalne kanały komunikacji

Wszelka oficjalna komunikacja musi odbywać się wyłącznie za pośrednictwem wskazanych kanałów:

Główne adresy e-mail:

• Księgowość: accounting@taxnxt.com

• Kadry/Płace: payroll@taxnxt.com

• Imigracja: immigration@taxnxt.com

• Prawne/ogólne: office@taxnxt.com

• Przekazywanie dokumentów: evrak@taxnxt.eu

Dodatkowe kanały:

• Zaplanowane rozmowy telefoniczne: ustalane mailowo,

• WhatsApp: +48 573 817 667,

• Linia alarmowa: +48 532 312 683 (tylko sprawy pilne).

4.2. Zakazane kanały komunikacji

Poniższe kanały nie są oficjalne i wiadomości przesłane tymi metodami będą ignorowane:

• prywatne numery telefonów pracowników,

• inne komunikatory,

• media społecznościowe (LinkedIn, Facebook itp.),

• prywatne adresy e-mail pracowników.

4.3. Godziny pracy i dostępność

• standardowe godziny robocze TAXNXT przypadają w Dni Robocze (poniedziałek–piątek) w godzinach 07:00–15:00 Czasu Urzędowego w Polsce,

• w godzinach 11:00–12:00 Czasu Urzędowego w Polsce TAXNXT może zapewniać ograniczoną dostępność (przerwa organizacyjna),

• wiadomości oraz Dyspozycje przekazane przez Klienta w Kanale Oficjalnym po godzinie 15:00 czasu urzędowego w Polsce uznaje się za doręczone w następnym Dniu Roboczym, chyba że Strony uzgodnią inaczej w Zakresie lub dany przypadek zostanie zakwalifikowany przez TAXNXT jako Sprawa Pilna,

• harmonogram dni ustawowo wolnych od pracy oraz weekendów jest zgodny z polskim kalendarzem świąt; zasady wpływu tych dni na dostępność oraz bieg terminów w ramach SLA określa pkt 3.4 OWU.

4.4. Procedura kontaktu w sytuacjach awaryjnych

• Zgłoszenie w Sytuacjach Awaryjnych należy przesłać w Kanale Oficjalnym na adres e-mail: office@taxnxt.com z oznaczeniem w tytule „URGENT”, a następnie skontaktować się telefonicznie (o ile numer został wskazany Klientowi jako Kanał Oficjalny dla zgłoszeń awaryjnych).

• Czas reakcji na zgłoszenie awaryjne wynosi do 2 godzin w Dni Robocze, licząc od momentu doręczenia zgłoszenia zgodnie z OWU; poza godzinami roboczymi, o których mowa w pkt 4.3. OWU oraz w dni wolne od pracy zasady dostępności i wpływ na bieg terminów określa pkt 3.4 OWU.

• Obsługa w Sytuacjach Awaryjnych może wiązać się z faą dodatkową zgodnie z cennikiem lub indywidualną wyceną; minimalna opłata za tryb awaryjny wynosi 200 PLN, chyba że Umowa/Oferta/Zlecenie stanowi inaczej.

5. WYMOGI DOT. PRZEKAZYWANIA I PRZETWARZANIA DOKUMENTÓW

5.1. Standardy dokumentów

Wymogi formatowe:

• preferowany format: PDF

• jakość skanu: min. 300 DPI, czarno-białe lub kolor w razie potrzeby

• rozmiar pliku: maks. 25 MB na załącznik e-mail

• nazewnictwo: [NazwaFirmy][TypDokumentu][Data]_[Wersja]

• język: polskie oryginały; w razie potrzeby tłumaczenia przysięgłe

5.2. Kategorie dokumentów i wymagania szczegółowe

Dokumenty księgowe

• Faktury: muszą zawierać wszystkie wymagane elementy wynikające z przepisów 

• Wyciągi bankowe: kompletne miesięczne wyciągi, w tym format MT940 (nie wyciągi cząstkowe)

• Dokumenty zakupowe: oryginalne faktury lub paragony

• Umowy: podpisane egzemplarze wraz z załącznikami

• Środki trwałe: dokumentacja zakupu i specyfikacje techniczne

Dokumenty kadrowo-płacowe

• Umowy o pracę: podpisane oryginały wraz z aneksami

• Ewidencja czasu pracy: zatwierdzona przez osoby upoważnione

• Zaświadczenia lekarskie: do obsługi zwolnień chorobowych

• Dokumenty edukacyjne: do onboardingu pracownika

• Dokumenty rozwiązania umowy: formalne wypowiedzenia/rozwiązania

Dokumenty imigracyjne

• Paszporty: pełne strony biograficzne (skany kolorowe)

• Świadectwa/dyplomy: z apostille i tłumaczeniem

• Umowy o pracę: zgodne z wymogami prawa imigracyjnego

• Dokumenty finansowe: wyciągi bankowe, potwierdzenia wynagrodzeń

• Ubezpieczenie zdrowotne: ważne potwierdzenie ochrony

5.3. SLA przetwarzania dokumentów

Typ dokumentu

Czas przetwarzania

Czas na weryfikację przez Klienta

Wymóg ponownego przesłania

Proste faktury

tego samego dnia

n/d

24 godz. na korekty

Złożone umowy

2–3 dni robocze

48 godz.

5 dni roboczych

Wnioski imigracyjne

5–10 dni roboczych

72 godz.

7 dni roboczych

Miesięczne pakiety księgowe

5–7 dni roboczych

48 godz.

3 dni robocze

Dane płacowe

24–48 godz.

24 godz.

kolejny cykl płacowy

5.4. Kryteria odrzucenia dokumentów

Dokumenty mogą zostać uznane za nieprzyjęte (odrzucone) i wymagać ponownego przesłania lub uzupełnienia, jeżeli:

• skany/zdjęcia są nieczytelne, niepełne lub niskiej jakości (w szczególności brak widocznych danych, obcięte fragmenty, rozmycie);

• brakuje wymaganych informacji, elementów formalnych lub podpisów (jeżeli są wymagane dla ważności dokumentu lub czynności);

• format pliku jest nieprawidłowy lub uniemożliwia odczyt/przetwarzanie w standardowych narzędziach TAXNXT albo nie jest zgodny z uzgodnionym formatem przekazania Dokumentów;

• pakiet Dokumentów jest niekompletny w stosunku do wymaganego zakresu (np. brak załączników, brak dokumentów za część okresu, brak dokumentów wskazanych w checkliście);

• dokumenty sporządzone w języku obcym nie zostały przekazane wraz z wymaganym tłumaczeniem (w tym tłumaczeniem przysięgłym, jeżeli jest wymagane przepisami lub przez właściwy organ);

• dokumenty dotyczą okresu wykraczającego poza okresy przechowywania wynikające z przepisów lub ich wykorzystanie nie jest możliwe ze względu na upływ terminów wynikających z przepisów, procedur lub postępowań.

5.5. Obowiązki Klienta w zakresie zarządzania dokumentami

Klient zobowiązuje się:

• przekazywać TAXNXT Kompletny pakiet Dokumentów obejmujący dany okres rozliczeniowy oraz wymagany zakres (bez dosyłania „w częściach”), chyba że Strony uzgodnią inaczej w Zakresie;

• przekazywać Dokumenty w terminach uzgodnionych w Umowie/Ofercie/Zleceniu lub wskazanych przez TAXNXT w Kanale Oficjalnym;

• przed przekazaniem zapewnić poprawność, kompletność i spójność Dokumentów oraz Danych Źródłowych, w tym w szczególności weryfikować, czy Dokumenty zawierają wymagane elementy formalne;

• przechowywać oryginały Dokumentów oraz prowadzić archiwizację dokumentacji w sposób umożliwiający okazanie jej w przypadku kontroli, audytu lub wezwania właściwego organu;

• niezwłocznie informować TAXNXT (w Kanale Oficjalnym) o błędach, brakach lub okolicznościach ujawnionych po przekazaniu Dokumentów, które mogą wpływać na rozliczenia, deklaracje, listy płac, sprawozdania lub inne Wyniki Prac.

6. OBOWIĄZKI KLIENTA I STANDARDY WSPÓŁPRACY

6.1. Terminowe przekazywanie informacji

Klient musi dostarczać informacje zgodnie z poniższym harmonogramem:

Dane do księgowości miesięcznej

• Dzień 5: wyciągi bankowe za poprzedni miesiąc,

• Dzień 5: wszystkie faktury zakupowe i paragony,

• Dzień 5: dokumentacja sprzedażowa i umowy,

• Dzień 7: korekty i dokumenty uzupełniające.

Dane płacowe

• Koniec miesiąca - 2 dni: ewidencja czasu pracy,

• Koniec miesiąca - 1 dzień: informacje o premiach/prowizjach,

• Koniec miesiąca: ostateczne zmiany i korekty.

Aktualizacje imigracyjne

• Niezwłocznie: każda zmiana statusu wpływająca na sprawę,

• 7 dni: odnowienia dokumentów (paszport, ubezpieczenie itp.),

• 7 dni: zmiany warunków zatrudnienia,

• 7 dni: zmiana adresu lub danych kontaktowych.

6.2. Obowiązki weryfikacji i zatwierdzania

Klient musi zweryfikować i zatwierdzić:

• projekty deklaracji podatkowych w ciągu 24 godzin,

• naliczenia list płac w ciągu 24 godzin,

• wnioski imigracyjne w ciągu 24 godzin,

• miesięczne raporty finansowe w ciągu 2 dni roboczych.

6.3. Obowiązki informacyjne

Klient zobowiązuje się niezwłocznie poinformować TAXNXT (w Kanale Oficjalnym) o:

• zmianach w strukturze własnościowej lub organizacyjnej Klienta, w tym w szczególności o przeniesieniu (bezpośrednio lub pośrednio) co najmniej 10% udziałów/akcji lub ogółu praw i obowiązków, a także o zmianach w zakresie nadzoru lub kontroli nad Klientem;

• rozpoczęciu nowych rodzajów działalności, uruchomieniu nowych linii biznesowych lub istotnych nowych strumieni przychodów, jeżeli mogą wpływać na sposób rozliczeń, ewidencje lub obowiązki sprawozdawcze;

• sporach pracowniczych, postępowaniach wyjaśniających lub kontrolach Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) dotyczących Klienta;

• zapytaniach, czynnościach sprawdzających, kontrolach lub postępowaniach prowadzonych przez organy podatkowe lub inne właściwe organy administracji, w zakresie dotyczącym rozliczeń lub Dokumentów obsługiwanych przez TAXNXT;

• zmianach statusu imigracyjnego kluczowych osób (w szczególności cudzoziemców, których sprawy są obsługiwane przez TAXNXT), jeżeli mogą wpływać na legalność pobytu lub pracy albo na obowiązki Klienta;

• zmianach banków, rachunków bankowych lub osobach uprawnionych do dysponowania rachunkami Klienta, jak również o zmianach osób uprawnionych do podpisu, reprezentacji lub składania dyspozycji w imieniu Klienta;

• sporach sądowych lub postępowaniach regulacyjnych dotyczących Klienta, jeżeli mogą mieć wpływ na realizację Usług, obowiązki sprawozdawcze lub ryzyka związane z Dokumentami przekazywanymi TAXNXT.

6.4. Współpraca w zakresie zgodności

Klient zobowiązuje się:

• prowadzić i utrzymywać pełną, rzetelną i aktualną dokumentację biznesową niezbędną do prawidłowej realizacji Usług, w tym dokumentację księgową, kadrową i organizacyjną;

• zapewnić współpracę pracowników oraz innych osób działających w imieniu Klienta w zakresie niezbędnym do świadczenia Usług (w szczególności terminowe przekazywanie informacji, udzielanie wyjaśnień oraz zapewnienie dostępu do Dokumentów i Danych Źródłowych);

• wdrażać rekomendacje TAXNXT dotyczące poprawy zgodności lub organizacji procesów wyłącznie w zakresie uzgodnionym przez Strony; Klient przyjmuje do wiadomości, że niewdrożenie rekomendacji może wpływać na ryzyka i terminowość realizacji Usług;

• uczestniczyć w cyklicznych spotkaniach przeglądowych dotyczących realizacji Usług, organizowanych co najmniej raz na kwartał, w terminach uzgodnionych przez Strony w Kanale Oficjalnym.

7. STANDARDY WYKONANIA I WSKAŹNIKI JAKOŚCI

7.1. Wskaźniki wykonania usług

TAXNXT zobowiązuje się utrzymywać następujące standardy:

Dokładność

• Dokładność księgowości: 99,5% przetwarzania bez błędów

• Dokładność płac: 99,8% poprawnych wyliczeń

• Terminowość: 100% złożeń w terminie, jeśli dokumenty dostarczono zgodnie z SLA

• Przetwarzanie dokumentów: 98% akceptacji przy pierwszym podejściu

Obsługa Klienta

• Zgodność czasu reakcji: 95% w ramach SLA

• Dostępność usługi: 99% w godzinach pracy

• Rozwiązywanie problemów: 90% w zadeklarowanych terminach

7.2. Monitorowanie wykonania

• Kwartalne spotkania przeglądowe

• Wdrożenie procesu ciągłego doskonalenia

7.3. Upusty/kompensaty za niedotrzymanie SLA

Jeżeli TAXNXT nie dotrzyma SLA:

• opóźnienia drobne (do 50% ponad SLA): 5% upustu

• opóźnienia istotne (50–100% ponad SLA): 10% upustu

• naruszenia krytyczne (>100% ponad SLA): 25% upustu
  Maksymalny miesięczny upust: 50% miesięcznych opłat.

8. OPŁATY, WARUNKI PŁATNOŚCI I POSTANOWIENIA FINANSOWE

8.1. Warunki płatności

• Termin płatności wynosi 7 dni kalendarzowych od dnia wystawienia faktury, o ile Oferta/Zlecenie nie stanowi inaczej (w tym w zakresie płatności z góry, zaliczki, abonamentu lub harmonogramu płatności).

• Płatność następuje przelewem bankowym na rachunek bankowy wskazany przez TAXNXT na fakturze lub w Ofercie/Zleceniu; TAXNXT może zmienić rachunek do płatności poprzez powiadomienie Klienta w formie dokumentowej (np. e-mailem) z odpowiednim wyprzedzeniem.

• Za dzień zapłaty uznaje się dzień uznania rachunku bankowego TAXNXT (dzień wpływu środków), a nie dzień zlecenia przelewu przez Klienta.

• Walutą rozliczeń jest PLN, o ile Strony nie uzgodniły wyraźnie inaczej w Ofercie/Zleceniu.

• Faktury doręczane są Klientowi w formie dokumentowej, w szczególności drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany jako Kanał Oficjalny lub poprzez portal/system obsługi wskazany przez TAXNXT; Klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.

• Jeżeli Klient zgłosi zastrzeżenia do faktury, nie wstrzymuje to obowiązku zapłaty części bezspornej w terminie płatności; zgłoszenie zastrzeżeń powinno nastąpić w formie dokumentowej nie później niż w terminie 7 dni od doręczenia faktury.

• W przypadku płatności częściowej, wpłaty zalicza się w pierwszej kolejności na poczet wymagalnych kosztów dochodzenia należności, następnie odsetek ustawowych za opóźnienie, następnie Kosztów Zewnętrznych, a na końcu na poczet Opłat (należności głównej), chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.

• Klient ponosi wszelkie koszty bankowe związane z realizacją przelewu (w tym opłaty banku Klienta), a TAXNXT ponosi koszty po swojej stronie (bank TAXNXT), o ile Strony nie uzgodniły inaczej.

8.2. Skutki opóźnienia w płatności

8.2.1. Okres karencji: 5 dni kalendarzowych po upływie terminu płatności (TAXNXT może w tym czasie wysłać przypomnienie o płatności).

8.2.2. Po upływie okresu karencji (od dnia 6. opóźnienia) TAXNXT jest uprawniony do naliczania od zaległej kwoty odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych (a jeżeli nie jest to transakcja handlowa – odsetek ustawowych za opóźnienie),

8.2.3. Dodatkowo, po upływie okresu karencji, TAXNXT może obciążyć Klienta zwrotem uzasadnionych kosztów czynności windykacyjno-administracyjnych związanych z obsługą zaległości (np. wezwania do zapłaty, monity, uzgodnienia salda), w wysokości:

• w dniach 6–15 opóźnienia: brak dodatkowych kosztów,

• w dniach 16–30 opóźnienia: 100 PLN,

• od dnia 31 opóźnienia: 200 PLN.

8.3. Prawo zawieszenia usług

8.3.1. TAXNXT jest uprawniony do zawieszenia świadczenia Usług (w całości lub w części), jeżeli:

• płatność wynagrodzenia lub innych należności wynikających z Umowy/Ofery/Zlecenia jest opóźniona o więcej niż 14 dni;

• Klient, mimo wezwania, nie przekazuje Kompletnych Dokumentów lub Danych Źródłowych niezbędnych do realizacji Usług przez okres dłuższy niż 10 Dni Roboczych;

• dochodzi do powtarzających się naruszeń zasad komunikacji określonych w OWU, w szczególności w zakresie korzystania z Kanałów Oficjalnych, terminowości Akceptacji lub przekazywania Dyspozycji;

• stwierdzona niezgodność działań Klienta z prawem polskim wpływa na możliwość prawidłowego świadczenia Usług lub powoduje ryzyko prawne, finansowe lub reputacyjne po stronie TAXNXT.

8.3.2. Zawieszenie świadczenia Usług następuje po uprzednim wezwaniu Klienta do usunięcia naruszeń w rozsądnym terminie wskazanym przez TAXNXT, chyba że charakter naruszenia uzasadnia natychmiastowe zawieszenie. Okres zawieszenia traktuje się jako okoliczność wyłączającą stosowanie SLA w zakresie i przez czas trwania zawieszenia.

8.4. Opłaty za usługi dodatkowe

Rodzaj usługi

Stawka

Minimalna opłata

Usługi ekspresowe/awaryjne

150% stawki standardowej

200 PLN

Konsultacje poza godzinami pracy

300 PLN/godz.

300 PLN

Odtworzenie dokumentów

200 PLN/godz.

200 PLN

Wsparcie przy audycie

400 PLN/godz.

1 200 PLN

Reprezentacja przed sądem/organem

500 PLN/godz.

1 500 PLN

Dodatkowe wnioski imigracyjne

wg wyceny

800 PLN

8.5. Coroczny przegląd opłat

8.5.1. TAXNXT jest uprawniony do weryfikacji (aktualizacji) wysokości Opłat nie częściej niż raz w roku kalendarzowym.

8.5.2. O planowanej zmianie Opłat TAXNXT powiadomi Klienta z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem w formie dokumentowej, w szczególności w Kanale Oficjalnym.

8.5.3. Zaktualizowane Opłaty obowiązują od następnego cyklu rozliczeniowego po upływie terminu, o którym mowa powyżej, chyba że Strony uzgodnią inaczej w Umowie/Ofercie/Zleceniu.

8.5.4. Jeżeli łączny wzrost Opłat (dla niezmienionego Zakresu) przekroczy 15% w stosunku do dotychczasowej wysokości, Klient może wypowiedzieć Umowę w standardowym trybie, z zachowaniem okresu wypowiedzenia przewidzianego w OWU; do czasu rozwiązania Umowy Opłaty są naliczane zgodnie z dotychczasowymi stawkami.

9. ROZSZERZONE OGRANICZENIA ODPOWIEDZIALNOŚCI

9.1. Maksymalny limit odpowiedzialności

9.1.1. Z zastrzeżeniem pkt 9.1.3, łączna odpowiedzialność TAXNXT wobec Klienta z tytułu wszelkich roszczeń wynikających z Umowy/OWU lub z nimi związanych (niezależnie od podstawy prawnej roszczenia, w tym kontraktowej i deliktowej) jest ograniczona do kwoty stanowiącej niższą z następujących wartości:

• równowartość trzech (3) miesięcy Opłat faktycznie zapłaconych przez Klienta na rzecz TAXNXT w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień powstania zdarzenia będącego podstawą roszczenia, albo

• 10 000 PLN za każde pojedyncze zdarzenie (w tym serię zdarzeń powiązanych przyczynowo lub wynikających z tego samego źródła).

9.1.2. W zakresie dozwolonym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy, TAXNXT nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści (lucrum cessans) oraz szkody pośrednie, następcze lub szczególne, w tym w szczególności: utratę zysku, utratę przychodów, utratę kontraktów, utratę reputacji, przerwę w działalności, utratę danych (o ile nie wynikła z winy umyślnej TAXNXT).

9.1.3. Ograniczenia odpowiedzialności określone w niniejszym punkcie nie mają zastosowania w zakresie, w jakim ich zastosowanie byłoby sprzeczne z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności nie obejmują szkód wyrządzonych umyślnie przez TAXNXT.

9.1.4. Limit, o którym mowa w pkt 9.1.1, ma zastosowanie łącznie do TAXNXT oraz jego pracowników i Podwykonawców, z których pomocą TAXNXT wykonuje Usługi.

9.2. Szczególne ograniczenia odpowiedzialności

9.2.1. Usługi księgowe – wyłączenia odpowiedzialności

W zakresie Usług księgowych TAXNXT nie ponosi odpowiedzialności za:

• kary, sankcje, dodatkowe zobowiązania podatkowe lub inne obciążenia publicznoprawne wynikające z przekazania przez Klienta niekompletnych, nieprawdziwych lub spóźnionych Dokumentów/Danych Źródłowych, w tym w szczególności przekazania informacji po terminach umożliwiających prawidłowe i terminowe wykonanie czynności przez TAXNXT;

• odsetki za zwłokę lub inne należności uboczne naliczone przez organy z przyczyn leżących po stronie Klienta, w szczególności wskutek opóźnień Klienta w przekazaniu Dokumentów/Danych Źródłowych, w Akceptacji, w uregulowaniu zobowiązań publicznoprawnych lub w zapewnieniu wymaganych pełnomocnictw i dostępów;

• kary, sankcje lub negatywne konsekwencje wynikające ze zmian przepisów, praktyki organów, interpretacji lub wytycznych dotyczących prawa podatkowego, które nastąpiły po przygotowaniu Wyników Prac lub niezależnie od działań TAXNXT;

• skutki braku prowadzenia prawidłowych ksiąg, ewidencji i dokumentacji po stronie Klienta w zakresie pozostającym poza Zakresem Usług TAXNXT, w szczególności w przypadku zaniechań Klienta w zakresie obiegu dokumentów, archiwizacji, organizacji procesów oraz wewnętrznej kontroli, jak również w zakresie, w jakim Klient samodzielnie prowadzi część ewidencji lub ksiąg.

9.2.2. Kadry i płace  – wyłączenia odpowiedzialności

W zakresie Usług kadrowo-płacowych TAXNXT nie ponosi odpowiedzialności za:

• kary, odsetki, dodatkowe opłaty lub inne obciążenia nałożone przez ZUS lub inne właściwe organy, jeżeli wynikają one z przekazania przez Klienta nieprawdziwych, niekompletnych lub spóźnionych Danych Źródłowych (w szczególności danych pracowniczych, informacji o składnikach wynagrodzenia, czasie pracy, absencjach, podstawach ubezpieczenia lub statusie pracownika);

• naruszenia przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych lub innych przepisów dotyczących zatrudnienia po stronie Klienta, w szczególności wynikające z decyzji pracodawcy/płatnika (m.in. wybór podstawy zatrudnienia, organizacja i rozliczanie czasu pracy, zasady wynagradzania, regulaminy i polityki wewnętrzne, obowiązki informacyjne wobec pracowników);

• spory pracownicze, postępowania przed sądami pracy lub organami (w tym PIP) oraz roszczenia pracowników, w tym roszczenia związane z niezgodnym z prawem nawiązaniem, zmianą lub rozwiązaniem stosunku pracy, o ile nie wynikają one z winy umyślnej TAXNXT;

• nieprawidłowości w naliczeniu składek, zaliczek lub potrąceń, jeżeli wynikają z dezinformacji, błędnych Dyspozycji Klienta, zmiany decyzji Klienta po przygotowaniu listy płac, braku lub opóźnienia w przekazaniu Dokumentów/Danych Źródłowych albo braku terminowej Akceptacji Klienta.

9.2.3. Sprawy Imigracyjne  – wyłączenia odpowiedzialności

W zakresie usług wsparcia imigracyjnego TAXNXT nie ponosi odpowiedzialności za:

• odmowy, decyzje negatywne lub inne rozstrzygnięcia organów administracji w Sprawach Imigracyjnych, w szczególności wynik postępowania, ocenę materiału dowodowego lub uznanie administracyjne;

• zmiany przepisów, praktyki, polityk, wytycznych lub wymogów proceduralnych w zakresie imigracji, w tym zmiany wymagań dokumentacyjnych lub formalnych, które nastąpiły w trakcie postępowania lub po przygotowaniu dokumentacji;

• opóźnienia, przewlekłość lub bezczynność organów, a także ograniczenia organizacyjne lub techniczne po stronie urzędów oraz Systemów Zewnętrznych wykorzystywanych w postępowaniach;

• koszty ponownych wniosków, ponownego złożenia dokumentacji, uzupełnień lub odwołań/środków zaskarżenia (w tym opłaty urzędowe, tłumaczenia, poświadczenia, przesyłki), chyba że konieczność ich poniesienia wynika wyłącznie z winy umyślnej TAXNXT;

• utratę statusu legalnego pobytu lub pracy (lub inne negatywne skutki imigracyjne) wynikające z braku zgodności po stronie Klienta lub cudzoziemca, w szczególności z nieterminowego działania, braku wymaganych Dokumentów, podania nieprawdziwych informacji, braku stawiennictwa, niewykonania wezwań organu, braku opłat lub naruszenia warunków pobytu/pracy.

9.2.4. Informacje ogólne i wsparcie formalno-administracyjne (– wyłączenia odpowiedzialności

W zakresie czynności wykonywanych na podstawie pkt 2.1.4 OWU TAXNXT nie ponosi odpowiedzialności za:

• wyniki postępowań prawnych, administracyjnych, regulacyjnych lub kontrolnych dotyczących Klienta, w szczególności rozstrzygnięcia organów lub sądów, a także przebieg i czas trwania takich postępowań;

• skutki zmian przepisów, praktyki organów, regulacji lub wytycznych (w tym zmian sektorowych) wpływających na działalność Klienta, w zakresie, w jakim zmiany te nie były możliwe do przewidzenia lub pozostają poza kontrolą TAXNXT;

• spory Klienta z kontrahentami, w tym spory dotyczące wykonania umów, rozliczeń, odpowiedzialności lub jakości świadczeń, chyba że Umowa/Oferta/Zlecenie wyraźnie przewiduje odrębne, pisemne zobowiązanie TAXNXT do określonych czynności w ramach takiego sporu;

• naruszenia obowiązków compliance, organizacyjnych lub regulacyjnych po stronie Klienta, w zakresie wykraczającym poza Zakres Usług TAXNXT, w szczególności wynikające z decyzji biznesowych Klienta, wdrożenia lub niewdrożenia wewnętrznych polityk, działań pracowników lub podwykonawców Klienta.

9.3. Wyłączenie szkód pośrednich

9.3.1. W żadnym przypadku TAXNXT nie ponosi odpowiedzialności za:

• utracone korzyści (lucrum cessans), w tym w szczególności utracone zyski, utracone przychody, utracone szanse biznesowe lub utratę kontraktów;

• szkody pośrednie, szczególne, uboczne lub następcze (w tym szkody wynikające z przerwy w działalności);

• kary o charakterze represyjnym lub przykładowym (punitive/exemplary damages), o ile takie kategorie roszczeń byłyby dochodzone;

• koszty przestojów w działalności, utrzymania niewykorzystanych zasobów lub inne koszty operacyjne poniesione wskutek zdarzeń, za które TAXNXT nie ponosi odpowiedzialności;

• roszczenia z tytułu utraty reputacji, renomy lub dobrego imienia.

9.3.2. Postanowienia niniejszego punktu mają zastosowanie w najszerszym dopuszczalnym przez prawo zakresie i nie ograniczają odpowiedzialności TAXNXT w przypadkach, w których jej wyłączenie byłoby sprzeczne z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności w razie szkody wyrządzonej umyślnie.

9.4. Ubezpieczenie OC

9.4.1. TAXNXT utrzymuje ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC) związane z prowadzoną działalnością/odpowiedzialnością zawodową, z sumą ubezpieczenia wynoszącą 1 000 000,00 PLN (jeden milion złotych).

9.4.2. Na uzasadnione żądanie Klienta TAXNXT może udostępnić potwierdzenie posiadania ubezpieczenia (np. certyfikat/polisę w zakresie niezbędnym do potwierdzenia ochrony), z zastrzeżeniem konieczności zachowania poufności oraz ograniczeń wynikających z warunków ubezpieczenia.

9.4.3. Ubezpieczenie stanowi dodatkową ochronę na wypadek powstania szkody, jednak nie stanowi gwarancji wypłaty świadczenia przez ubezpieczyciela w każdym przypadku oraz nie zmienia zasad odpowiedzialności TAXNXT określonych w OWU.

9.4.4. Posiadanie ubezpieczenia nie podwyższa limitów odpowiedzialności TAXNXT ani nie stanowi podstawy do dochodzenia od TAXNXT kwot przekraczających limity odpowiedzialności przewidziane w OWU/Umowie, niezależnie od sumy ubezpieczenia.

10. OCHRONA DANYCH I BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI

10.1. TAXNXT stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych, w tym w szczególności z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) (dalej: „RODO”).

10.2. W związku z przetwarzaniem danych osobowych Klienta lub jego przedstawicieli TAXNXT informuje Klienta, że:

• administratorem danych osobowych Klienta (jeżeli jest osobą fizyczną) oraz osób fizycznych działających w imieniu Klienta lub wskazanych do kontaktu/realizacji Umowy (np. osób reprezentujących Klienta, osób kontaktowych, osób wyznaczonych do współpracy po stronie Klienta – dalej łącznie: „Przedstawiciele Klienta”) jest TAXNXT (dalej: „Administrator”);

• we wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Administratora można kontaktować się pod adresem e-mail: office@taxnxt.com lub pisemnie na adres Administratora;

• dane osobowe Klienta będącego osobą fizyczną mogą być przetwarzane w celu:

  • zawarcia i wykonania Umowy oraz świadczenia Usług – podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

  • wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (w szczególności podatkowych i rachunkowych) – podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO,

  • realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, w szczególności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz zapewnienia bezpieczeństwa i ciągłości współpracy – podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

• dane osobowe Przedstawicieli Klienta mogą być przetwarzane w celu:

  • prowadzenia kontaktu i współpracy w ramach zawarcia i wykonywania Umowy oraz świadczenia Usług,

  • realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, w szczególności zapewnienia bieżącej obsługi, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO,

  • wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze – podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (w zakresie, w jakim obowiązki te dotyczą danych Przedstawicieli);

• dane osobowe Przedstawicieli Klienta są co do zasady udostępniane Administratorowi przez Klienta (np. w Umowie, korespondencji, dokumentacji przekazywanej w ramach realizacji Usług) lub bezpośrednio przez osoby, których dane dotyczą;

• dane osobowe mogą być przekazywane odbiorcom świadczącym usługi na rzecz Administratora związane z zawarciem lub wykonywaniem Umowy i świadczeniem Usług, w szczególności pracownikom i współpracownikom Administratora, Podwykonawcom (w zakresie dopuszczalnym Umową/OWU), dostawcom systemów informatycznych i usług IT, operatorom pocztowym i kurierskim, podmiotom świadczącym usługi prawne lub księgowe/rozliczeniowe oraz podmiotom świadczącym usługi archiwizacji/niszczenia dokumentów; dane mogą być także przekazywane uprawnionym organom – w zakresie wymaganym przez przepisy prawa;

• dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji Umowy i świadczenia Usług, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa (w szczególności podatkowymi i rachunkowymi) oraz przez okres przedawnienia roszczeń lub do czasu ich ostatecznego rozliczenia/rozstrzygnięcia;

• w odniesieniu do danych osobowych nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany, w tym dane nie będą podlegały profilowaniu, o którym mowa w art. 22 RODO;

• podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i wykonywania Umowy oraz korzystania z Usług; brak podania danych może uniemożliwić zawarcie Umowy lub realizację Usług;

• osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa: dostępu do danych (art. 15 RODO), sprostowania (art. 16 RODO), usunięcia (art. 17 RODO), ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO), przenoszenia danych (art. 20 RODO), wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO) oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10.3. W zakresie, w jakim TAXNXT przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta jako podmiotu przetwarzającego, Strony zawierają odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) lub aneks do Umowy, spełniający wymagania art. 28 RODO; DPA może być zawierana z każdym Klientem odrębnie.

10.4. TAXNXT stosuje mechanizmy kontroli dostępu oparte o role i uprawnienia (RBAC) oraz uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) dla systemów i kont, w których przetwarzane są dane Klienta lub jego Przedstawicieli, w zakresie, w jakim jest to technicznie możliwe.

10.5. TAXNXT wykonuje codzienne, szyfrowane kopie zapasowe (backup) danych przetwarzanych w ramach Usług oraz przechowuje je w lokalizacji odseparowanej od środowiska produkcyjnego, w tym poza siedzibą (off-site), z zachowaniem zasad minimalizacji dostępu i zabezpieczeń przed nieuprawnionym dostępem.

10.6. TAXNXT zapewnia cykliczne (co najmniej raz w roku) szkolenia personelu w zakresie ochrony danych osobowych (RODO) oraz bezpieczeństwa informacji, adekwatne do ról i zakresu dostępu do danych.

10.7. TAXNXT stosuje rejestrowanie (logowanie) oraz monitoring dostępu do systemów, w których przetwarzane są dane osobowe, w zakresie technicznie możliwym, w celu wykrywania nieuprawnionych działań i zapewnienia rozliczalności.

10.8. TAXNXT utrzymuje procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa i naruszenia ochrony danych osobowych, obejmujące m.in. identyfikację, klasyfikację, ograniczanie skutków i dokumentowanie incydentów; w przypadku, gdy TAXNXT działa jako podmiot przetwarzający, zobowiązuje się do niezwłocznego zgłaszania Klientowi naruszeń ochrony danych osobowych, aby umożliwić Klientowi dotrzymanie terminów wynikających z art. 33 i 34 RODO (w szczególności 72 godzin, o ile ma zastosowanie).

10.9. TAXNXT przeprowadza cykliczne (co najmniej raz w roku) oceny adekwatności stosowanych środków bezpieczeństwa i prywatności, odpowiednio do charakteru przetwarzania i ryzyk, oraz wdraża działania korygujące w uzasadnionym zakresie.

10.10. TAXNXT weryfikuje i nadzoruje podmioty, z których usług korzysta w związku z przetwarzaniem danych (w tym podmioty przetwarzające), w szczególności pod kątem zapewnienia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych oraz – gdy jest to wymagane – zawiera umowy powierzenia przetwarzania danych zgodne z art. 28 RODO.

10.11. Klient zobowiązuje się:

• przekazywać TAXNXT wyłącznie dane osobowe i inne informacje niezbędne do świadczenia Usług oraz realizacji obowiązków wynikających z Umowy/OWU;

• zapewnić istnienie właściwej podstawy prawnej udostępniania TAXNXT danych osobowych pracowników, współpracowników, kandydatów lub innych osób, których dane dotyczą, oraz (jako administrator danych) wypełniać wobec tych osób obowiązki wynikające z Rozporządzenia 2016/679 (RODO), w tym w szczególności:

  • obowiązek informacyjny z art. 13 RODO – względem osób, od których Klient dane pozyskał bezpośrednio (z zastrzeżeniem art. 13 ust. 4 RODO),

  • obowiązek informacyjny z art. 14 RODO – względem osób, których dane Klient pozyskał pośrednio i udostępnia TAXNXT (z zastrzeżeniem wyjątków z art. 14 ust. 5 RODO);

• wdrożyć adekwatne środki bezpieczeństwa po stronie Klienta, w szczególności w zakresie przekazywania danych do TAXNXT (np. bezpieczne Kanały Oficjalne, szyfrowanie/hasłowanie plików, kontrola dostępu), tak aby ograniczyć ryzyko nieuprawnionego ujawnienia lub utraty danych w trakcie transmisji;

• niezwłocznie informować TAXNXT (w Kanale Oficjalnym) o każdym podejrzeniu naruszenia ochrony danych osobowych lub incydentu bezpieczeństwa mogącego dotyczyć danych przekazanych TAXNXT lub przetwarzanych w związku z Umową;

• współpracować z TAXNXT w zakresie niezbędnym do realizacji praw osób, których dane dotyczą (w szczególności wniosków o dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przeniesienie danych lub sprzeciw), w tym poprzez terminowe przekazywanie informacji i dyspozycji;

• wykonywać powyższe obowiązki w sposób umożliwiający wykazanie ich spełnienia (zasada rozliczalności) oraz – na żądanie TAXNXT – udostępnić w terminie wskazanym przez TAXNXT dowód wykonania obowiązków informacyjnych, o których mowa powyżej (np. wzór klauzuli informacyjnej, potwierdzenie przekazania informacji, treść komunikatu), w zakresie niezbędnym do ograniczenia ryzyk prawnych po stronie TAXNXT.

10.12. TAXNXT przechowuje Dokumenty oraz Dane (w tym dane osobowe) wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji Usług, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa, obowiązkami archiwizacyjnymi, ubezpieczeniowymi oraz przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń:

• Dokumentacja księgowa (w tym ewidencje, dowody księgowe, pliki/raportowania przekazywane do organów): co do zasady przez okres wynikający z przepisów podatkowych, w szczególności zgodnie z Ordynacją podatkową (nie krócej niż 5 lat), a jeżeli przepisy szczególne wymagają dłuższego przechowywania – przez okres dłuższy.

• Dokumentacja kadrowo-płacowa: przez okresy wynikające z przepisów prawa pracy, w szczególności Kodeksu pracy oraz przepisów wykonawczych dotyczących dokumentacji pracowniczej i płacowej; w zakresie, w jakim TAXNXT posiada kopie takich Dokumentów – przez okres niezbędny do realizacji Usług oraz przez okres wymagany przepisami lub niezbędny do obrony roszczeń.

• Akta dotyczące Spraw Imigracyjnych: co do zasady przez 3 lata po zakończeniu świadczenia usług w danej Sprawie Imigracyjnej lub po zakończeniu współpracy (w zależności od tego, co nastąpi później), chyba że przepisy prawa, wymogi organu lub potrzeba obrony roszczeń uzasadniają dłuższe przechowywanie.

• Korespondencja ogólna i operacyjna: co do zasady przez 2 lata, przy czym TAXNXT może przechowywać ją dłużej w zakresie niezbędnym do wykazania należytego wykonania Umowy, rozliczeń lub do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń.

10.13. Po upływie właściwych okresów przechowywania TAXNXT stosuje bezpieczne usuwanie danych, obejmujące w szczególności trwałe usunięcie lub zniszczenie danych/nośników w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie, z uwzględnieniem dostępnych metod technicznych; na żądanie Klienta TAXNXT może potwierdzić wykonanie usunięcia/zniszczeni

11. POUFNOŚĆ

11.1. Przez „Poufne Informacje” Strony rozumieją informacje zdefiniowane w Słowniku definicji (pkt 24).

11.2. Bez ograniczania definicji ze Słowniczka, Poufne Informacje mogą obejmować w szczególności: informacje biznesowe, finansowe i operacyjne; dane osobowe oraz dokumentację kadrowo-płacową i HR; informacje o klientach, kontrahentach i dostawcach; know-how procesów, procedur i narzędzi; plany strategiczne oraz informacje o rozwoju biznesu; a także informacje oznaczone jako poufne lub takie, które ze względu na okoliczności ujawnienia lub swój charakter powinny być racjonalnie uznane za poufne.

11.3. Strony zobowiązują się:

• zachować w poufności Poufne Informacje oraz nie ujawniać ich osobom trzecim, z zastrzeżeniem przypadków dopuszczonych Umową/OWU lub bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa;

• ograniczać dostęp do Poufnych Informacji wyłącznie do osób, którym jest to niezbędne do wykonania Umowy („need-to-know”), przy czym osoby te zostaną zobowiązane do zachowania poufności co najmniej w zakresie wynikającym z Umowy/OWU;

• wykorzystywać Poufne Informacje wyłącznie w celu realizacji Umowy, w szczególności świadczenia Usług, oraz nie używać ich w jakimkolwiek innym celu bez uprzedniej zgody Strony ujawniającej;

• stosować odpowiednie środki organizacyjne i techniczne w celu zabezpieczenia Poufnych Informacji przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, utratą lub zniszczeniem, z uwzględnieniem charakteru Poufnych Informacji i ryzyka naruszenia;

• po zakończeniu współpracy, na żądanie Strony ujawniającej, zwrócić Poufne Informacje w posiadaniu Strony otrzymującej lub – jeżeli zwrot nie jest możliwy lub zasadny – trwale je usunąć/zniszczyć, z zastrzeżeniem, że Strona otrzymująca może zachować kopie w zakresie wymaganym przepisami prawa, obowiązkami archiwizacyjnymi, wymogami ubezpieczeniowymi lub na potrzeby dochodzenia, ustalania lub obrony roszczeń.

11.4. Poufne Informacje mogą zostać ujawnione wyłącznie w zakresie niezbędnym:

• jeżeli ujawnienia wymagają bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa, prawomocne orzeczenie sądu lub wiążące wezwanie uprawnionego organu; w takim przypadku Strona ujawniająca (o ile jest to prawnie dopuszczalne) niezwłocznie poinformuje Stronę, której Poufne Informacje dotyczą, o obowiązku ujawnienia oraz podejmie rozsądne działania w celu ograniczenia zakresu ujawnienia;

• doradcom zawodowym Strony (w tym w szczególności kancelariom prawnym, doradcom podatkowym, biegłym rewidentom, ubezpieczycielom), pod warunkiem że są oni związani obowiązkiem zachowania poufności wynikającym z przepisów prawa lub umowy, co najmniej w zakresie równoważnym z obowiązkami wynikającymi z Umowy/OWU;

• za uprzednią zgodą Strony ujawniającej wyrażoną w formie pisemnej lub dokumentowej, w zakresie i na warunkach określonych w tej zgodzie;

• właściwym organom regulacyjnym lub nadzorczym, jeżeli ujawnienie jest niezbędne dla zapewnienia zgodności z prawem lub dla wykazania zgodności (compliance);

• organom ścigania, jeżeli ujawnienie jest wymagane przepisami prawa lub następuje na podstawie wiążącego żądania uprawnionego organu.

11.5. Ujawnienie Poufnych Informacji na podstawie pkt 11.4. nie zwalnia Strony ujawniającej z obowiązku zachowania poufności w pozostałym zakresie.

11.6. Obowiązek zachowania poufności:

• obowiązuje od momentu pierwszego ujawnienia Poufnych Informacji (niezależnie od tego, czy nastąpiło ono przed zawarciem Umowy, czy w trakcie jej wykonywania);

• trwa przez cały okres obowiązywania Umowy;

• obowiązuje bezterminowo po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy, z zastrzeżeniem, że nie dotyczy informacji, które po zakończeniu współpracy stały się publicznie dostępne w sposób zgodny z prawem i bez naruszenia Umowy/OWU przez Stronę zobowiązaną do poufności;

• obejmuje także pracowników, współpracowników, Podwykonawców oraz osoby działające w imieniu Strony (w tym agentów TAXNXT), którym Poufne Informacje zostały udostępnione w związku z realizacją Umowy, przy czym Strona udostępniająca zobowiązana jest zapewnić, aby osoby te były zobowiązane do zachowania poufności co najmniej w zakresie wynikającym z Umowy/OWU.

12. ROZWIĄZANIE WSPÓŁPRACY

12.1. Rozwiązanie w trybie zwykłym

Każda ze Stron może wypowiedzieć Umowę w formie pisemnej lub dokumentowej, z zachowaniem 90 (dziewięćdziesięciu) dni okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

12.2. Natychmiastowe rozwiązanie przez TAXNXT

12.2.1. TAXNXT jest uprawniony do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym, po uprzednim zawiadomieniu Klienta w formie pisemnej lub dokumentowej, w przypadku wystąpienia którejkolwiek z poniższych okoliczności:

12.2.2. Przyczyny finansowe:

• brak zapłaty jakiejkolwiek faktury wystawionej przez TAXNXT przez okres dłuższy niż 21 dni po upływie terminu płatności;

• ogłoszenie upadłości Klienta, otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego, wszczęcie postępowania w przedmiocie niewypłacalności lub jakiegokolwiek postępowania w interesie wierzycieli, albo złożenie przez Klienta wniosku o wszczęcie takiego postępowania;

• istotne pogorszenie sytuacji finansowej Klienta, w szczególności gdy powstanie uzasadniona obawa, że Klient nie będzie w stanie terminowo regulować należności wobec TAXNXT, a Klient – mimo wezwania – nie zapewni w rozsądnym terminie dodatkowego zabezpieczenia płatności lub przedpłaty.

12.2.3. Przyczyny dotyczące zasad współpracy:

• powtarzające się niedostarczanie przez Klienta Kompletnych Dokumentów lub Danych Źródłowych niezbędnych do realizacji Usług, pomimo co najmniej jednego uprzedniego wezwania;

• powtarzające się naruszenia zasad komunikacji określonych w OWU (w szczególności niestosowanie Kanałów Oficjalnych lub składanie Dyspozycji w sposób uniemożliwiający realizację Usług), pomimo pisemnego lub dokumentowego ostrzeżenia;

• brak weryfikacji i/lub Akceptacji przez Klienta Wyników Prac w terminach wskazanych przez TAXNXT, jeżeli powoduje to ryzyko przekroczenia terminów ustawowych, uniemożliwia wykonanie Usług lub powoduje istotne zakłócenie procesu świadczenia Usług.

12.2.4. Przyczyny prawne/compliance:

• prowadzenie przez Klienta działalności naruszającej prawo polskie, jeżeli naruszenie to wpływa na możliwość prawidłowego świadczenia Usług lub powoduje ryzyko prawne, finansowe lub reputacyjne po stronie TAXNXT;

• żądanie przez Klienta świadczenia usług sprzecznych z prawem, standardami zawodowymi, zasadami etyki lub wewnętrznymi procedurami TAXNXT;

• ujawnienie, że Klient złożył istotne nieprawdziwe oświadczenia lub zataił informacje istotne dla zawarcia lub wykonywania Umowy, w szczególności dotyczące statusu prawnego, struktury własnościowej, sytuacji finansowej lub charakteru działalności;

• podejmowanie przez Klienta działań, które w ocenie TAXNXT niosą istotne ryzyko reputacyjne dla TAXNXT.

12.2.5. Rozwiązanie Umowy ze skutkiem natychmiastowym nie wyłącza prawa TAXNXT do dochodzenia należnych Opłat oraz innych roszczeń powstałych do dnia rozwiązania Umowy, ani do zawieszenia świadczenia Usług przed złożeniem oświadczenia o rozwiązaniu Umowy, jeżeli spełnione są przesłanki zawieszenia.

12.3. Natychmiastowe rozwiązanie przez Klienta

12.3.1. Klient jest uprawniony do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym w formie pisemnej lub dokumentowej, jeżeli:

• TAXNXT dopuszcza się istotnego i powtarzającego się naruszenia SLA dotyczącego Usług objętych Zakresem, a Klient uprzednio wezwał TAXNXT (w formie pisemnej lub dokumentowej) do usunięcia naruszeń, wyznaczając co najmniej 10 (dziesięć) dni na podjęcie działań naprawczych, i termin ten upłynął bezskutecznie; przy czym naruszenie SLA nie obejmuje przypadków zawieszenia SLA zgodnie z OWU;

• wobec TAXNXT ogłoszono upadłość, otwarto postępowanie restrukturyzacyjne, stwierdzono niewypłacalność lub wszczęto postępowanie w interesie wierzycieli, które uniemożliwia lub w sposób istotny ogranicza wykonywanie Umowy;

• TAXNXT utraci wymagane prawem licencje, uprawnienia lub zezwolenia niezbędne do wykonywania Usług w zakresie objętym Zakresem, jeżeli ich posiadanie jest wymagane bezwzględnie obowiązującymi przepisami.

12.3.2. Rozwiązanie Umowy na podstawie niniejszego punktu nie wpływa na obowiązek Klienta uregulowania Opłat należnych za Usługi wykonane do dnia rozwiązania Umowy oraz kosztów zewnętrznych poniesionych przez TAXNXT w związku z realizacją Umowy.

12.4. Obowiązki po zakończeniu współpracy

12.4.1. Z zastrzeżeniem pkt 12.4.2–12.4.5, po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy TAXNXT:

• zakończy prace będące w toku na dzień zakończenia współpracy w zakresie rozsądnym organizacyjnie, o ile wykonanie tych prac jest możliwe na podstawie Kompletnych Dokumentów i nie wymaga czynności wykraczających poza Zakres;

• zapewni Klientowi rozsądną pomoc w przekazaniu obsługi (handover), przez okres nie dłuższy niż 30 dni od dnia zakończenia współpracy, w zakresie niezbędnym do przekazania informacji i materiałów dotyczących realizowanych Usług;

• zwróci Klientowi lub udostępni do pobrania Dokumenty i Dane Źródłowe Klienta znajdujące się w posiadaniu TAXNXT, w terminie 15 Dni Roboczych od dnia zakończenia współpracy, w zakresie i formie możliwej technicznie oraz z uwzględnieniem obowiązków archiwizacyjnych wynikających z przepisów lub OWU;

• wystawi fakturę końcową obejmującą Opłaty należne do dnia zakończenia współpracy oraz Koszty Zewnętrzne poniesione przez TAXNXT i niewykazane wcześniej, a następnie dokona rozliczenia płatności.

12.4.2. Wykonanie czynności, o których mowa w pkt 12.4.1, może zostać uzależnione od uprzedniego uregulowania przez Klienta wszelkich wymagalnych należności wobec TAXNXT, w tym Opłat i Kosztów Zewnętrznych.

12.4.3. Pomoc w przekazaniu, o której mowa w pkt 12.4.1 tiret drugie, obejmuje wyłącznie czynności o charakterze organizacyjnym i informacyjnym; nie obejmuje wykonywania nowych usług ani czynności wykraczających poza Zakres i może podlegać dodatkowej opłacie, jeżeli Umowa/Oferta/Zlecenie tak stanowi lub Strony uzgodnią to odrębnie.

12.4.4. Zwrot/udostępnienie Dokumentów i Danych następuje w uzgodnionym Kanale Oficjalnym lub w inny sposób wskazany przez TAXNXT, z uwzględnieniem wymogów bezpieczeństwa i poufności.

12.4.5. Postanowienia niniejszego punktu nie naruszają obowiązku TAXNXT do zachowania Informacji Poufnych oraz przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i odpowiednimi uzgodnieniami Stron.

12.4.6. Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy Klient zobowiązuje się:

• niezwłocznie uregulować wszelkie wymagalne należności wobec TAXNXT, w tym Opłaty oraz koszty zewnętrzne poniesione przez TAXNXT do dnia zakończenia współpracy;

• odebrać/pozyskać od TAXNXT Dokumenty i Dane Źródłowe Klienta (w tym pobrać je z kanału udostępnienia wskazanego przez TAXNXT) w terminie 30 dni od dnia zakończenia współpracy; po bezskutecznym upływie tego terminu TAXNXT może zaprzestać dalszego udostępniania Dokumentów i Danych Źródłowych w sposób ciągły oraz dokonać ich archiwizacji lub usunięcia zgodnie z OWU i przepisami;

• przekazać TAXNXT w Kanale Oficjalnym instrukcje dotyczące sposobu przekazania Dokumentów i Danych Źródłowych (w szczególności wskazać osobę kontaktową, adres/kanał przekazania oraz wymagany format), o ile jest to konieczne do realizacji przekazania;

• współpracować przy zmianie usługodawcy w zakresie niezbędnym do sprawnego przekazania obsługi, w szczególności poprzez terminowe udzielanie informacji, Akceptację czynności przekazaniowych oraz wskazanie nowego podmiotu odbierającego (jeżeli dotyczy).

12.5. Postanowienia pozostające w mocy

Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy, niezależnie od przyczyny, w mocy pozostają postanowienia, które ze względu na swój charakter powinny obowiązywać po zakończeniu współpracy, w szczególności dotyczące:

• obowiązku zapłaty Opłat należnych za Usługi wykonane do dnia zakończenia współpracy oraz rozliczenia kosztów zewnętrznych i innych należności;

• poufności, ochrony Informacji Poufnych oraz zakazu ich ujawniania (w zakresie przewidzianym w OWU/Umowie);

• ograniczeń i wyłączeń odpowiedzialności TAXNXT, w tym limitów odpowiedzialności oraz wyłączeń odpowiedzialności za określone rodzaje szkód;

• praw własności intelektualnej, w tym zasad korzystania z materiałów, dokumentów i Wyników Prac, w zakresie przewidzianym w OWU/Umowie;

• obowiązków Stron w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji, w tym postanowień dotyczących powierzenia przetwarzania danych (jeżeli mają zastosowanie).

13. WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA I OCHRONA PERSONELU

13.1.Klient zobowiązuje się, że w okresie obowiązywania Umowy oraz przez 12 (dwanaście):

• miesięcy po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu nie będzie, bez uprzedniej zgody TAXNXT wyrażonej w formie pisemnej lub dokumentowej:

• bezpośrednio ani pośrednio podejmował działań zmierzających do pozyskania (rekrutacji) pracowników, współpracowników lub członków zespołu TAXNXT zaangażowanych w świadczenie Usług na rzecz Klienta, w szczególności poprzez składanie ofert zatrudnienia, propozycji współpracy lub innych zachęt do podjęcia pracy/usług na rzecz Klienta lub podmiotów z nim powiązanych;

• nakłaniał pracowników, współpracowników lub członków zespołu TAXNXT do rozwiązania lub zmiany stosunku pracy/stosunku współpracy z TAXNXT;

• angażował (zatrudniał lub nawiązywał współpracę w jakiejkolwiek formie) z byłymi pracownikami lub byłymi współpracownikami TAXNXT, jeżeli do zakończenia ich relacji z TAXNXT doszło w okresie 12 (dwunastu) miesięcy poprzedzających takie zaangażowanie;

• udzielał referencji (w tym rekomendacji, opinii lub potwierdzeń) pracownikom lub współpracownikom TAXNXT w związku z poszukiwaniem przez nich zatrudnienia lub współpracy poza TAXNXT, chyba że TAXNXT wyrazi na to uprzednią zgodę.

13.2. Zakaz, o którym mowa w pkt 13.1, nie dotyczy sytuacji, gdy dana osoba odpowiedziała na ogłoszenie o pracę lub współpracę kierowane do ogółu odbiorców, bez uprzedniego, bezpośredniego nakłaniania ze strony Klienta, oraz Klient jest w stanie wykazać brak działań nakłaniających.

13.3. Postanowienia punktów 13.1.-13.2. stosuje się odpowiednio do działań podejmowanych przez podmioty powiązane z Klientem oraz osoby działające w imieniu Klienta.

13.4. W przypadku naruszenia przez Klienta któregokolwiek z obowiązków określonych w pkt 13.1, Klient zapłaci TAXNXT karę umowną (zryczałtowane odszkodowanie) należną za każde naruszenie i za każdą osobę, której naruszenie dotyczy, w łącznej wysokości:

• równowartości 12 (dwunastu) miesięcy wynagrodzenia brutto tej osoby u TAXNXT (tj. 12-krotności jej miesięcznego wynagrodzenia brutto obowiązującego w dniu naruszenia; w przypadku zmiennego wynagrodzenia – średniej z ostatnich 3 miesięcy poprzedzających naruszenie), oraz

• zryczałtowanych kosztów rekrutacji i wdrożenia zastępstwa w kwocie 50 000 PLN (pięćdziesiąt tysięcy złotych) („Koszt Zastępstwa”).

13.5. Jeżeli udokumentowane koszty rekrutacji i wdrożenia zastępstwa poniesione przez TAXNXT przekroczą kwotę Kosztu Zastępstwa, Klient zwróci TAXNXT różnicę ponad 50 000 PLN na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów.

13.6. Niezależnie od kary umownej, Klient zwróci TAXNXT uzasadnione koszty dochodzenia roszczeń wynikających z naruszenia pkt 13.1, w tym koszty obsługi prawnej, w zakresie dopuszczalnym przez prawo i udokumentowanym przez TAXNXT.

13.7. Kara umowna jest płatna w terminie 7 dni od dnia doręczenia Klientowi wezwania do zapłaty w Kanale Oficjalnym. Zapłata kary umownej nie wymaga wykazania wysokości szkody.

13.8. Zastrzeżenie kary umownej nie wyłącza uprawnienia TAXNXT do dochodzenia odszkodowania przenoszącego wysokość kary umownej na zasadach ogólnych (art. 484 § 1 k.c.).

13.9. TAXNXT zachowuje wyłączne prawa (w tym prawa własności intelektualnej oraz prawa autorskie, o ile mają zastosowanie) do:

• metodologii, know-how, standardów oraz procesów własnych stosowanych przy świadczeniu Usług;

• narzędzi, rozwiązań i aplikacji software’owych (w tym kodu źródłowego, komponentów, konfiguracji oraz integracji) opracowanych lub rozwijanych przez TAXNXT w celu świadczenia Usług;

• szablonów, formularzy, checklist, wzorców, formatów dokumentów oraz struktur raportowych wykorzystywanych przez TAXNXT;

• procedur onboardingu, procedur realizacji Usług oraz rozwiązań organizacyjnych związanych ze sposobem świadczenia Usług;

• materiałów szkoleniowych, instrukcji, prezentacji, polityk i procedur wewnętrznych TAXNXT.

13.10. Elementy określone w pkt 13.9. stanowią własność TAXNXT i nie przechodzą na Klienta. Klient może korzystać z nich wyłącznie w zakresie niezbędnym do korzystania z Usług oraz z Wyników Prac przekazywanych Klientowi, o ile Umowa/OWU nie stanowią wyraźnie inaczej.

13.11. Klient jest uprawniony do korzystania z końcowych rezultatów prac przygotowanych przez TAXNXT w ramach Usług i przekazanych Klientowi jako Wyniki Prac, w szczególności takich jak: deklaracje, zgłoszenia, sprawozdania, raporty, zestawienia, pliki i dokumenty przygotowane na podstawie Dokumentów/Danych Źródłowych Klienta (dalej „Rezultaty”).

13.12. Z zastrzeżeniem powyższego, TAXNXT zachowuje wszelkie prawa do metodologii, know-how, procesów, narzędzi, szablonów i rozwiązań wykorzystywanych przy przygotowaniu Rezultatów, w tym elementów opisanych w pkt 13.9, oraz do wszelkich elementów o charakterze ogólnym, powtarzalnym lub narzędziowym leżących u podstaw Rezultatów.

13.13. Klient otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną i ograniczoną licencję na korzystanie z Rezultatów wyłącznie na potrzeby wewnętrzne i biznesowe Klienta, w zakresie zgodnym z ich przeznaczeniem oraz obowiązującymi przepisami, bez prawa do udzielania sublicencji, odsprzedaży, publikowania lub udostępniania Rezultatów osobom trzecim, z wyjątkiem przypadków wymaganych przepisami prawa lub niezbędnych do wykonywania obowiązków Klienta wobec organów i instytucji (np. przekazanie do urzędu, ZUS, banku, audytora), a także doradcom zawodowym Klienta związanym obowiązkiem poufności.

13.14. Postanowienia niniejszego punktu nie naruszają praw Klienta do Dokumentów i Danych Źródłowych ani nie przenoszą na TAXNXT jakichkolwiek praw własności do tych Dokumentów i Danych.

13.15. Klient upoważnia TAXNXT do:

• używania nazwy Klienta w listach referencyjnych i materiałach marketingowych (chyba że Klient wyraźnie wyłączy to prawo w stosunku do TAXNXT),

• przygotowywania zanonimizowanych studiów przypadków do celów marketingowych,

• ujmowania ogólnych statystyk usług w materiałach promocyjnych,

• wskazywania relacji usługowej w kontekście rozwoju zawodowego.

14. AKTUALIZACJE WARUNKÓW

14.1. Prawo do zmian

TAXNXT zastrzega sobie prawo do zmiany OWU w zakresie niezbędnym do odzwierciedlenia:

• zmian prawa, przepisów, regulacji lub wymogów organów mających wpływ na świadczenie Usług;

• aktualizacji standardów zawodowych oraz praktyk rynkowych właściwych dla usług świadczonych przez TAXNXT;

• rozszerzeń lub zmian oferty Usług (w tym wprowadzenia nowych pakietów, funkcjonalności lub sposobów realizacji Usług);

• usprawnień technologicznych wpływających na sposób świadczenia Usług, w tym zmian narzędzi, Systemów Zewnętrznych lub Kanałów Oficjalnych wykorzystywanych w obsłudze Klienta.

14.2. Tryb powiadomienia i wdrożenia

14.2.1. TAXNXT powiadomi Klienta o zmianie OWU z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, w formie dokumentowej, w szczególności poprzez wiadomość e-mail wysłaną w Kanale Oficjalnym.

14.2.2. Data wejścia w życie zmienionych OWU jest wskazana w powiadomieniu i nie może przypadać wcześniej niż po upływie terminu, o którym mowa powyżej; zmienione OWU mają zastosowanie od tej daty do Usług świadczonych po jej nadejściu.

14.2.3. Klient ma możliwość zapoznania się ze zmianami oraz zgłoszenia pytań lub uwag; na uzasadniony wniosek Klienta Strony mogą omówić planowane zmiany w rozsądnym terminie.

14.2.4. Jeżeli zmiany OWU są dla Klienta istotnie niekorzystne, Klient może wypowiedzieć Umowę w standardowym trybie, składając oświadczenie o wypowiedzeniu w formie pisemnej lub dokumentowej najpóźniej przed datą wejścia w życie zmian; w takim przypadku do dnia rozwiązania Umowy stosuje się dotychczasowe brzmienie OWU.

14.3. Zmiany pilne

14.3.1. W przypadku pilnych zmian prawa, regulacji lub wymogów organów, które wymagają niezwłocznego dostosowania sposobu świadczenia Usług, TAXNXT może wdrożyć odpowiednie zmiany OWU ze skutkiem natychmiastowym w zakresie niezbędnym do zapewnienia zgodności lub ciągłości świadczenia Usług.

14.3.2. TAXNXT powiadomi Klienta o wdrożeniu zmian pilnych w formie dokumentowej (w szczególności e-mailem w Kanale Oficjalnym) w terminie 48 godzin od ich wdrożenia, wskazując przyczyny, zakres oraz datę wejścia w życie zmian.

14.3.3. TAXNXT może zwrócić się do Klienta o potwierdzenie (zgodę) na zastosowanie zmian pilnych wstecz, tj. od daty ich wdrożenia; brak potwierdzenia nie wpływa na skuteczność zmian w zakresie, w jakim ich wdrożenie było konieczne z uwagi na bezwzględnie obowiązujące przepisy lub wymogi organów.

14.3.4. Na wniosek Klienta TAXNXT zapewni jednorazową, bezpłatną konsultację w celu omówienia skutków zmian pilnych dla współpracy i Zakresu, w terminie uzgodnionym w Kanale Oficjalnym.

15. ROZSTRZYGANIE SPORÓW I POSTANOWIENIA OGÓLNE

15.1. Proces rozstrzygania sporów

15.1.1. Strony zobowiązują się dążyć do polubownego rozstrzygnięcia wszelkich sporów, roszczeń lub rozbieżności wynikających z Umowy/OWU lub z nimi związanych („Spór”), zgodnie z poniższą procedurą eskalacji, z zastrzeżeniem że Strony mogą w każdym czasie zawrzeć ugodę.

15.1.2. Krok 1 – negocjacje bezpośrednie (30 dni)

15.1.2.1. Każda ze Stron może zainicjować procedurę, przesyłając drugiej Stronie pisemne lub dokumentowe zawiadomienie o Sporze wraz z krótkim opisem Sporu i propozycją terminu rozpoczęcia rozmów.

15.1.2.2. Negocjacje prowadzone są w dobrej wierze przez wyznaczonych przedstawicieli Stron, posiadających odpowiednie umocowanie do przedstawiania stanowisk i uzgadniania rozwiązań.

15.1.2.3. Strony dokumentują przebieg negocjacji w formie dokumentowej, w tym w szczególności: przedstawione stanowiska, propozycje rozwiązań oraz uzgodnione ustalenia.

15.1.2.4. Na żądanie którejkolwiek ze Stron do negocjacji zostaną włączeni przedstawiciele kadry zarządzającej wyższego szczebla.

15.1.2.5. Okres negocjacji wynosi 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o Sporze, chyba że Strony uzgodnią na piśmie lub w formie dokumentowej jego przedłużenie.

15.1.3. Krok 2 – mediacja (60 dni)

15.1.3.1. Jeżeli Spór nie zostanie rozstrzygnięty w trybie pkt 15.1.2, Strony podejmą próbę rozwiązania Sporu w drodze mediacji prowadzonej za pośrednictwem Krajowej Izby Gospodarczej.

15.1.3.2. Mediator jest wybierany za porozumieniem Stron. W razie braku porozumienia co do wyboru mediatora w terminie 14 dni od wezwania do mediacji, mediator zostanie wyznaczony zgodnie z zasadami obowiązującymi w Krajowej Izbie Gospodarczej.

15.1.3.3. Koszty mediacji (w tym wynagrodzenie mediatora i opłaty administracyjne) Strony ponoszą po równo, chyba że Strony uzgodnią inaczej w ugodzie lub w odrębnym porozumieniu.

15.1.3.4. Okres mediacji wynosi 60 dni od dnia złożenia wniosku o mediację, chyba że Strony uzgodnią na piśmie lub w formie dokumentowej jego przedłużenie.

15.1.4. Krok 3 – postępowanie sądowe

15.1.4.1. W razie bezskutecznego zakończenia negocjacji i mediacji, Spór podlega rozstrzygnięciu przez sądy powszechne właściwe miejscowo dla Gdańska; jurysdykcja tych sądów jest wyłączna.

15.1.4.2. Do Umowy/OWU oraz do wszelkich Sporów stosuje się prawo polskie.

15.1.4.3. Strona przegrywająca spór ponosi uzasadnione koszty obsługi prawnej drugiej Strony w najszerszym dopuszczalnym przez prawo zakresie, w szczególności koszty zasądzone przez sąd; Strony mogą także dochodzić zwrotu kosztów ponad kwoty zasądzone, o ile jest to dopuszczalne na podstawie właściwych przepisów i wykazane co do wysokości oraz zasadności.

15.2. Siła wyższa

15.2.1. Strony nie ponoszą odpowiedzialności za opóźnienie lub niewykonanie zobowiązań wynikających z Umowy/OWU, jeżeli jest ono spowodowane wystąpieniem Siły Wyższej.

15.2.2. Strona dotknięta Siłą Wyższą zobowiązuje się:

• niezwłocznie podjąć rozsądne działania zmierzające do ograniczenia skutków Siły Wyższej oraz do przywrócenia możliwości wykonywania zobowiązań,

• powiadomić drugą Stronę o wystąpieniu Siły Wyższej w formie dokumentowej w terminie 10 Dni Roboczych od jej wystąpienia (lub od powzięcia informacji o jej wystąpieniu), wskazując w miarę możliwości: charakter zdarzenia, przewidywany czas jego trwania oraz wpływ na wykonywanie Umowy/OWU.

15.2.4. W okresie trwania Siły Wyższej terminy wykonania zobowiązań ulegają odpowiedniemu przedłużeniu o czas trwania Siły Wyższej oraz o czas niezbędny do usunięcia jej skutków. Postanowienia dotyczące SLA stosuje się z uwzględnieniem zawieszenia na zasadach określonych w OWU.

15.2.5. Jeżeli Siła Wyższa trwa nieprzerwanie przez dłuższy okres, Strony podejmą rozmowy w dobrej wierze w celu uzgodnienia dalszego sposobu wykonywania Umowy/OWU lub jej rozwiązania na uzgodnionych warunkach.

15.3. Cesja i przeniesienie

15.3.1. Klient nie jest uprawniony do przeniesienia (cesji) praw lub obowiązków wynikających z Umowy/OWU (w całości lub w części) bez uprzedniej pisemnej lub dokumentowej zgody TAXNXT.

15.3.2. TAXNXT jest uprawniony do przeniesienia (cesji) praw i/lub obowiązków wynikających z Umowy/OWU na podmioty powiązane z TAXNXT, pod warunkiem uprzedniego powiadomienia Klienta z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem w formie dokumentowej.

15.3.3. Przeniesienie (cesja) praw i/lub obowiązków przez TAXNXT na podmiot niepowiązany wymaga uprzedniej zgody Klienta wyrażonej w formie pisemnej lub dokumentowej.

15.3.4. Wszelkie cesje i przeniesienia, o których mowa w niniejszym punkcie, pozostają bez uszczerbku dla obowiązków w zakresie poufności; podmiot, na który przeniesiono prawa i/lub obowiązki, jest zobowiązany do zachowania poufności co najmniej w zakresie wynikającym z Umowy/OWU.

15.4. Obowiązywanie umowy i wykładnia

15.4.1. Jeżeli którekolwiek postanowienie Umowy/OWU okaże się nieważne, bezskuteczne lub niewykonalne, nie wpływa to na ważność, skuteczność ani wykonalność pozostałych postanowień, które pozostają w mocy w najszerszym dopuszczalnym przez prawo zakresie.

15.4.2. Postanowienie nieważne, bezskuteczne lub niewykonalne zostanie zastąpione postanowieniem ważnym i wykonalnym, które w możliwie największym stopniu oddaje gospodarczy cel i zamiar Stron wynikający z Umowy/OWU.

15.4.3. Nagłówki i tytuły użyte w Umowie/OWU mają charakter wyłącznie porządkowy i nie wpływają na wykładnię postanowień ani nie ograniczają ich treści.

15.4.4. W przypadku wątpliwości interpretacyjnych postanowienia Umowy/OWU będą interpretowane zgodnie z ich brzmieniem, z uwzględnieniem zgodnego zamiaru Stron i celu gospodarczego Umowy/OWU.

15.4.5. W razie rozbieżności pomiędzy wersjami językowymi dokumentów, rozstrzygająca jest wersja polska, o ile Strony nie postanowią wyraźnie inaczej w Umowie ramowej/MSA.

15.5. Całość porozumienia

Niniejsze OWU (Warunki), wraz z Umową ramową/MSA oraz wszelkimi zaakceptowanymi przez Strony aneksami i zmianami (w formie pisemnej lub dokumentowej), stanowią całość porozumienia Stron w zakresie objętym Umową i zastępują wszelkie wcześniejsze ustalenia, uzgodnienia i oświadczenia (ustne i pisemne) dotyczące tego przedmiotu.

16. POTWIERDZENIE I AKCEPTACJA

16.1. Korzystając z Usług TAXNXT (w tym w szczególności poprzez złożenie Zlecenia, akceptację Oferty, przekazanie Dokumentów lub rozpoczęcie współpracy), Klient potwierdza, że:

• zapoznał się z treścią OWU i ją rozumie;

• wyraża zgodę na związanie się postanowieniami OWUoraz że akceptuje ich zastosowanie do współpracy z TAXNXT;

• posiada odpowiednie umocowanie do działania w imieniu i na rzecz Klienta oraz do związania organizacji Klienta postanowieniami OWU;

• otrzymał wersję polską OWU  lub miał możliwość zapoznania się z wersją polską udostępnioną przez TAXNXT.

16.2. OWU obowiązują od dnia rozpoczęcia świadczenia Usług przez TAXNXT na rzecz Klienta i pozostają w mocy do czasu rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy zgodnie z postanowieniami OWU/Umowy.

TAXNXT Sp. z o.o.
Siedziba: ul. Toruńska 15/77, 80-747 Gdańsk, Polska
E-mail: office@taxnxt.com
Wersja dokumentu: 1.0
Data wejścia w życie: 01.01.2026 r.